新形勢下城市軌道交通檔案信息化建設問題分析

金華市金義東軌道交通有限公司 汪寧寧

近年來，我國社會經濟以及大型城市軌道交通服務事業呈高速增長的趨勢。軌道交通的檔案管理是其中最重要的環節，其管理質量關乎我國鐵路運輸事業能否平穩健康運行。因此，需要對城市軌道檔案進行精細化的信息管理，改變傳統檔案管理模式，從而使檔案管理和服務與社會主義現代化建設的需求相匹配，進一步為我國交通事業的發展貢獻力量。

一、新形勢下城市軌道交通檔案信息化建設的重要意義

由于我國傳統的檔案管理模式嚴重阻礙了其管理效率與服務質量的提高，因此，必須通過現代化的信息化技術手段來加快軌道交通檔案管理模式變革。一方面，傳統的檔案管理模式中存在許多不足之處，主要原因是這種檔案管理模式主要依靠人工對各種紙質傳播媒體的數據庫進行資料信息的錄入與存儲，在日常管理工作中，對于人力、物力的要求比較高，且工作效率不高，很容易造成檔案損壞或者丟失。由于我國傳統的檔案管理模式較為注重于檔案后端的管理，大量的資料信息往往會在建設單位、施工單位以及監管單位等多個部門之間往來，這樣頻繁的往來就有可能使檔案管理部門無法準確地掌管檔案。另一方面，檔案信息化管理是新形勢下發展的必然趨勢。當前信息技術正被廣泛應用于軌道建設的各個環節，為了確保各項數據信息的完整性，需要在極短的時間內將這些檔案信息進行歸檔、儲存。然而，隨著人工智能等現代高科技的不斷推廣與應用，將會使未來軌道交通檔案信息變得更加復雜、多樣。

對于現代交通行業而言，軌道交通檔案信息化建設不僅有利于行業內部各項工作的順利開展，而且能大幅度提高工程審計、計算等方面工作效率和質量。比如利用信息技術將網絡平臺的信息數據進行集中整合之后，能夠推動軌道路線正式開通前的安全檢查，從而有效地對該工程進行可行性分析。對于社會而言，可以通過信息化管理的方式向社會大眾展示軌道交通檔案資源，從而起到普及軌道地鐵知識、提高社會認同感的作用。同時還能夠充分了解軌道建設對于城市發展的重要性，從而更好地推動我國交通事業的發展。對于整個國家而言，軌道交通檔案作為國家檔案資源體系中的重要組成部分，需要及時納入國家檔案系統中，在此前提下，對軌道交通檔案進行信息化管理是非常有必要的[1]。

二、城市軌道交通檔案信息化建設中存在的問題

（一）缺乏規范的檔案信息化管理制度

由于我國部分城市在發展軌道交通時完全忽視了檔案收集、管理等相關問題，直到大量實體檔案資料堆積，才“倒逼”出檔案整理意識。此外，在制定檔案管理制度規范時，軌道交通集團過度重視一些工程文件的收集，而忽視了信息化技術的應用，這就導致了檔案信息化制度規范的空白，即使有涉及信息化管理的內容也比較少。同時在參考、借鑒其他城市的做法時，并沒有結合自身城市軌道交通發展的特點，這就使得我們無法因地制宜地建立檔案信息化系統。重視總體和高層次的檔案信息化要求，而沒有充分考慮到在我國數字化轉型升級時期的諸多復雜性和環境因素對于檔案工作的實踐標準化、細節性和落實效果的影響，導致檔案信息化規范管理的水平不夠，和實踐性工作相互脫節。

（二）檔案信息資源建設不完善

在當前軌道交通檔案資源的建設中存在以下問題：第一，檔案資源數量不足。在檔案形成期間，各種數據檔案分散在各個參建主體中，設計方案變更或者材料遺失等問題的出現，都會導致檔案資料丟失的風險。第二，檔案資源質量不合格。在具體施工過程中，一些工程文件會以復印的方式分散到各參與主體，所以通常會出現誤把復印件當作原件進行收集、歸檔，并且各個單位移交檔案時的質量也良莠不齊，嚴重缺乏統一的標準和規范，比如一些檔案文件的負責人簽字以及蓋章處出現涂抹現象。第三，信息化資源管理重視程度不夠。在軌道交通工程建設中會產生大量的電子圖片以及聲像文件，這就需要檔案管理部門引入先進的信息化手段來進行信息收集。但目前部分參與單位對信息化檔案管理的意識不高，需要進一步提高信息化管理意識和能力。

（三）檔案管理流程不規范

軌道交通建設具有參與主體多樣化、施工環節復雜性等特點，同時建設周期也比較長，這也在一定程度上加大了檔案管理流程操作的難度。具體來說包括以下三方面內容：第一，檔案的管理和建設難以與工程建設保持同步。由于一些參與建設單位的工作人員缺乏對檔案管理工作的重視，造成了檔案管理工作落實不夠到位，難以達到預期。第二，檔案部門權責劃分不明確。現階段大部分檔案管理部門對于檔案管理重視力度遠遠不夠，同時還受到資金等因素的限制，所以在檔案部門內部會出現一人兼任多職的情況，最終導致各個部門之間的權責不明確，還經常會出現操作失誤、檔案歸檔拖延、管理人員糾紛不斷的情況，這些都嚴重阻礙了檔案管理部門各項工作的有序開展。第三，檔案信息化工作流程缺乏具體規范。當前我國大多數軌道交通集團的檔案信息化建設工作主要集中于對紙質檔案的掃描，嚴重缺少了對信息化資料的深度挖掘。此外，電子檔案管理系統的各項功能也并不健全，這就妨害了信息化檔案管理技術的發展步伐[2]。

（四）工作人員欠缺專業技能

檔案管理人員是檔案管理實踐和信息化檔案建設的重要保障。根據調查結果顯示，城市軌道交通集團的檔案管理人員平均配置比較少，甚至出現兼職人員多于專職人員的情況。同時，對檔案管理人員的專業背景進行了研究，發現大部分工作人員以工程類專業居多，還有部分檔案管理人員是從其他崗位借調過來的，當工程完工后，就會離開這一崗位，這就使得檔案管理隊伍人員流動性較強。此外，一些檔案管理人員缺少專業管理知識和經驗，管理理念上也存在偏差，對信息化管理技術的了解更是少之又少。總體來說，檔案管理人員缺少相應的專業知識和技能，在一定程度上阻礙了檔案信息化建設的發展。

三、城市軌道交通檔案信息化建設的有力措施

（一）數字化建設，推動檔案資源數字化整合

一方面，為了更好地加強軌道交通檔案信息資源建設，必須大力加強數字化建設，從而實現檔案資源的集中、有效整合，這就需要相關管理人員重視數字化檔案資源的積累與應用。在實體檔案資源建設過程中，建設單位可以通過簽訂合同的方式來進一步明確項目文件的數量、格式等，同時對檔案要求進行詳細說明，并出具齊全、準確的參考樣本。此外，檔案部門要提高工作敏感度，對于工程建設的重要環節要進時刻進行關注，掌握檔案資料的去向，便于后期對檔案進行整理和歸納。另一方面，檔案部門要不斷加快實體檔案的數字化發展步伐，嚴格規定電子文件的格式，從而更好地實現數字化檔案管理。此外，對于各種檔案統一標準后建立一個完整的數據庫，徹底改變軌道交通集團檔案資源分散的局面。

（二）跟進管理，優化檔案管理流程和體系

首先，必須明確各個部門的管理職責。建設單位、監理單位和施工單位這三方主體可以建立一個檔案管理工作小組，同時還要將檔案管理職責納入工作計劃中，從而更好地明確這三方主體的職責和應盡的義務。其次，建立嚴格的質量管控機制。檔案部門要積極配合各參與主體的工作，并在具體施工中對各個環節進行跟蹤與管控。此外，還要特別注意的是監管單位也要充分發揮監管職能，從而保障項目和檔案順利交接。最后，構建縱橫交錯的溝通管理渠道。各參與方可以合作搭建信息交流平臺，對工程建設的檔案情況進行及時記錄和反饋。

（三）加大技術投入，搭建檔案信息化管理平臺

首先，軌道交通集團要加大信息化的資金支持，不斷完善信息基礎設施建設，比如，配備計算機設備和檔案管理軟件。其次，將云服務、人工智能等先進科技成果融入檔案管理中，對于檔案管理系統進行升級改進，完善業務指導、流程追溯、檔案傳遞、智能分析等系統功能，從而更好地改進和提高信息資源共享、動態監控的能力和技術水平。最后，將檔案信息管理服務系統和軌道交通網絡信息化服務系統相結合，進一步實現鐵路網絡檔案信息管理服務平臺在城市軌道交通網絡中的綜合應用。同時也要加強對于信息化平臺建設的宣傳力度，使得信息化管理在企業中得到普及以及廣泛應用[3]。

（四）培養人才，打造檔案信息化建設人才隊伍

加強檔案信息化人才隊伍建設，需要檔案管理部門不斷加強管理人員的檔案素養和管理意識，同時還需要制定完善、健全的檔案管理規章制度，將法律法規、檔案管理常識等納入培訓教材，聘請專業人士定期為管理人員現場授課，教授專業技能和管理相關的知識。此外，還可以與知名高校進行校企合作，實現人才點對點輸送，同時在人才引進的過程中要加大信息技術人員在隊伍中的比重，從而更好地強化檔案管理人才隊伍建設。

四、結論

總體來看，新形勢下城市軌道交通檔案信息化建設中仍然存在很多問題，這就需要軌道交通集團以及檔案管理部門加強對信息化管理模式的重視，摒棄傳統的檔案管理模式。只有運用新技術、新理念，搭建信息化平臺，才能夠推動檔案信息管理與現代社會發展要求相符合。