中小企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立與完善分析

步紅英

（湖州立會計師事務(wù)所有限公司，浙江 湖州 313200）

在目前激烈的市場競爭下，中小企業(yè)面臨的各種挑戰(zhàn)也越來越多，生存越來越困難。而企業(yè)內(nèi)部控制作為企業(yè)管理的必要組成部分，在控制和防范企業(yè)的經(jīng)營風險和財務(wù)風險過程中已經(jīng)發(fā)揮著日益重要的作用。良好的企業(yè)內(nèi)部控制制度將是保證中小企業(yè)抗衡競爭，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要手段。

一、中小企業(yè)內(nèi)部控制制度概述

內(nèi)部控制是指企業(yè)充分獲取和利用各項內(nèi)外部資源，保證對企業(yè)會計信息資料進行可靠、完整的記錄，為保障企業(yè)持續(xù)進行高質(zhì)量、高效率的生產(chǎn)經(jīng)營，實現(xiàn)整體經(jīng)營目標而在企業(yè)內(nèi)部實施的各種管理活動、控制和調(diào)整的各項方法的總和。簡而言之，企業(yè)內(nèi)部控制就是企業(yè)在特定環(huán)境中開展的各項計劃、程序與監(jiān)督方法，借以提升企業(yè)經(jīng)營效率，保證資產(chǎn)良性運作，實現(xiàn)企業(yè)既定的管理目標的過程，主要目的是保障企業(yè)正常經(jīng)營，提高企業(yè)經(jīng)濟效益和管理水平，使企業(yè)能健康、持續(xù)的發(fā)展。

中小企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)不僅僅是一項單一的管理制度建設(shè)，而是一系列旨在實現(xiàn)整個企業(yè)經(jīng)營目標的系統(tǒng)工程的建設(shè)和完善，需要企業(yè)上從董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層，下至企業(yè)內(nèi)部各職能部門和每個職工共同參與并承擔相應(yīng)的責任，共同奮斗。

二、中小企業(yè)內(nèi)部控制制度存在的主要問題

（一）企業(yè)資金籌集與運營管理內(nèi)部控制方面存在的問題

我國大部分中小企業(yè)多是從家族式企業(yè)轉(zhuǎn)變而來。一方面，其組織架構(gòu)比較簡單，企業(yè)內(nèi)部各職能部門的分工一般存在一人身兼數(shù)職現(xiàn)象，而企業(yè)管理者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)水平又相對較低，往往眼光局限于企業(yè)短期經(jīng)營獲利，對企業(yè)長期資金的籌集和利用上未能較好地制定符合企業(yè)戰(zhàn)略目標的長期規(guī)劃和預(yù)算，可能存在各種籌資決策不當?shù)娘L險。另一方面，由于受到原材料采購、銷售議價權(quán)、人員配備、資源整合等各方面條件的限制，中小企業(yè)往往很難做到對內(nèi)部各部門的資金需求的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，資金的整體營運效率較低。在平時也缺乏對資金預(yù)算執(zhí)行情況的綜合分析和實時管控，無法及時掌握整個企業(yè)資金異常情況。

（二）銷售與存貨及固定資產(chǎn)內(nèi)部控制方面存在的問題

首先，中小企業(yè)由于在信息共享方面的不對稱，存在對市場變化趨勢無法準確預(yù)測、在銷售和采購上也缺失必要的議價權(quán)等問題，從而造成在原材料的采購上和產(chǎn)品的銷售上普遍、經(jīng)常性地發(fā)生采購計劃安排不合理或銷售不暢引起的庫存短缺或產(chǎn)品積壓現(xiàn)象，進一步將會引起企業(yè)生產(chǎn)停滯、資源浪費和資金周轉(zhuǎn)不靈等一系列問題。

其次，在實物資產(chǎn)的管理環(huán)節(jié)，企業(yè)存貨的積壓或短缺將直接導致庫存物資價值減損、流動資金占用量過大甚至生產(chǎn)中斷。而企業(yè)固定資產(chǎn)的維護不當、資產(chǎn)使用效率低下、開工不足引起的產(chǎn)能過剩等則將導致企業(yè)資源浪費、生產(chǎn)的產(chǎn)品缺乏競爭力或者安全事故頻發(fā)。

再者，企業(yè)的產(chǎn)品銷售政策和策略不當、適銷不對路、銷售渠道管理不當、市場變化預(yù)測不準確等均可能導致庫存產(chǎn)品積壓、銷售不暢、資金周轉(zhuǎn)率低下。而銷售結(jié)算方式選擇不當和貨款催收不力則可能導致銷售款項不能收回、經(jīng)營效果較低或使企業(yè)蒙受欺詐。

（三）費用支出內(nèi)部控制方面存在的問題

很多企業(yè)管理者一般只注重狠抓銷售業(yè)績和生產(chǎn)能力，對內(nèi)部控制管理缺乏應(yīng)有的重視。在經(jīng)營過程中，對各類費用支出不注重控制管理，包括不按照預(yù)算開支各類費用，費用的支付和會計核算隨心所欲，未能建立資金的支出分析控制制度，缺乏定期的分析與監(jiān)控以及對重大問題缺乏應(yīng)對措施等現(xiàn)象比比皆是。上述問題的存在均可能導致企業(yè)費用支出失控，從而引發(fā)財務(wù)危機。

（四）各級審批流程內(nèi)部控制方面存在的問題

目前來看，多數(shù)中小企業(yè)的管理者片面理解內(nèi)部控制，一般企業(yè)的管理者將內(nèi)部控制與會計控制混為一談，普通員工也往往簡單地認為審批流程僅需要老板一人簽字就足夠了，老板也在多數(shù)情況下只讓財務(wù)自己去走完所有的流程完成付款，頻頻出現(xiàn)不相容崗位職責混淆不清的情況，崗位設(shè)置缺乏牽制。有些企業(yè)甚至存在出納與會計、采購與驗收都只有一個人、企業(yè)所有的章都由一人保管等現(xiàn)象，對于企業(yè)制度上所規(guī)定的各級審批流程或是流于形式，或是干脆直接略過，視而不見，完全不進行審核，更有甚者連重大的經(jīng)營決策都未經(jīng)管理層集體研究決定，從而導致不可挽回的嚴重后果。

三、完善中小企業(yè)內(nèi)部控制的對策建議。

（一）加強對資金籌集和資金運營的管理

中小企業(yè)應(yīng)當根據(jù)自身長短期的發(fā)展目標，統(tǒng)籌規(guī)劃，分別制定一年和三至五年的籌資方案。方案中需明確具體籌資規(guī)模、用途、方式等相關(guān)內(nèi)容，對可能發(fā)生的潛在風險和各項預(yù)計成本作出充分估計，必要時可聘請有關(guān)專家對籌資方案進行必要的科學論證，對通過論證的方案還要遵循內(nèi)部集體決策和嚴格審批，重點關(guān)注項目的可行性。企業(yè)籌資管理部門應(yīng)當根據(jù)經(jīng)審批同意的籌資方案，嚴格按照規(guī)定程序籌集資金。在市場環(huán)境確實發(fā)生較大改變時，也應(yīng)按照相關(guān)程序及時調(diào)整籌資方案，從而更好地適應(yīng)環(huán)境。

在資金運營管理方面，中小企業(yè)應(yīng)盡可能地按照年初制定的計劃組織協(xié)調(diào)資金調(diào)度，努力做到資金在采購、生產(chǎn)、銷售等各環(huán)節(jié)內(nèi)有序、高效使用，使資金實現(xiàn)合理占用，形成良性循環(huán)。同時，要對資金執(zhí)行情況進行實時動態(tài)監(jiān)控和分析，盡可能避免資金短缺不足或資金過剩冗余。

（二）強化采購-驗收-實時管理-銷售一條龍監(jiān)管

中小企業(yè)可以根據(jù)“以銷定產(chǎn)”策略，依據(jù)年度銷售計劃，從物資采購開始，逐步完善采購申請管理制度，進一步因地制宜地建立符合本企業(yè)實際的供應(yīng)商準入制度。同時，設(shè)立完備的物資采購驗收制度和退換貨管理制度，保證未經(jīng)授權(quán)的人員嚴禁接觸存貨，保障各種物資完好入庫。采購部門可以在綜合考慮各種存貨一般采購周期和當前庫存數(shù)量的基礎(chǔ)上，結(jié)合存貨周轉(zhuǎn)率、市場供需、生產(chǎn)計劃等因素，合理確定存貨采購間隔期和數(shù)量，使企業(yè)各種存貨均達到最佳庫存狀態(tài)。平時要加強倉庫管理，對存貨的出入庫做好詳細記錄，健全存貨保管制度，定期對存貨進行盤點核查，檢查存貨的數(shù)量和減值情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時查明原因，按照規(guī)定權(quán)限進行審批和處置。

中小企業(yè)應(yīng)建立和完善固定資產(chǎn)目錄制度，對各項固定資產(chǎn)的來源、數(shù)量、規(guī)格型號、購入日期、使用地點、責任人以及驗收情況等內(nèi)容進行詳細記錄和登記。在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，對固定資產(chǎn)進行必要的日常維護和大修理，確保各項固定資產(chǎn)運行良好。另一方面，落實實物資產(chǎn)盤點清查制度，做到每年至少進行全面清查一次，并及時處理清查中發(fā)現(xiàn)的問題，嚴格加強對固定資產(chǎn)處置的管理控制，按規(guī)定權(quán)限進行審批處置，謹防固定資產(chǎn)非正常流失。

中小企業(yè)應(yīng)建立健全本企業(yè)客戶信用檔案，利用各種大數(shù)據(jù)平臺關(guān)注主要客戶資信變動情況，充分采用多種媒介進行廣告宣傳，靈活運用銷售折扣、銷售折讓、代銷等多種營銷策略，努力提升市場占有率。平時要對銷售業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)進行完整記錄，完善售后服務(wù)制度，加強客戶跟蹤服務(wù)，不斷提升客戶滿意度和忠誠度。應(yīng)健全應(yīng)收款項回款獎懲制度，對銷售人員按照回款時間和比例進行考核，實行獎懲。

（三）建立健全費用控制制度

中小企業(yè)可以在每年年初計劃內(nèi)制定各項重大費用事項的開支范圍和開支標準，強化費用事前申請控制制度，即企業(yè)在發(fā)生重大事項費用支出前預(yù)先申報費用事前申請，包括申請事項內(nèi)容、事由和金額，經(jīng)逐級審核通過后方可開展相關(guān)業(yè)務(wù)。財會部門依據(jù)各級審批后的單據(jù)按規(guī)定辦理各項費用支出業(yè)務(wù)，并定期或按需編制費用執(zhí)行情況分析報告，為企業(yè)決策層提供財務(wù)信息，對于費用支出業(yè)務(wù)中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)及時上報或者采取有效措施制止。

（四）完善和改進審批程序

中小企業(yè)可以根據(jù)自身要求設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位，明確應(yīng)相互分離的職責和崗位，健全相互制約和監(jiān)督的內(nèi)部工作機制。需要明確各崗位可辦理業(yè)務(wù)的權(quán)限范圍、審批程序和相關(guān)責任，嚴格執(zhí)行重大事項集體決策制度，確保執(zhí)行業(yè)務(wù)的相關(guān)人員均在授權(quán)范圍內(nèi)。比如，企業(yè)應(yīng)遵守現(xiàn)金和銀行存款管理的有關(guān)規(guī)定，嚴禁由一人辦理貨幣資金全過程業(yè)務(wù)，辦理資金業(yè)務(wù)的相關(guān)印章和票據(jù)不得由一人集中保管。再比如，中小企業(yè)應(yīng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責、權(quán)限，采購與付款業(yè)務(wù)不相容職責至少包括：請購與審批；詢價與確定供應(yīng)商；采購合同的訂立與審批；采購與驗收；采購、驗收與相關(guān)會計記錄；付款審批與付款執(zhí)行等。上述崗位均應(yīng)分離，以確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互制約與監(jiān)督。