
“謝謝你們,可給幫了個大忙”——在團肥城市委機關,經常能聽到辦事群眾這樣感謝的話語。他們有些是即將入黨的青年,有些是剛剛考上公務員、事業單位的大學生,還有馬上要在部隊里提干的軍人……他們都面臨著人生中的大事,可在接受檔案審核過程中卻發現缺少團員檔案。團市委工作人員根據不同情況詳細介紹解決辦法,耐心細致地講解業務辦理流程,最大限度地簡化程序,用熱情周到的服務踐行初心使命。
“每天都有來電咨詢團檔丟失如何補辦的。今年以來,我們已受理相關業務104件了,除個別特殊情況需要時間核實外,基本都能當天辦結。”團市委工作人員介紹說。
但在團市委書記趙海麗看來,團委的服務工作還干得不夠好:“為什么團檔丟失率這么高?能不能從根本上解決這個問題,讓青年朋友們連這個腿都不用跑?”作為全國縣域共青團基層組織改革的試點,團肥城市委決心在改革過程中解決這個“小問題”。
團員檔案管理工作是團員管理的基礎性工作,是團員組織關系延續的重要保障。團員紙質檔案是公民人生中第一份正式檔案材料,也是建立干部人事檔案的基礎,重要性不言而喻。
通過座談交流和廣泛調研,團檔遺失率高的原因找到了:團員學生升學、轉學時,團檔由個人保管并上交至新學校,因個人疏忽和新的學校不了解學生情況,致使檔案留在學生手中出現遺失。找準了癥結即可對癥下藥。團肥城市委會同教育系統團工委共同研究、反復論證,決定在全市學校層面落實“五統一”,實現“一把尺子”管團檔,實行團檔轉接市內“公對公”、市外“一檔達”,從根本上解決團員檔案遺失率高的問題。

規范管理,標準“五統一”。統一檔案袋,統一設計制作《肥城市中學團員檔案袋》,根據團員數量下發至學校,用于收納團員材料;統一編號,檔案袋編號與入團志愿書編號保持一致,方便記錄和查詢;統一建檔,實行“一人一檔”,明確檔案“三大件”:入團申請書、入團志愿書、團員證,學校對檔案進行審核校驗;統一歸檔,各學校對團員檔案按照級部、班級進行分類管理,統一將檔案袋歸到檔案盒中;統一存檔,團員檔案由學校團委統一保存、管理,非團委工作人員不得接觸檔案,檔案調閱、借取嚴格履行相應程序。
集中轉接,市內“公對公”。每年畢業季,所有初、高中(中職)學校團干部現場集中辦公,統一辦理初中畢業生團檔轉接工作,全程“公對公”當面轉接,打通“最后一公里”。“嚴摸排”確保不漏一人,初中學校梳理畢業生團員升入高中(中職)學校、班級情況,匯總形成聯名表,初、高中(中職)學校按照聯名表,“一對一”現場進行檔案轉接;“三查驗”確保不漏一項,轉接過程中,仔細查驗團員檔案袋數量是否正確、檔案袋是否完好規范、“三大件”是否齊全;“全紀實”確保不漏一環,轉接雙方在檔案袋封皮認真填寫團組織關系轉接內容并簽字、蓋章,做到團檔流向明確、記錄明晰。
合并轉接,市外“一檔達”。針對團員學生轉學和高中畢業生升學涉及市外的團檔轉接工作,學校將學生團員檔案與學籍檔案等統一裝入一個檔案袋封存轉接,實現團籍跟著學籍走,確保紙質檔案不遺失。