智慧辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用

文｜張 忠

目前企業(yè)在進(jìn)行智慧辦公系統(tǒng)建設(shè)的過程中，已經(jīng)采用了自動(dòng)化等技術(shù)，提高了系統(tǒng)運(yùn)行水平。將工作流概念運(yùn)用到系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，可以保證內(nèi)部人員能夠?qū)λ械男畔⑦M(jìn)行實(shí)時(shí)共享，且共享形式更加便捷。所有部門的人員都可以協(xié)調(diào)開展工作，提高了工作的開展效率。企業(yè)對(duì)原有的手工辦公形式進(jìn)行了改良，通過對(duì)辦公系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位的采集和處理，為決策管理工作的開展提供了科學(xué)的依據(jù)。本文就智慧辦公系統(tǒng)在企業(yè)中應(yīng)用進(jìn)行相關(guān)的分析和探討。

一、智慧辦公系統(tǒng)的應(yīng)用特點(diǎn)及主要功能

（一）應(yīng)用特點(diǎn)

目前在企業(yè)發(fā)展的過程中，總院和下屬企業(yè)之間的設(shè)置比較分散，各個(gè)層級(jí)和部門之間的配合力度不強(qiáng)。在進(jìn)行信息數(shù)據(jù)交流時(shí)存在一定的難度，也無法提高業(yè)務(wù)辦理的質(zhì)量。這導(dǎo)致各個(gè)層級(jí)之間的辦公效率比較低，且存在較多的問題。要想提高企業(yè)總院和下屬部門及各個(gè)單位之間的信息交流速度，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策工作提供有效的數(shù)據(jù)支持。需要利用已有的網(wǎng)絡(luò)條件，構(gòu)建智慧辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的配合和資源共享，對(duì)信息脫節(jié)等現(xiàn)象進(jìn)行全面消除。

（二）主要功能

在進(jìn)行智慧辦公系統(tǒng)建設(shè)的過程中，需要借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件平臺(tái)，發(fā)布企業(yè)的文件，實(shí)現(xiàn)輔助和協(xié)同辦公，并且為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供支持。在進(jìn)行一體化智慧辦公系統(tǒng)的構(gòu)建時(shí)，企業(yè)的工作人員只需要通過釘釘電腦端/ 手機(jī)端登錄智慧辦公系統(tǒng)，就可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部所有的事項(xiàng)進(jìn)行全面的辦公和流程審批處理。智慧辦公系統(tǒng)還存在待辦事宜的動(dòng)態(tài)提醒功能，下屬單位也可以通過智慧辦公系統(tǒng)接收企業(yè)文件和通知、請(qǐng)假等。各個(gè)層級(jí)和各個(gè)部門都可以通過這項(xiàng)系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)同辦公，還可以對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行共享，提高了辦公的效率和實(shí)時(shí)性。系統(tǒng)在建設(shè)時(shí)，主要存在黨建、企業(yè)、業(yè)務(wù)、知識(shí)門戶，人力資源和綜合管理、文檔管理、任務(wù)管理、考勤管理、檔案管理、財(cái)務(wù)管理借款、報(bào)銷、信息平臺(tái)發(fā)布等功能。在進(jìn)行人力資源管理時(shí)，主要是對(duì)人力資源進(jìn)行控制，這項(xiàng)功能覆蓋了企業(yè)所有部門的人事檔案以及工作人員的工資統(tǒng)計(jì)和人事招聘、人事報(bào)表統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容。在對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行采集和處理的過程中，可以為績(jī)效考核工作的開展提供有效的支持，這個(gè)模塊包含了任務(wù)管理和部門任務(wù)管理。考勤管理模塊的建設(shè)，可以減少管理人員的工作量，并且對(duì)管理工作進(jìn)行規(guī)范。企業(yè)的工作人員請(qǐng)假和休假以及出差，都要通過這個(gè)模塊開展管理工作；還可以利用這個(gè)模塊對(duì)考勤信息進(jìn)行查詢，從而對(duì)考勤數(shù)據(jù)信息進(jìn)行控制和管理。在進(jìn)行檔案管理模塊構(gòu)建時(shí)，可以對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行有效的借閱，在系統(tǒng)中開放的檔案資料存在查詢功能。在對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)管理時(shí)，主要存在資料的查詢和借閱以及下屬單位的資料管理、基礎(chǔ)測(cè)繪成果的購(gòu)買申請(qǐng)等功能。在對(duì)借款報(bào)銷進(jìn)行管理時(shí)，可以提高財(cái)務(wù)管理水平、規(guī)范工作流程、縮短報(bào)銷和借款的時(shí)間、提高工作的效率。這個(gè)模塊的應(yīng)用，可以對(duì)企業(yè)所有的資金進(jìn)行有效的管控，主要包含了借款管理和差旅費(fèi)報(bào)銷管理等內(nèi)容。在進(jìn)行信息平臺(tái)發(fā)布時(shí)，企業(yè)要做好網(wǎng)站和釘釘公眾號(hào)的建設(shè)，要第一時(shí)間發(fā)布企業(yè)的最新動(dòng)態(tài)和新聞信息，并且對(duì)資訊進(jìn)行全面的分享，為工作人員提供更好的服務(wù)。在對(duì)信息的發(fā)布和審批進(jìn)行統(tǒng)一管理時(shí)，相關(guān)模塊包含了網(wǎng)站信息的發(fā)布和釘釘平臺(tái)信息的發(fā)布的功能。

二、智慧辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用效果

（一）提高工作的便捷性

傳統(tǒng)的企業(yè)辦公形式是利用紙質(zhì)文件開展相關(guān)工作，企業(yè)各個(gè)部門都要通過跑簽的方式對(duì)文件進(jìn)行審批和處理，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)逐一簽字審批之后，由院領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行總審批和決策。企業(yè)總院和下屬單位分布在不同的區(qū)域，距離比較遠(yuǎn)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)和出差等情況，而延長(zhǎng)了文件的審批和處理時(shí)間。如果無法在最短的時(shí)間對(duì)文件進(jìn)行報(bào)送，就無法對(duì)文件中存在的各項(xiàng)問題進(jìn)行及時(shí)的糾錯(cuò)，會(huì)降低審批工作的開展效率。在進(jìn)行智慧辦公系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)，只需要登錄智慧辦公系統(tǒng)，就可以按照固定的流程對(duì)文件進(jìn)行審批，工作人員需要填寫表單中的所有信息，并且按照事先設(shè)定好的流程，對(duì)文件進(jìn)行自動(dòng)的流轉(zhuǎn)。不同的流程需要根據(jù)業(yè)務(wù)需求，對(duì)條件進(jìn)行定義，文件流轉(zhuǎn)到不同審批節(jié)點(diǎn)之后，可以進(jìn)行線上審批。即使審批人員不在單位，也可以利用手機(jī)或電腦等設(shè)備登錄智慧辦公系統(tǒng)，對(duì)文件進(jìn)行審批。工作人員需要對(duì)審批流程進(jìn)行實(shí)時(shí)的觀察，并且對(duì)各個(gè)節(jié)點(diǎn)的審批時(shí)間和審批流程結(jié)束時(shí)的辦理事項(xiàng)進(jìn)行全面的跟蹤，避免在審批時(shí)延誤時(shí)間。這項(xiàng)系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅降低了人力物力資源的投入力度，還可以提高辦公效率。系統(tǒng)的建設(shè)是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行電子化的處理，可以將人事檔案和公文以及日常事務(wù)的申請(qǐng)表單等，根據(jù)不同的角色設(shè)置不同的用戶權(quán)限，用戶在登錄系統(tǒng)時(shí)，可以通過權(quán)限對(duì)身份進(jìn)行驗(yàn)證，利用這項(xiàng)系統(tǒng)對(duì)日常工作所需的文件和資料進(jìn)行全面的查詢。在進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)，還存在報(bào)表統(tǒng)計(jì)和查詢等功能，各級(jí)人員都可以根據(jù)自身的業(yè)務(wù)情況，對(duì)所有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯總和查詢。例如考勤管理人員可以對(duì)工作人員的考勤記錄進(jìn)行查詢和制定，繪制工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表之后，領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)這個(gè)報(bào)表對(duì)各個(gè)單位的工資情況進(jìn)行全面的掌握，避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)等問題。

（二）構(gòu)建智慧辦公系統(tǒng)移動(dòng)端

在現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的過程中，手機(jī)和平板電腦等設(shè)備的普及力度更強(qiáng)，利用無線網(wǎng)絡(luò)釘釘就可以進(jìn)行手機(jī)和平板電腦設(shè)備的使用。在進(jìn)行移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)應(yīng)用時(shí)，信息的交互模式已經(jīng)發(fā)生了巨大的改變，移動(dòng)端辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，已經(jīng)成為整個(gè)行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。在進(jìn)行移動(dòng)端辦公系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的移動(dòng)辦公，企業(yè)各個(gè)部門和各個(gè)單位在開展工作時(shí)，不再受環(huán)境的限制。因?yàn)槠髽I(yè)大多數(shù)下屬單位遠(yuǎn)離本部，管理人員在外出和出差時(shí)，都可以利用釘釘移動(dòng)端登錄智慧辦公系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)了解，還可以對(duì)公文和業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，促進(jìn)了企業(yè)的健康發(fā)展。

（三）定制開發(fā)智慧辦公系統(tǒng)

在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，需要根據(jù)企業(yè)的個(gè)性化需求，對(duì)系統(tǒng)的功能和產(chǎn)品進(jìn)行研發(fā)，確保企業(yè)能夠找到符合自身需求的產(chǎn)品。但因?yàn)槎ㄖ祈?xiàng)目的實(shí)施周期比較長(zhǎng)，需要投入更多的資金，因此企業(yè)要加強(qiáng)系統(tǒng)的管理。在進(jìn)行系統(tǒng)定制開發(fā)時(shí)，可以在平臺(tái)化的產(chǎn)品基礎(chǔ)上，選擇合適的生產(chǎn)商。系統(tǒng)的定制開發(fā)存在一定風(fēng)險(xiǎn)，但這種平臺(tái)化的產(chǎn)品擁有二次開發(fā)和拓展的能力，同時(shí)企業(yè)可以享受生產(chǎn)商后續(xù)的服務(wù)，可以對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行升級(jí)。如果企業(yè)在進(jìn)行定制和開發(fā)時(shí)，涉及的內(nèi)容比較多，就需要投入更多的時(shí)間和精力。因此企業(yè)要根據(jù)生產(chǎn)商的開發(fā)情況，對(duì)自身的發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，要與生產(chǎn)商進(jìn)行配合，才能完善系統(tǒng)的功能，確保系統(tǒng)在使用時(shí)，能夠發(fā)揮更大的作用。在進(jìn)行產(chǎn)品功能實(shí)施時(shí)，生產(chǎn)商可以在現(xiàn)有系統(tǒng)基礎(chǔ)上，根據(jù)用戶的需求對(duì)其進(jìn)行拓展和完善。但單純的依賴生產(chǎn)商的更新，無法對(duì)系統(tǒng)問題進(jìn)行全面的解決，需要保證系統(tǒng)在運(yùn)行時(shí)，能夠滿足后續(xù)變化的需求，提高整體的應(yīng)用效果。對(duì)于大型企業(yè)的發(fā)展來說，因?yàn)槠髽I(yè)的規(guī)模比較大，涉及的部門和工作流程比較多，甚至存在異地的分支結(jié)構(gòu)。在進(jìn)行系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)，要對(duì)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行全面了解，在此基礎(chǔ)上對(duì)現(xiàn)有的系統(tǒng)功能進(jìn)行完善和優(yōu)化，才能促進(jìn)系統(tǒng)的規(guī)范化發(fā)展。企業(yè)在進(jìn)行系統(tǒng)選擇時(shí)，需要選用安全性更好、性能更加良好的辦公軟件產(chǎn)品，才能提高管理工作的開展效率。通過這項(xiàng)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部所有的問題進(jìn)行全面的控制和解決，進(jìn)一步減少建設(shè)的成本。因?yàn)檫@項(xiàng)系統(tǒng)融合了企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，因此系統(tǒng)的使用更加頻繁，企業(yè)的工作人員對(duì)這項(xiàng)系統(tǒng)存在更高的依賴性。利用這項(xiàng)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行集成化處理，需要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)模式的變化對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)功能進(jìn)行升級(jí)，或者將業(yè)務(wù)系統(tǒng)從智慧辦公系統(tǒng)中分離出來，利用專門的軟件對(duì)其進(jìn)行處理。

企業(yè)在進(jìn)行智慧辦公系統(tǒng)建設(shè)的過程中，可以與整個(gè)世界進(jìn)行聯(lián)系。企業(yè)的工作人員可以在網(wǎng)絡(luò)上查找資料，了解市場(chǎng)的行情，發(fā)掘潛在的客戶，還可以與合作伙伴進(jìn)行密切的聯(lián)系。企業(yè)也可以通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布相應(yīng)的信息，例如企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等，對(duì)自身進(jìn)行宣傳和介紹。相關(guān)系統(tǒng)在應(yīng)用的過程中，具備更多的優(yōu)勢(shì)，可以根據(jù)使用對(duì)象提供不同的功能。在進(jìn)行系統(tǒng)研發(fā)的過程中，要引進(jìn)更多先進(jìn)的技術(shù)，提高系統(tǒng)的智能化運(yùn)行水平，才能促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。