企業(yè)采購的風險識別及防控措施研究

張靖宇

(中國神華能源股份有限公司國華惠州熱電分公司，廣東 惠州 516000)

經(jīng)濟市場的茁壯發(fā)展增強了同行業(yè)之中的競爭力，為企業(yè)獲得了更多的機遇。而企業(yè)在采購的過程中存在許多的不可控因素，企業(yè)在發(fā)展中受多重不可控因素的共同影響，使得企業(yè)的采購人員和管理者無法準確預(yù)測未來的經(jīng)濟走向和發(fā)展趨勢，甚至可能會導(dǎo)致實際采購成本低于預(yù)定采購計劃，增加企業(yè)的采購風險，使得企業(yè)蒙受損失，因此企業(yè)要在發(fā)展的過程中不斷的進行整合及優(yōu)化，準確識別采購風險并采取有效措施進行應(yīng)對，推動企業(yè)的長足發(fā)展。

一、采購風險的類型及種類識別分析

企業(yè)的經(jīng)營本質(zhì)上是為了盈利，采購部門只能是在最大的能力范圍合理的運用采購職能，保障企業(yè)利潤最大化，在保證采購質(zhì)量達標的前提下確保生產(chǎn)部門正常作業(yè)的同時為企業(yè)在采購環(huán)節(jié)節(jié)約開支，幫助企業(yè)做出最準確的采購風險評估，盡量減少采購風險中不可控因素對采購計劃指標的影響。因為這些因素的不可控性，使得企業(yè)將面臨的采購風險具有更多的未知性和可能性，所以企業(yè)管理者和采購人員只能進行預(yù)先的防控來應(yīng)對采購風險，降低采購環(huán)節(jié)的偏差，減少因采購偏差促使采購風險的發(fā)生，進而減輕對企業(yè)造成的采購風險損失。任何事物在發(fā)展和進步的同時都會經(jīng)歷不同等級風險的沖擊，對于企業(yè)來說，風險與機遇并存，只有積極地應(yīng)對并解決企業(yè)采購環(huán)節(jié)的風險因素，將其扼殺在萌芽期，才更加有利于企業(yè)的發(fā)展和強大。

在大量工作經(jīng)驗的積累下總結(jié)得出，企業(yè)可能會發(fā)生的采購風險分析角度的不同以及個人的理解差異可以對采購風險進行大致的分類，這樣做更加有利于企業(yè)對采購風險進行識別及預(yù)判。通過對采購風險的類型、種類進行具體的研究和分析，使得企業(yè)的管理者可以更加清楚直觀的獲悉采購風險的特征、表現(xiàn)形式及形成原因、來源，分門別類的對于企業(yè)采購過程中的風險進行規(guī)范定義、識別和區(qū)分，總結(jié)采購風險形成的共性和特性。在對企業(yè)采購風險分析和研究的過程中，對采購的環(huán)節(jié)、流程不斷的進行細化，由表及里的進行徹底的探究，進而分析采購風險的實質(zhì)，從根源上進行防控。對企業(yè)采購環(huán)節(jié)形成的風險進行精準的、系統(tǒng)的、全方位的記錄，并生成相應(yīng)的應(yīng)對措施，形成企業(yè)采購風險的數(shù)據(jù)庫，通過系統(tǒng)化、科學化的管控，應(yīng)對相似或同類型采購風險的出現(xiàn)，為應(yīng)對企業(yè)采購風險做好前期的準備工作，提供最有利的優(yōu)勢條件和預(yù)備措施，幫助企業(yè)高效的規(guī)避和防控采購風險。在識別和防控采購風險的過程中，可以大體上按照來源不同分為內(nèi)、外因型采購風險，以下是對各個類型的采購風險進行具體詳細的分析和探究，便于企業(yè)管理者更加精準的識別并預(yù)估采購風險。

1.外因型采購風險

外因型采購風險是有企業(yè)外部的不可控因素導(dǎo)致的，綜合分析得出外因型采購風險可以更加細致的分為以下類型：

(1)購入價所引起的采購風險

企業(yè)采購環(huán)節(jié)商品及材料的購入價有時會存在遠高于采購的公允價值，即，企業(yè)采購時的成交價要比市場價、批發(fā)價高出許多。企業(yè)采購環(huán)節(jié)的成交價是建立在平等交易的基礎(chǔ)上，大多都會以市場標價作為衡量的標準，交易雙方是在采購商品材料公允價值的基礎(chǔ)上，本著平等互利的市場原則進行交易的，相互協(xié)商出令雙方都滿意的成交價，報上級部門審批，主管領(lǐng)導(dǎo)審核，才能達成交易。但是在企業(yè)實地采購的過程中，可能會出現(xiàn)成交價(購入價)與購入商品材料的市場價(公允價值)相差角度的現(xiàn)象，這樣就給企業(yè)帶來的不可控的采購風險。究其產(chǎn)生原因，可能是供應(yīng)商之間的協(xié)議哄抬物價，使得供應(yīng)商的報價水分過高，或是內(nèi)部環(huán)節(jié)不為人知的暗箱作業(yè)，亦或是代理商、中間商的價格差，這些原因都會使得企業(yè)在采購環(huán)節(jié)產(chǎn)生風險，使得企業(yè)采購環(huán)節(jié)的成交價(購入價)有失公允，引起企業(yè)采購成本的價格波動，增加企業(yè)采購的風險系數(shù)[1]。

(2)質(zhì)量問題引起的采購風險

質(zhì)量是企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營中始終堅定不移執(zhí)行的標準，高品質(zhì)是對于企業(yè)發(fā)展最好的評價。為了企業(yè)的信譽，在采購環(huán)節(jié)更應(yīng)該注重質(zhì)量問題。而企業(yè)對采購的產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管上可能存在不到位的現(xiàn)象，畢竟不可能面面俱到，這就使得采購產(chǎn)品的質(zhì)量成為了外因型風險因素?？v觀采購的過程，就其形成采購風險的因素分析可能是企業(yè)在采購環(huán)節(jié)所選擇的產(chǎn)品供應(yīng)商提供的產(chǎn)品本身存在質(zhì)量問題，如若企業(yè)在采購環(huán)節(jié)不對產(chǎn)品供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品進行質(zhì)檢而直接納入銷售環(huán)節(jié)，并對外進行銷售，一旦售出所產(chǎn)生的不良影響和風險均應(yīng)由售出企業(yè)承擔，也就使企業(yè)產(chǎn)生采購風險。或者是企業(yè)用采購回來的產(chǎn)品進行生產(chǎn)加工再進行銷售，由于采購的產(chǎn)品、材料本身存在質(zhì)量問題，二次生產(chǎn)加工后，產(chǎn)品質(zhì)量的問題仍未被發(fā)現(xiàn)并得到有效解決，企業(yè)生產(chǎn)出的產(chǎn)品依然可能存在質(zhì)量的問題，再次于無形中催化了企業(yè)的采購風險，降低了企業(yè)的信譽度。

(3)合同問題引起的采購風險

在企業(yè)進行采購時，采購合同的簽署為交易雙方提供法律保障，合同一經(jīng)簽署就視為生效，除采購合同另有規(guī)定，一切法律責任以采購合同簽署約定為主。簽署采購合同可以保證交易雙方的合法權(quán)益。大多數(shù)企業(yè)通常情況下都會設(shè)置專門的法律司務(wù)人員，進行擬定合同和審查、復(fù)核合同條款的工作，以此來規(guī)避合同風險。但是有時可能會因為工作人員的疏忽或是法務(wù)專業(yè)程度不夠，導(dǎo)致其對采購合同的條款失察，把控不夠嚴格，增加企業(yè)的采購風險。但是也有可能是供應(yīng)商在交易及合同簽署時存在不誠實行為，比如說供應(yīng)商在采購合同簽署時，以他人的名義與本企業(yè)簽署采購合同，但其本身不具有經(jīng)營實體，只是“空殼公司”，利用資源、職能之便倒賣合同，賺取差價?；蚴强赡芄?yīng)商與我方訂立采購合同本就是欺詐行為，其擔保和證明材料不具有真實性，只是為了獲取本企業(yè)的采購款、預(yù)付款。這些外在因素都會加劇本企業(yè)的采購風險[2]。

2.內(nèi)因型采購風險

企業(yè)的內(nèi)因型采購風險是由企業(yè)內(nèi)部因素導(dǎo)致的，可以從以下幾個方面進行分析。

(1)采購人員引起的風險

采購人員是企業(yè)采購環(huán)節(jié)的核心，企業(yè)的每筆采購業(yè)務(wù)都是由其促成的，而采購人員的風險也就因此而產(chǎn)生了。如若采購專員不能夠在規(guī)定期限內(nèi)保質(zhì)保量的完成采購任務(wù)，將給企業(yè)帶來風險。有些采購專員在洽談采購業(yè)務(wù)時，由于其交流經(jīng)驗不夠老練，談判上缺乏技巧和專業(yè)知識，為此會使得采購專員在談判中失去主動權(quán)，錯失先機，讓企業(yè)為其買單，增加企業(yè)的采購風險，如若企業(yè)的采購專員缺乏職業(yè)道德，再不加強對其約束和管理，必將導(dǎo)致更為嚴重的后果。

(2)采購制度引起的風險

企業(yè)的采購制度的采購部門的辦事規(guī)章，有了一定的標準進行約束，才能更好地保證采購行為的開展。因此每個企業(yè)都需要一套完整且嚴苛的采購制度，并且執(zhí)行力度要強。而有些企業(yè)由于業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門多，業(yè)務(wù)復(fù)雜，所以不易于管理，企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模大，一般會導(dǎo)致對個別部門的監(jiān)管的不到位，這就使得對企業(yè)的采購部門疏于管理，再加上采購制度不夠規(guī)范健全，讓企業(yè)隨時都可能面臨風險和損失。企業(yè)的采購制度是員工的采購工作標準，是采購人員的職業(yè)規(guī)范，只有健全完成的采購制度才能有效的監(jiān)控采購人員的采購行為，杜絕貪污腐敗現(xiàn)象的出現(xiàn)[3]。而采購制度的缺失和疏于管理，使得采購人員的隊伍之中良莠不齊，企業(yè)采購任務(wù)的完成質(zhì)量也有待商榷。采購制度的不規(guī)范，執(zhí)行力度不足，使其不能有效的約束采購人員的行為，加深了企業(yè)的采購風險。

(3)應(yīng)急采購風險措施引起的風險

企業(yè)采購風險的應(yīng)急措施是企業(yè)一旦發(fā)生采購風險的重要保護傘，具體詳盡的應(yīng)急采購風險措施部署足以應(yīng)對采購過程中的突發(fā)問題和緊急境況，為企業(yè)的采購環(huán)節(jié)提供必要防護。應(yīng)急采購風險措施相較于日常防護措施而言，安全系數(shù)更高，靈活性和應(yīng)變性也更強，由于應(yīng)急采購風險措施是為了應(yīng)對預(yù)防意外突發(fā)狀況而設(shè)置的，不會對應(yīng)急措施進行詳盡的安排，大多都是隨機性的。突發(fā)采購風險是來不及預(yù)測和準備的，因此應(yīng)急采購的成本大多會遠高于常規(guī)市場成交價，其所產(chǎn)生的風險系數(shù)也更高，同時也會將應(yīng)急采購收益壓到最低點。

二、企業(yè)采購的風險防控措施研究與分析

1.有計劃的開展采購行為，科學制定采購預(yù)算

企業(yè)需要在開展采購行為之前，對其進行規(guī)劃和預(yù)算，確保采購計劃的有效實現(xiàn)，拒絕無目的的采購行為，可以降低企業(yè)的采購風險。企業(yè)的采購計劃、采購預(yù)算的制定和規(guī)劃，可以為企業(yè)的采購業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)作為參考，使其采購業(yè)務(wù)不至于與計劃和預(yù)算中偏差過大，只要采購業(yè)務(wù)的成果在計劃和預(yù)算指標之內(nèi)，企業(yè)的采購風險還是在可控的范圍內(nèi)。在企業(yè)采購的過程中要始終堅守“無預(yù)算、無計劃不采購”“應(yīng)急采購必經(jīng)獨立審批報備”的處理原則，有效抑制無序采購帶來的風險。企業(yè)在采購預(yù)算制定的過程中要注重預(yù)算數(shù)據(jù)的準確性，雖然企業(yè)的采購預(yù)算只是大致的估算值。企業(yè)的采購預(yù)算是以往年數(shù)據(jù)作為依據(jù)，將往年的計劃執(zhí)行和實現(xiàn)情況以及當年及未來計劃內(nèi)新項目的實施進度都納入采購預(yù)算的考量范圍，企業(yè)為了讓采購的預(yù)算數(shù)據(jù)盡可能的準確科學，體現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性和靈活實用度，在采購預(yù)算制定的過程中綜合考量了各類因素并運用專業(yè)技術(shù)成熟的項目管理程序，借鑒實踐經(jīng)驗，為采購預(yù)算留存充裕的時間資源，制定出最佳的采購計劃和預(yù)算目標[4]。在此基礎(chǔ)上，還要發(fā)揮企業(yè)采購的基數(shù)大的優(yōu)勢，根據(jù)企業(yè)實際所需的產(chǎn)品及材料的采購指標，進行定期集中的大規(guī)模采購，掌握市場采購的主動權(quán)，增加企業(yè)采購環(huán)節(jié)的談判議價資本，為企業(yè)節(jié)約采購成本，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的最大化。企業(yè)可以利用自身大規(guī)模采購的優(yōu)勢打破經(jīng)濟壟斷及地區(qū)保護，重建平等競爭的市場機制，極大程度上實現(xiàn)了企業(yè)資源的合理配置整合，推動企業(yè)向集約化管理，規(guī)模化運作，細致化治理的方向發(fā)展。降低應(yīng)急采購發(fā)生的幾率，保障采購環(huán)節(jié)平穩(wěn)運行，高效的規(guī)避并防控采購風險。

2.了解并掌握市場采購行情，優(yōu)化采購供應(yīng)商的選擇方案

企業(yè)為了有效降低采購風險，首先要了解并掌握經(jīng)濟市場的采購行情，大致的根據(jù)本企業(yè)的采購需求選擇最合適的采購樣本進行分析比對選出質(zhì)量最佳的采購產(chǎn)品及原料，再在公平的前提下進行企業(yè)招標，通過資格預(yù)審，從中選出最合適的并企業(yè)采購需求相符的產(chǎn)品供應(yīng)商參與投標，在通過技術(shù)性談判明晰交易雙方的需求，節(jié)約招標的時間，并在談判的過程中多次協(xié)商報價，這樣可以盡可能地為企業(yè)節(jié)約采購成本。而在采購供應(yīng)商的選擇方案上，最好增加采購供應(yīng)商的多樣性，為企業(yè)提供更多選擇的機會，單一的供應(yīng)商選擇方案會增加采購供應(yīng)商的風險，為此企業(yè)需要對市場中采購產(chǎn)品的公允價值以及供應(yīng)商的信譽度進行了解和審查，優(yōu)中選優(yōu)，謹防采購的成交價(購入價)有失公允，或是采購產(chǎn)品的質(zhì)量不過關(guān)，增加企業(yè)的采購風險。

3.完善企業(yè)采購制度

企業(yè)應(yīng)該著重關(guān)注采購環(huán)節(jié)的管理，用系統(tǒng)且規(guī)范的采購制度對采購人員進行嚴格的約束，因為企業(yè)的采購環(huán)節(jié)直接影響著企業(yè)的發(fā)展和未來。只有嚴格把控企業(yè)的采購環(huán)節(jié)，才能確保企業(yè)后續(xù)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)和銷售環(huán)節(jié)有序進行。企業(yè)的采購制度是對采購人員行為的具體的約束，采購人員只要嚴格按照采購標準和職業(yè)規(guī)范進行采購，就可以讓采購風險在可控范圍內(nèi)。企業(yè)的采購制度需明確設(shè)定采購人員的職責權(quán)限，將采購人員的權(quán)責劃分清楚，更有助于對采購人員進行規(guī)范化、標準化管理。還要定期實行崗位輪換制，強化采購人員的合作意識，也增加了采購工作的透明性。與此同時，企業(yè)還需要改進和調(diào)整采購業(yè)務(wù)的授權(quán)審批機制，加強采購業(yè)務(wù)的核查力度。讓采購人員將企業(yè)的采購制度深深牢記并落實到實踐中。采購人員在業(yè)務(wù)洽談與交涉的過程中，嚴格按照標準和規(guī)范辦事，公事公辦。除此之外，企業(yè)在制定采購制度時要緊密結(jié)合自身發(fā)展的實際情況制定更合適、更科學的采購制度，按照企業(yè)的生產(chǎn)需求設(shè)定最為契合的采購標準和計劃，為此企業(yè)要優(yōu)先制定科學的采購依據(jù)和質(zhì)量檢驗標準，讓采購人員在采購時有質(zhì)量標準作為依托，使得企業(yè)可以有效的把控采購計劃，以及采購產(chǎn)品的質(zhì)量和成本。再者就是企業(yè)要完善并制定高強度的采購環(huán)節(jié)監(jiān)督制度，明確獎懲制度，整肅企業(yè)采購環(huán)節(jié)的貪腐之風，確保采購人員依照制度執(zhí)行采購計劃，縮小采購偏差，降低采購風險。

4.核準合同條款，保證雙方利益

采購合同的簽署是具有法律效應(yīng)的，因此需要企業(yè)專業(yè)的法務(wù)人員進行仔細的核準，如有需要可以聘請更為專業(yè)的律師對合同條款進行分析，確定合同無漏洞且責任劃分明確即可簽約。企業(yè)采購人員需要在合同簽訂前確保采購供應(yīng)商的信譽度和企業(yè)實際經(jīng)營規(guī)模，必須保證其具有實際經(jīng)營地以及充足的供貨量[5]。經(jīng)過多方的考量才能有效的防控采購風險，避免對企業(yè)造成損失。合同的簽訂要建立在平等互利的前提下，這樣既可保證雙方利益，又可以避免因為其中一方認為采購合同的簽訂有失公允而不履行合同，造成另一方的采購風險劇增。

5.加強對采購人員的職業(yè)技能培訓(xùn)

采購人員是采購業(yè)務(wù)的核心和關(guān)鍵，采購人員的專業(yè)化程度將直接決定企業(yè)采購計劃、預(yù)算的完成度。企業(yè)采購人員的談判技巧、經(jīng)驗都是具有高要求、高標準的。企業(yè)的采購人員只有完全經(jīng)受住職業(yè)素養(yǎng)、利益的考驗，才能成長成為合格的員工。采購人員只有在不斷的磨煉中，才能鍛煉出鋼鐵一般堅硬的意志力，不為任何利益所動，安心做好自己的本職工作[6]。并不斷才加專業(yè)技能的培訓(xùn)，提升自己的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，練就精準的風險預(yù)判力，用自身的專業(yè)技能為企業(yè)防控采購風險貢獻力量。

三、結(jié)語

綜上，采購環(huán)節(jié)是企業(yè)經(jīng)營的起始點，只有把控好企業(yè)采購環(huán)節(jié)的風險防控，才可以精準的識別并預(yù)估采購風險，才能真正助力企業(yè)的發(fā)展。