基于財務共享模式的電子會計檔案管理

齊春慧

(廣東智能財稅數據科技發展有限公司，廣東 廣州 510630)

伴隨著我國企業集團等國際化程度不斷攀升，積極加強信息化建設進程，逐漸擴大自身經營規模，在其財務管理的需求下財務共享模式應運而生，在其不斷完善和應用下，成為眾多大型跨國公司和國產集團企業關注和青睞的財務共享新體系[1]。而財務共享模式是將不同企業中重疊的財務工作全部抽取，繼而將采集的工作集中到財務共享中心展開綜合處置。2015年12月中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號發布修訂后的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起正式施行，由此也給予了電子檔案的法律效力[2-3]。通過將重復的財務匯總到財務共享中心可將財務報銷、記錄、歸檔以及銷賬等關鍵環節更加簡潔和便捷，對于提高我國會計檔案管理工作的質量和效率具有積極的促進作用，從而推動電子檔案的線上使用人數。

一、財務共享的基本含義

財務管理是各企業正常運轉不可或缺的重要環節之一，各企業在實際的發展進程中必須順應社會的發展和市場經濟發展的需求等不斷提升自身綜合競爭力，從而確保各企業不論是生產制造環節還是銷售環節均能符合發展需求[4]。由此可見，企業財務管理不能單單依靠于傳統的財務管理模式，而需要不斷地進行創新和完善，企業在發展過程中所涉及的內容之寬泛，只有不斷創新方可提高自身的財務管理水平，由此財務共享新模式衍生而出[5]。財務共享是將企業內部的財務信息更為科學、合理、規范的進行管理，從而將其中有效的信息資源進行連接和整合，從而結合企業發展方向不斷融入到財務管理工作中。同時，財務共享模式的應用也代表著企業的全面提升和進步，對于企業財務管理工作的開展具有重要意義，使得經濟換成本得到較好的控制，減少不必要的時間和精力投入。

二、財務共享模式下企業會計電子檔案管理的特征

電子會計檔案管理是集會計系統、影像系統、資源管理系統以及銀企直系統為一體的管理方式，從而對信息資源進行全面、規范的采集、總結、分析和匯總，其主要表現在以下三點特征。

1.實效性

傳統的會計檔案管理模式無法真正意義上實現數據信息的實時更新，而當企業在財務共享應用下，可對原始的信息數據進行整合并上傳至云平臺中，從而在電子系統的操作和運作下形成不同類別的準確財務會計報表，其報表內容為企業重大決策提供了重要的參考依據。比如，在費用報銷欄中，當企業職工在出差中信用卡所使用的所有費用會直接上傳至云平臺中。當企業職工根據不同的消費內容選擇不同的報銷模塊，繼而可通過不同消費內容的金額和內容等展開核查，其費用明細相同情況下，其信息數據則直接上傳至銀行服務系統中直接對費用進行支出，同時形成相應的電子憑證，保證企業電子會計檔案的實效性[6]。

2.便捷性

各企業在財務管理工作中可利用影像系統對不同數據信息展開收集和整合，繼而將收集的數據信息全部上傳至財務共享系統中，在此過程中，企業財務可通過云平臺控制會計信息系統(金蝶、SAP、用友等)對收集的多種信息數據進行科學、有效的掃描，同時對收集的原始數據和憑證等進行相應的處理進而生成電子會計憑證、不同類別財務報表(多欄式明細賬單、明細表以及現金報表等)、利潤表以及現金流量表等[7]。基于財務共享模式，各企業與銀行之間的關系也呈現出質的轉變，企業可直接從銀行處獲取電子回執單，并且將電子回執單生成電子憑證，從而為財務管理工作提供便捷。

3.高效性

企業在應用財務共享體系下可更多直接的收集電子檔案，并且對收集的信心數據進行合理、科學的總結和分析，具備實效性和便捷性。 傳統的會計檔案管理工作中，需要企業投入極大的精力和時間，從而導致人力成本增加，工作質量和效率顯著下滑[8]。而為了實現財務檔案管理一體化，可積極引進財務共享體系進行管理，從而使得企業各部門之間緊密聯系、相互制衡，真正意義上實現財務信息共享。

三、會計檔案環境的變化

1.電子會計檔案

隨著財務共享模式的衍生和應用，使得我國各企業財務體制從經營實體的屬地化管理模式逐漸轉變為異地財務共享中心管理模式。在此種轉變情況下，財務管理人員也從傳統的工作模式逐漸依靠于影像系統所傳遞的影像數據展開相應的管理工作，從而減少了紙質檔案管理的誤差性，增加了檔案管理的便捷度和有效性[9]。

2.會計形成過程

會計形成的過程相對較長從而也導致會計檔案管理工作時間鏈條不斷延長，上述我們提出了現階段基于財務共享模式的應用，我國各企業財務體制從經營實體的屬地化管理模式逐漸轉變為異地財務共享中心管理模式，以上整個過程也極為繁復且漫長[10]。在此轉變的期間，也會有不同的角色和內容摻雜其中，由此出現了交叉現象導致會計檔案管理工作更加得復雜和多樣。

四、基于財務共享模式的會計檔案管理

1.會計檔案管理模式的轉變

電子會計檔案具有便捷易于保存的特點，因此也逐漸成為檔案管理的必然趨勢，對于會計行業的從業者來說將紙質化的檔案管理模式轉變為電子檔案管理更為適宜。在異地財務共享中心管理模式的應用下，其收集的信息數據等應當確保其合法性、科學性和有效性并符合相關標準，針對部分和原始處理不同的會計檔案等應當根據實際情況制定新標準以及風險防控措施，從而確保財務共享中心的會計檔案管理工作的實效性。

2.流程化和標準化

基于財務共享模式的廣泛應用，對于會計檔案管理工作的標準化和流程化不斷提高，當會計檔案管理工作轉換為異地財務共享中心管理模式前，其工作流程和標準應當嚴格按照規章制度開展。同時為了有效地規避會計檔案整理工作中發生風險的幾率，在會計檔案管理中出現問題或者差錯時應當及時進行優化和完善，確保檔案信息的準確性。

3.集中化管理

各企業在會計檔案的實際管理工作中，首先需要就內部會計檔案管理質量和外部環境風險等問題進行預估并制定相應的解決措施。針對于此，企業可將全部的檔案展開集中化管理，在提高檔案管理質量和流程的同時可顯著提升財務工作的服務質量。在此過程中，會計檔案在進行信息整合時需要注重資料的分類，確保其符合不同類型工作的實際需求，提高工作效率。

五、會計檔案管理的優化策略

針對會計檔案管理人員來說，若要提高會計檔案管理的質量和效率不僅需要加強企業內部控制措施，還需要企業結合實際情況制定相應的管理制度和約束機制，與此同時加強企業管理人員的工作責任感，提高財務檔案管理人員的專業技能和綜合素養。并且我國有關部門應當加強企業財務管理的監管力度，在政府權力監督的主體責任下充分發揮會計人員和會計師事務所的真正效能，從而提高會計檔案管理工作的質量和效率。

1.會計檔案科學分類

在進行會計檔案管理的過程中，企業應當結合實際情況在注重會計檔案管理的保護工作的同時對會計檔案進行分門別類管理。針對于企業應當具備合理分類的相關意識，從而減少差錯率提高財務管理工作質量。其分類體系應當合理、科學，且聯系緊密的檔案應當放置于鄰近位置從而確保會計檔案的關聯性。

2.強化內部質量管理職能

各企業在加強內部管理的過程中應當更加重視會計檔案管理工作，加強對會計檔案管理工作的監管力度，從而提高會計檔案管理的質量和效率。現階段，電子會計檔案和紙質檔案相互依存，且兩者之間需要保持一致性，在相關部門肯定和許可下，電子會計檔案逐漸成為首選，而將紙質會計檔案作為其補充說明進行使用。

3.加強會計檔案管理人員的綜合素養

對于企業會計檔案管理工作質量來說，其管理人員的綜合素質與其質量有著直接的聯系。作為會計檔案管理人員應當明法律法規，做好檔案的保密工作，在日常的工作中應當嚴格遵循相關的規章制度，遵法守法。企業定期為會計檔案管理人員展開相關培訓，其內容主要針對于會計檔案管理人員的專業技能提升，每次培訓后均接受考核，并將考核成績納入到績效考核中，激發工作人員的工作積極性和責任感，提高工作質量減少失誤發生率。

六、基于財務共享模式下電子會計檔案管理的現實意義

1.檔案明確分類，提高管理精準化

會計傳統的對單據的手工記賬模式無法適應當下社會發展的需求，而財務共享模式的應用下電子會計檔案管理更為便捷、直觀。在財務共享模式下，票據以及發票等均可掃描上傳至財務共享中心，繼而由系統自動對單據和發票等進行分類，從而減少了因人工所造成的誤差，不僅提高會計管理的效率也確保了其質量。

2.實時更新數據

傳統會計檔案屬于靜態管理，其檔案制定后無法進行更改，而電子會計檔案管理剛好彌補了這一缺陷。電子會計檔案其保存方式便捷，且可獨立存在并與其相關的信息數據不斷連接，同時可通過云平臺將收集的信息數據進行整合生成不同類別的報表，為企業的發展決策提供參考。在電子檔案管理中，任一數據的更新將會將其相關聯的數據進行更新，確保了信息數據的時效性和有效性。

3.云端處理信息數據

伴隨著我國信息技術的廣泛應用，在大數據時代的影響下使得電子檔案會計的優勢得以更好地發揮，尤其以云平臺數據處理技術最為優質，從而大幅減少紙質檔案的使用頻率，同時在電子會計檔案下使得信息數據的檢索更為便捷，由此提高電子會計檔案管理工作的質量。

4.降低企業信息傳遞成本

在財務共享模式下電子會計檔案的長遠發展可顯著減少對企業信息的傳遞成本，顯著提高了信息儲存的保密性和安全性。傳統會計檔案管理主要以紙質檔案為主，因此要傳遞信息時，可將檔案進行復印，不僅增加了傳遞成本也不利于檔案信息保密性。在電子會計檔案的管理下進行信息傳遞時可直接通過互聯網上傳至云平臺，不受外界因素的影響，更加利于保存；然而電子會計檔案的保存也存在著一定的安全問題，因此，企業應當做好檔案的備份工作，請專業人員設立防火墻，避免病毒侵入導致會計檔案流失或者受損。

七、基于財務共享模式下電子會計檔案管理的思考

針對于電子會計檔案的整理需要結合其類別進行分類，從而更加符合電子會計檔案工作規范化、精細化的相關標準。受大數據時代的影響，各企業未來發展的方向大多與共享密不可分，企業財務工作極為繁雜，若實現共享可顯著降低人力成本，減少不必要的時間和精力。傳統的會計檔案管理主要以人工進行完成，而會計檔案管理人員在內外部因素的影響下極易出現不良情緒，如壓力大、工作時間長、工作效率低下等，由此導致會計檔案管理工作失誤屢見不鮮。而應用電子會計檔案管理模式可在其高效性、實效性和便捷性特點下提高工作質量和效率。在實際的管理過程中需要結合實際情況對信息數據進行錄入、處理和分析等，從而對錄入的信息數據進行整理和歸檔，當新建文件夾中同時出現多個子文件夾時，可根據其中的數據和信息將其進行相應的排序，生成編號碼后更容易區分，雖然當下信息技術等已非常成熟，但電子會計檔案管理人員也不可完全依賴于智能化進行管理，也應當對其進行相應的檢查和核對。與此同時也應當做好會計電子檔案的安全性管理，對于計算機系統做好常規防火、防水、防震、防盜工作，同時對日常辦公區域做好巡查和鎖禁工作。繼而確保計算機系統、會計核算系統以電子檔案管理系統的科學性和安全性，其需要具備完善對電子會計資料讀取作用、輸出符合國家相關標準的資料歸檔格式，同時建立電子檔案的長期保存要求以及設立電子會計檔案和其相關聯的紙質檔案之間的有效檢索關系，在提高工作效率的同時保證工作質量，減少差錯發生率。

八、結語

近年來，伴隨著我國經濟社會的發展，信息技術的應用，給人們的生活、工作和學習帶來了極大的便捷，同時也對企業會計檔案環境造成了一定程度的影響。對此企業應當重視會計檔案管理的內外部環境變化情況，順應時代發展需求將紙質檔案管理轉化為電子會計檔案管理，并做好風險預估工作，制定相應的防控措施，真正意義上實現企業會計檔案管理信息化和標準化。與此同時，財務共享模式的出現使得企業在財務管理工作中的時間和精力投入有效減少，因此電子會計檔案管理模式需要與財務共享的工作標準相符合。而電子會計檔案管理系統的更新和完善也可通過ERP系統、互聯網運用以及大數據分析等多元化方式展開，從而達到企業價值管理的目的。

總而言之，受到大數據時代的影響，財務共享模式的應用必然成為企業財務工作發展方向的必然趨勢。因此，國家相關部門也應當不斷完善相應的法律法規，從而確保電子會計檔案管理的長遠健康發展得，提高企業財務管理工作的質量和效率，為促進企業健康可持續發展奠定堅實的基礎。