財務共享中心模式下費用管理的精細化探討
——以S集團為例

姚懿珊

(北京中恒博瑞數字電力科技有限公司，北京 100089)

近幾十年伴隨中國經濟的騰飛，大量的公司也趁勢得到了快速發展。隨著公司規模快速擴大，地域范圍快速擴張，公司的運營成本也相應增加，管理難度也在不斷加大，特別是傳統的財務部門配置，隨著公司分(子)公司的不斷增加，財務人員也會相應增加，由此帶來的運營成本和管理難度等問題尤為突出。財務共享中心這種管理模式，以其低運營成本，標準化，規范化，便于管理等優勢被眾多大型公司所采納。在實際應用過程中費用管理成為財務共享中心不可忽視的組成部分，但由于費用管理的復雜多變，使之成為財務管理中的難點。細致的費用控制管理能夠為公司節約大量不必要的開支，從而達到規范行為、降低成本、提高公司競爭力的作用。因此對費用管控精細化的研究探討有著十分重要的現實意義。

一、財務共享模式與費用管理現狀

財務共享中心興起于20世紀80年代。這種新興的管理模式是將集團內部各個分支機構有關的財務會計工作統籌匯聚到財務共享中心，充分利用大數據、云計算等先進的信息技術手段實現財務重復作業的自動化批量處理，提高工作效率，實現降本增效，達到資源整合的目的。費用管理作為公司財務管理的重要組成部分，在財務共享中心的批量處理中也占據了一席之地。但目前大部分公司對于費用的管理還處在粗放式狀態，業財融合不到位、預算不落地、各環節審批不嚴等原因導致了財務人員與業務人員的矛盾，同時也導致了費用的居高不下，嚴重影響公司的利潤水平。隨著市場競爭的程度日益加劇，降本增效，精細化管理便成為公司的當務之急。

二、S集團的情況介紹

S集團作為中國大數據公司50強，以計算機軟硬件開發、銷售；系統集成；計算機及輔助設備研發、技術服務、技術咨詢為主營業務，旗下擁有30余家分(子)公司，其地域范圍涉及全國數十個省市。集團財務實行財務共享中心模式，采用SAP按項目核算。由于市場環境助力IT行業的發展，S集團在高速成長中也并未重視費用的增長，直至2018年競爭環境激烈，費用占比過高，集團公司對管理現狀進行深思熟慮之后決定調整經營戰略的同時向管理要效益。在此次變革中，費用控制管理是首要任務。

三、集團費用管理中普遍存在的問題——以S集團為例

1.預算與費用管理脫節

目前大中型的公司基本都在進行預算管理，推行全面預算的公司也不在少數，但是能把預算做得相對準確，并且能把預算貫徹落實到各個環節的公司卻少之又少。更多的公司預算僅僅是個形式，并沒有真正的按預算去執行，等著費用實際發生了再去調整預算，一個項目調整三四遍預算也是有的。在執行的過程中一些細節沒有嵌套預算管理，也使得費用管理缺乏事前計劃，事中約束，事后分析。S集團2018年之前均為項目預算，系統的預算管控僅限于員工費用報銷時，如果整體項目花費達到預算額度，員工無法提交報銷。而對公付款的費用不在預算管控的范疇之內。只有特意去查詢項目信息才能知道實際開支與預算的占比，但往往查詢項目信息時實際開支早已超過預算而不自知。

2.信息系統構建不全，更新速度慢

財務共享中心的實現得益于全面建成的信息系統。精細化的費用管理更是在現有的信息系統上進一步提升功能，其涉及到財務核算系統、辦公系統、資金系統、稅務系統的同時改造。在設計提升系統功能之時，也必須時時關注相關部門的政策更新。若系統不能及時響應政策的變化，無疑會給公司帶來相應的損失。2019年4月1日財政部和稅務局聯合發布的39號文《關于深化增值稅改革有關政策的公告》中的第一條“增值稅一般納稅人(以下稱“納稅人”)發生增值稅應稅銷售行為或者進口貨物，原適用16%稅率的，稅率調整為13%;原適用10%稅率的，稅率調整為9%。”；第六條“納稅人購進國內旅客運輸服務，其進項稅額允許從銷項稅額中抵扣”和第七條“自2019年4月1日至2021年12月31日，允許生產、生活性服務業納稅人按照當期可抵扣進項稅額加計10%”。對S集團產生了非常大的影響，財務共享中心在接到文件通知的第一時間聯合開發部門修改相關系統，但是并未引起重視，開發進度緩慢，直至同年6月配合稅務條例的系統才上線。在這兩個月期間雖然財務人員嘗試手工提取相關數據但是由于數據量大，涉及面廣，為避免涉稅風險，最終放棄了新條例的應用，導致損失可抵扣的旅客運輸服務和進項稅加計抵減總額達到200余萬元。

3.費用報銷不規范

費用報銷是費用管理中的一個重頭戲。一般共享中心的報銷流程如下：首先，報銷人選擇報銷類別，按要求填寫報銷申請，業務領導審核批準后將單據寄到共享中心。其次，財務人員進行紙板報銷憑據的審核，對審核無誤的單據進行數據同步至財務系統。最后，按照規定的發放時間通過資金系統發放至員工處。這樣一個看似簡單的事情里，卻隱藏著花樣百出的問題。S集團常見的問題就有以下幾種：

(1)報銷單據丟失。財務共享中心負責處理所有分支機構的報銷單據，大量的單據從各地寄至共享中心，在傳遞的過程中不可避免的會出現報銷單據丟失。

(2)時間問題。報銷填報不及時，報銷郵寄不及時。盡管公司規定了報銷時間，但是能夠遵守制度的人卻寥寥無幾，使得費用不能及時入賬。

(3)發票問題。使用虛假發票、同張發票重復報銷、出差地點與發票開具地點不相符、發票抬頭錯誤、發票稅號錯誤。

(4)審批問題。各環節審批人對報銷單據的內容審核不嚴格，所有問題均依賴費用會計的最后審核，無形當中對財務增加了大量的不必要工作。

4.缺乏保證費用管理實施的配套措施

無論公司大小，都在做費用管理，但是具體的執行過程中，公司普遍缺乏配套的指引手冊，獎懲措施和各項細化條例。S集團對于費用制度只有一個大體的框架制度，并沒有詳細的具體細則，使得員工報銷沒有明確的標準，給費用會計在進行票據審核時帶來了大量的工作。在查出有問題的票據時，只責其更正，并沒有進行相應的懲罰，無形之中帶來巨大的隱患。

四、財務共享模式下構建費用精細化管理的總體思路

首先，業財融合是精細化管理的前提。脫離了業務的財務僅僅只能起到核算的作用，無法履行監督的職責。只有實現了業財融合，才能真正實現對各個流程的精細化管理，對各個環節的有效控制。其次，費用管理的各個環節均需要相應的預算作為約束。因為準確的預算才能使費用得到合理的約束。再次，以真實業務發生為依據，以便捷，準確，快速為目的進行流程設置。接著，制定配套的制度來保證費用管理的落地實施。同時，對員工做好相關的宣貫工作。最后，利用財務數據和業務信息形成費用的管理報表，反饋給業務部門和管理部門，發揮財務支持業務發展與集團管理的重要作用。

五、精細化費用管控的信息系統構建

1.以業財融合為前提

在整個信息系統搭建的頂層設計時，必須包含公司所有的業務內容，使得財務人員能夠實時共享到業務數據，打破財務與業務的邊界，解決部分信息不對稱問題，增強財務人員對業務的理解，進而促成財務與業務的協同合作、相互支持。比如：S集團的財務共享中心涵蓋了項目管理、采購管理、銷售管理、資產管理、費用管理、風險管理、人事管理。正是因為業務覆蓋全面，財務人員可隨時查到業務數據，從而能夠初步判斷業務的合規性，同時提升了自己的業務水平。

2.精細化費用管理的對接系統

ERP中費用管理模塊能夠幫助員工完成前段的非財務流程，即立項審批、合同審批、發起付款、報銷填報及審批等等。當單據流轉到財務節點，審核無誤后進行入賬操作，此時需要ERP中的費用模塊對接財務系統。把ERP中的費用單據，自動過賬至財務系統中對應的科目及金額，以自動化代替人工，大幅提高作業效率。如果原始單據涉及可以抵扣的專用發票時，ERP的費用模塊需要對接稅務系統進行登記、勾選等稅務操作。當報銷需要支付時，需要對接資金系統，自動支付完成后，需要反饋支付結果至ERP。S集團除了以上常規的系統對接外，針對費用管理還額外做了三個系統的對接，分別是差旅預定系統，發票查驗系統、火車票自動查詢系統。差旅預定系統的作用為：一是限制預定機票酒店的價格；二是根據審批通過的出差申請自動限定預定目的地；三是機票酒店的費用先由簽約的第三方支付，延緩集團的資金流出。發票查驗系統，會在員工上傳發票并將單據提交之后自動激發，依據圖像識別功能自動識別出發票的信息并登錄稅務局網站進行票據校驗，判斷真假。火車票查詢系統的作用是根據員工填報的乘車日期和車次自動查詢出票價，從而對報銷標準自動控制。

3.移動端與PC端的同步

為了方便員工工作，許多公司都上線了移動端的ERP。費用管理模塊自然是必不可少的一部分。移動端與PC端的數據必須同步，確保以何種方式提報均能在不同終端找到對應的信息。S集團的移動端除了可以正常提交單據，審批單據外，還有個“發票夾”的功能。這項功能使得員工在取得發票的第一時間即可拍照存儲，閑暇時間就可以完成費用報銷的線上提交，縮短了員工提交報銷的時間，加快了費用入賬的速度。

六、精細化費用管控的管理體系搭建

1.費用預算精細化

精細化費用管理的基礎便是預算管理。各部門可以通過業財一體化的ERP查詢到自己部門歷年來的各項財務數據，結合自身的業務目標，制定出一個合理的部門預算。項目預算通過查詢類似項目的歷史成本作為參考，來制定根據自己的預算金額。預算的內容盡可能細致，預算的項目需要和實際發生的費用項目一致，便于進行細化的考核與分析。進行預算審批時，應依據預算總目標，結合歷史數據分析，判斷預算的真實性。在執行預算時，盡可能在相關各環節均做到有對應的預算約束，時時展示已發生費用與預算的對比情況，加強事中的控制能力。同時，需要設定預警比例和超預算流程。

2.費用執行精細化

(1)事前報備與借款。員工出差前需要填報差旅申請單，單據內容涵蓋出差時間、地點、事由、項目、借款金額及構成明細。審批通過后的差旅申請單勾稽后續的差旅補助、差旅預定與差旅報銷。日常借款也同樣有對應流的審批報備流程。不論是員工借款，還是采購合同，一旦審批通過，其金額就會自動占用預算。當員工歸還借款，或者用報銷沖抵借款，亦或合同變更時，占用的預算會自動做出相應調整。

(2)費用提報設置。對于費用報銷，根據報銷性質不同分為：日常報銷、差旅報銷、分攤類報銷、客戶支付報銷、差旅補助申請。每一種報銷分別有各自的費用類別，每一項費用類別則對應一個費用類會計科目，為報銷的自動過賬做準備。對公付款的費用按性質也進行了區分，比如工資、稅金、福利、項目性采購、非項目性采購等。提報的員工只需要根據手里的單據性質進行相應的操作即可。在進行費用設置時需考慮盡可能把重復性高的賬務處理實行自動化，減少人為性錯誤，提高工作效率。

(3)費用審批管理。對費用的審批可以分為線上審批和線下審批。當單據按要求提報后，一二級審批人根據線上提報內容和提報附件對業務的真實性與合理性進行審核，并自動成為此筆費用的首要責任人。提報金額大于設定金額時，自動增加審批節點。單據走完業務審批流程后，到達業務財務節點，該節點為對接業務的財務節點，作用是從業務出發以財務角度判斷費用的真實性與合理性。最后達到費用會計節點。到此節點由線上審批轉為線下審批。費用會計根據收到的紙板單據，逐一復核線上提報與原始單據的內容、金額是否一致。提交的原始單據是否符合入賬標準。除人為審批外，還可增加自動審批功能，比如發票查重，真假發票，對問題單據可由系統直接退單。

(4)費用入賬與支付。審批無誤后的單據，需要會計進行過賬操作，把ERP系統的費用數據按照事先設置好的映射關系過賬到財務系統，減少人為干涉，確保數據的準確性和及時性。當費用需要支付時，ERP需要把支付信息及金額傳遞至資金系統，資金系統自動完成支付并反饋結果至ERP。

3.費用制度與輔助措施精細化

費用管理制度是保證費用管理措施得以實施的重要依據。在費用管理制度下還應制定各項細則作為補充，以此規范員工行為。

集團公司人員眾多，為了更好地貫徹費用管理制度，落實費用管理措施，一些輔助性的措施也是必不可少的。比如在新員工入職培訓時，費用管理作為重點內容進行單獨培訓并考核。編制費用管理快速引導操作手冊，方便員工在實際工作中使用，提高員工規范程度。依據員工問題單據的數量、原因，對員工形成信用等級劃分，并有相應的處理措施。

4.費用分析精細化

大數據、云計算、共享中心的實現為費用分析的精細化提供了先進的技術手段。基于這些技術我們可以隨時隨地快速調取我們需要的數據并形成報表。從純費用角度看，橫向對比可以形成不同項目的費用明細對比，不同部門的費用明細對比；縱向對比可以形成歷年或者各月費用同比、環比。從預算與費用角度看，可以形成單項費用與單項預算對比、總體費用與總體預算對比；歷史費用與歷史預算對比。從費用與財報項目看，可以得出收入費用率，反映費用與收入的關系；費用利潤率，反映利潤總額與費用總額的關系。集團公司可以根據自己的管理需求自由組合出想要的費用報表為經營管理提供有力支持。

七、結語

在財務共享中心的背景下，費用管理這種涉及面廣，管理復雜的事項應當率先由粗放化向精細化轉變。通過對費用管理的精細化探討，我們可以看到從費用預算開始到費用分析結束，每一個環節都值得我們深思。只有精細化管理深入覆蓋到費用管理的每個細微地方，才能提升費用管理的整體水平，為集團公司的經營提供有力支持。