辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現狀及措施分析

江西省地質局902大隊 吳圓媛

辦公室檔案管理工作看似比較簡單，實際上工作的內容十分繁雜，因為對于單位活動中的有關資料均要進行檔案的收錄，這就使得收錄的信息量大且雜，而為了在將來能夠用到相關信息的時候能夠找出相對完整的信息資料，這就需要投入大量的人工和時間成本對各種信息進行有序整理，特別是隨著單位不斷發展壯大，活動項目增多，人員的組織架構越復雜，檔案的管理工作量也就越大，基于此，對于新形勢下做好單位文書檔案管理工作有著重要意義[1]。

一、文書檔案定義

文書檔案，產生于各種機關、團體、企業、事業單位在日常工作、行政管理事務活動中，從各類型具有保存價值的、較為重要的文書材料轉化成為檔案，人們在生產生活中的文字記錄、相互交流、信息傳遞等活動均可匯集產生文書。文書主要包括公務文書和私人文書兩種類型，通常所說的文書主要指公務文書[2]。就單位的管理體系而言，文書檔案管理是其非常重要的一部分，與單位管理效率、服務質量有著直接的聯系。而對于文書管理來說，分類和歸檔又是其中的主要構成部分。但是，隨著現代社會的發展進步，文書檔案管理工作也暴露出了很多問題，這就需要從單位自身實際出發，針對問題提出解決措施，讓文書檔案管理工作更順利、更規范、更標準地進行[3]。

二、文書檔案管理現狀及存在的問題

（一）檔案管理水準較低，創新能力差

文書檔案管理不只是簡單的管理工作，其本質上屬于技術工作。通常而言，文書檔案管理的質量和效率直接取決于從事文書檔案管理工作人員的管理能力和業務水平。但是，現階段檔案管理人員往往將主要時間、精力放在了文書檔案資料的保存方面，對資料的收集、存儲大多采取傳統模式，很少對資料進行規范化的整理和分析，對于一些經驗性資料也缺乏分析總結。無法進行信息資料有效的整合，導致需要查閱一些資料的時候，不能精準地定位資料范圍，在查找資料的過程中較為浪費人力、物力和時間，且檔案在管理的過程中，缺乏對信息技術的處理能力，只能通過一些辦公軟件進行基礎的信息收錄整合，而缺乏對信息的準確性分辨和對信息的應用價值評估等能力[4-5]。這在一定程度上降低了檔案管理水準，未能有效發揮文書檔案資料的功效，沒有充分利用文書檔案資料的優勢，為單位提供有力的支持。

（二）工作人員對文書檔案收集與歸檔的重要性認識不夠

文書檔案資料能夠充分反映出單位各部門的實際發展情況，翔實記錄單位的發展歷史，有助于單位管理層對歷史經驗進行總結、反思，明確后續的發展方向。

因此文書檔案收集與管理十分重要，然而大多數單位卻不重視，文件資料丟失、留在經辦人手里的現象屢見不鮮。究其原因，在于歸檔模式不科學、管理不到位。目前，大多數單位采取紙質文字資料歸檔的模式，往往忽視了電子文檔的歸檔。同時，為減少發文，上報文件、重要事項決策意見不以正式文件上報或回復，上報文件材料往往會留在經辦人手中，沒有進行歸檔。經辦人沒有充分認識到歸檔的重要性，不能保證檔案的齊全完整性，當需要查找文件資料時則需要投入大量的時間與人力，不利于其他工作的順利開展[6]。

（三）文書工作與檔案工作的銜接度不足

文書檔案管理工作具體包含兩個方面內容：一是文書，二是檔案，其二者看似不同，實則互為聯系，關系緊密，具有不可分割性[7]。在實際的文書檔案管理工作中，將兩者緊密銜接，使其互相配合，是當前檔案管理工作者需要重視和考慮的，只有二者相互配合，緊密銜接才能夠使檔案管理工作形成一個整體，構成一個完整的檔案管理體系。但是，在新時期通常采取的管理方式為分模塊式，這種管理方式必須單獨操作，無法對其進行統一，從而無法使管理工作成為一個完整的整體，即使一些個別單位建立了相應的管理體系，也往往流于表面，無法根本解決問題。

三、推進檔案工作規范化措施

（一）提高員工的綜合素養

部分單位的檔案管理人員依循相同的規范，整理文書檔案資料，并未結合新形勢下行業的實際特點，開展具有針對性的檔案管理工作。檔案管理人員始終是檔案管理活動的主體，因此，其綜合素養、業務能力、專業水準直接關系檔案工作質量。為進一步適應新形勢下文書檔案管理活動的各項要求，單位的檔案管理人員應持續提高自身的綜合素養，深入分析文書檔案管理活動的落實情況；根據各項管理活動細節，制定針對性的培訓計劃，不斷提高自身的工作能力，優化自身的工作狀態，確定自身存在的諸多不足，積極參與培訓活動。單位在對檔案管理人員進行培訓時，應著重提高檔案管理人員的綜合素養、專業技能以及理論知識水準，全方位提高管理人員檔案管理意識。此外，還應不斷革新管理層的檔案管理理念，引入現代化的文書檔案管理觀念，圍繞計算機技術、信息化技術，制定更加合理、科學、專業的管理計劃，進而提高文書檔案管理質量，增強單位的核心競爭力。

（二）把控信息技術，推動文檔一體化建設

文檔一體化主要依托于先進的信息技術，在技術層面上實現文書檔案信息化管理的規范化和科學化。目前文檔工作運用的信息技術主要有以下幾部分：1.通過信息技術打破文書系統、檔案系統、辦公系統和單位內部系統之間的信息傳輸壁壘，實現信息傳輸、數據同步、信息共享、數據生成和數據一站式傳輸等，以此提升文檔工作效率。2.利用“互聯網+”與云共享功能，并實現“政企合作”，加強與阿里云、百度云、360云等高科技云端供應商的聯系與合作，以此充分發揮文檔的信息共享價值。3.借助信息技術和智能平臺構建文檔一體化管理系統。充分利用計算機技術和網絡平臺的強大功能作用，在各機構部門與辦公室之間建立起系統完備的檔案管理系統，建立數字化文書檔案網絡傳輸體系，促使檔案收集歸檔、管理交接等工作更加快速高效、方便快捷，有效避免傳統檔案管理模式下檔案信息資料時有缺損失效等問題的發生；涉及單位重大管理事務或經濟事務的文書檔案資料收集歸檔工作時，檔案管理人員可以充分借助網絡管理平臺對檔案資料的形成與傳遞過程進行全程動態跟蹤，及時發現其中存在的不規范之處并作出妥善處理，以此確保檔案材料的準確性和科學性。

（三）完善文書檔案收集與歸檔管理制度

第一，要完善收、發文登記制度。當前，大多單位實現了辦公系統自動化，通過辦公自動化系統流轉的所有文件能夠對接檔案信息系統，讓文書檔案的完整性和齊全性得到維護。文件材料若是未通過辦公系統處理，單位各部門需要詳細記錄收取的各類文件材料，將收文日期、文件標題、文件日期和簽收人等標注清楚，同時及時向檔案部門進行移交。這樣單位文書檔案才更具可追溯性，保證所有文件資料順利收集與歸檔。第二，要結合實際情況，將文書檔案歸檔范圍、保管期限等以制度的形式確定下來。對此需要針對文書檔案的收集開展調查與指導工作，與單位各部門進行溝通與聯系，充分了解歸檔文件在流轉、管理與使用等環節的信息。文書檔案管理人員應掌握各部門具體職能，了解其文件材料形成規律，將文書檔案收集范圍與重點確定下來，讓各部門了解文書歸檔范圍并完整進行歸檔，提升文書檔案管理工作質量。

（四）提高檔案案卷質量

一般而言，檔案的最終價值主要取決于檔案案卷材料最初的收集整理，而立卷方法和案卷的裝訂質量也最能體現出檔案工作的效率和效果。因此，在進行檔案管理時，要根據實際情況和檔案的性質選擇合適的立卷方法，這樣才能有效保證案卷裝訂的質量，從而更好地完成檔案分類，這對后期的檢索、調取以至檔案標準化、規范化工作都有很好的促進作用。

（五）加強領導對檔案管理的重視

目前，社會各項事業均在產生變化，為適應經濟和社會的快速發展，各項工作都需要隨之進步和改善，文書檔案工作也不例外。與時俱進，不斷完善是每一個單位領導者和參與者都需要做到的，面對以往存在的問題和不足，就需要加強認識，提高重視，積極解決，完善規范。在文書檔案管理工作中，首先應該改變認識的是相關管理者，也就是領導者，要意識到文書檔案管理工作對單位的長期發展所帶來的影響，以往對于檔案管理工作的忽視事實上已經制約了單位管理工作的良性發展和有效運行，在某些環節或者隱性方面得以體現，因此要想從根本上提高單位的管理效益和經濟效益，就應該從基礎出發，在多個環節進行完善和改進，對各項管理工作予以同等重視，起到良好的示范作用和領導作用。

（六）文書檔案管理部門要加強與社會的聯動

注重在多媒體平臺上的宣傳，使社會能夠多關注高質量的文書檔案。與其他的數據挖掘平臺、互聯網平臺以及傳媒平臺進行合作，更好地挖掘文書檔案中的工作價值，可以促進檔案管理人員全面地認識到自己工作的價值，更好地發揮其工作的主動性。這種聯動式的檔案數據挖掘和服務，也可以為全社會的檔案利用提供相應的數據基礎，使檔案建設工作進入一個良性循環，“以應用帶動挖掘，以挖掘推動應用”，形成一個相互促進的良好局面。

四、結束語

綜上所述，一個單位管理水平的高低可通過其文書檔案管理水平判斷，而檔案管理的效果和質量也直接決定著單位內部檔案資料的完整性與其價值。提升文書檔案管理水平和地位，不僅要增強文書工作與檔案管理工作之間的銜接，促進各部門密切協作，建立健全檔案管理、保障機制，還要不斷完善相關工作程序，更好地促進文書檔案管理工作的標準化與規范化，積極開發檔案的潛在價值和良好作用，提高檔案資料利用率，只有這樣才能確保單位長足、穩定、健康發展。