大數據時代機關單位檔案管理措施的創新研究

文｜周麗梅

機關單位檔案管理工作具有專業性和復雜性特點，需要管理人員綜合考慮各部門的工作性質和特點，實現各類數據資料的整合、存儲與保管。傳統人工操作的方式呈現出局限性問題，不僅工作效率低下，加大了人員負擔，而且檔案資料的精確性和真實性、時效性難以得到有效保障。在大數據時代中，機關單位應該創新檔案管理的方法，運用大數據技術輔助工作，實現各類數據信息的快速收集，為歸檔和保管、調用等提供可靠保障。因此，應該結合當前機關單位的檔案管理現狀，增強大數據在工作中的融合度，實現檔案資源的優化配置。

一、大數據時代機關單位檔案管理的優勢

（一）提高工作效率

相較于傳統工作模式而言，運用大數據開展檔案管理可以提高工作效率，增強檔案管理的便捷性。紙質檔案管理需要對各項文件和資料進行手工整理，而且對空間的占用較大，給機關單位其他工作實施造成影響。大數據技術的運用，可以為數字化建設增添動力，數字化檔案的錄入和存儲、傳輸、保存等十分快捷，使冗雜性問題得到解決，各個部門的運行更加順暢。尤其是針對當前各種類型的數據，可以實現統一化管理，在檔案查閱中也可以給使用人員提供便利。

（二）開發檔案價值

在過往工作中，雖然對檔案歸檔和管理的重視程度較高，但是卻忽視了檔案資源的開發和利用，導致其社會價值未能得到體現。而大數據技術的運用，可以實現檔案數據的深入分析，快速提取其中有價值的信息，為機關單位領導人員的決策提供依據。尤其是數據分析技術的運用，可以找到海量化數據之間的內在聯系，對機關單位的未來發展情況進行預測和評估，及時做好風險預防和控制措施，保障發展穩定性，為和諧社會構建奠定基礎。無論是在短期管理還是長期發展中，通過大數據技術都可以為機關單位提供更具針對性的服務，使檔案的利用率得到提升。

二、大數據時代機關單位檔案管理的問題

（一）認識不到位

人員思想認知是決定檔案管理工作實效性的主要因素，在當前實踐工作中對大數據的認知不到位，會對其實際應用效果產生影響，導致檔案管理的作用發揮受限。仍舊停留于傳統思想理念下，受到傳統工作模式的影響較大，在檔案管理中出現僵化問題，導致整個部門的運轉效率不高。尤其是在海量化數據面前，如果采用傳統方式將會導致信息處理效率和精確性受到影響。大數據的應用只停留于表面當中，未能從數據整合、數據識別和數據分析等角度予以綜合考量。

（二）技術能力不足

在新時代環境下，對檔案管理人員也提出了更高的要求，尤其是檔案管理中大數據應用具有專業性特征。而部分管理人員雖然在檔案領域具備豐富的知識和技能，但是由于信息化素養不高，也會對工作模式的轉型造成限制。未能做好兩者的密切融合，導致檔案深層價值無法得到體現，計算機只是用來存儲檔案文件，無法滿足新時期機關單位的工作需求。檔案管理人員未能針對計算機知識和網絡技術等進行全面學習，工作中面臨較大的困境。

（三）專業設備缺失

機關單位在專業設備上的投入力度不足，也會對大數據在檔案管理中的應用成效造成影響。大數據時代下，檔案管理工作也呈現出復雜性的特點，老舊設備無法滿足海量化數據的運算和存儲需求，導致系統運行緩慢，而且單一化的功能也導致檔案管理效率受到影響。對信息化建設的重視程度不高，數字化檔案建設缺乏可靠的軟硬件支持。

三、大數據時代機關單位檔案管理措施的創新策略

（一）轉變工作理念

擺脫傳統理念的限制，認識到大數據給檔案管理帶來的價值，在機關單位內部形成良好的工作氛圍和風氣，使大數據的應用成為常態化。應該結合單位的實際發展情況加快信息化建設進程，注重大數據先進技術成果的講解，使工作人員能夠了解大數據領域的前沿動態，結合檔案管理實現有效融合，構建全新的服務模式，促進機關單位服務水平的提升。加強對工作人員的思想教育，根據機密檔案和公開檔案的特點提高大數據應用的針對性，維護機關單位的利益。管理人員應該主動增進與領導人員的交流溝通，根據我國當前大數據領域相關政策和法規，提高在實踐工作中的融合度，以便為決策提供更加可靠的信息，構建高效化檔案管理體系，體現大數據技術的便捷性和精確性特點。

（二）構建人才隊伍

一支高水平的人才隊伍，可以為檔案管理提供堅實的基礎保障，有助于大數據技術應用效果的增強，真正解決檔案管理數字化建設中的困境。首先，應該注重先進人才的引進，實現檔案管理工作隊伍結構的全面優化和調整，為新時期檔案管理注入充足的活力。在人才招聘中，應該關注其專業能力和信息化素養，通過全方位地考核，使其在工作崗位中發揮自身價值，真正做到人盡其才。尤其是青年工作者的引入，可以為檔案管理帶來新的理念和方法，改善當前工作格局。其次，應該注重對人才的專業化培訓。檔案管理涉及較為復雜的內容，因此在日常工作中還應該實施專業化培訓，尤其是要對大數據技術進行系統化學習，提升管理人員的信息化素養。通過專業講座，增進管理人員和專業的溝通互動，使其能夠熟練運用云計算技術和大數據技術等開展工作。

（三）引進先進設備

機關單位還應該注重設備的更新換代，通過專項撥款的方式支持機關單位的數字化建設工作，構建完善的硬件環境，通過設備功能的優化，滿足新時期檔案管理的新要求。加強對資金使用的嚴格監管，除了要對各類設備的信息進行綜合分析與對比外，還要增強設備的適用性，真正為機關單位的檔案管理工作服務。此外，應該增進與第三方科技公司的合作，尤其是在檔案管理信息平臺的構建中，應該充分發揮科技公司的技術優勢，為平臺開發、功能設計與拓展提供保障。從機關單位檔案管理的需求出發，對平臺功能予以優化，確保系統具備可擴展性，為將來工作模式改革留出足夠的空間。

（四）實施技術創新

技術創新是改革發展的重要推動力，因此在檔案管理中應用大數據時也應該以技術創新為核心，改變檔案信息利用率低的問題。首先，在資源共享中應該發揮大數據云存儲的作用。對當前云檔案管理系統功能加以全面優化，增進各個部門之間的溝通交流，使信息得到快速傳遞與共享，為歸檔和管理提供保障。尤其是在基礎性檔案的收集和整理中，可以借助于云檔案管理系統實現資源的單獨存儲。其次，還應該發揮云計算技術的作用，為數據分析與計算提供技術支持。通過對機關單位相關數據的計算，可以為日常工作提供指導，滿足使用者的多元化需求。最后，還應該加快智能檢索系統的建設，實現對機關單位檔案的分類管理，幫助使用者通過快速檢索找到相關內容。逐步實現檢索算法的優化，提高檢索的精確性和效率。

（五）加強安全管理

機關單位很多檔案具有保密性特點，而在大數據背景下，信息平臺的應用也存在一定安全隱患，網絡病毒和黑客攻擊等對機關單位檔案形成威脅。因此應該增強系統防護能力，降低大數據帶來的負面影響。促進系統安全防護等級的提升，可以運用防火墻技術、數字簽名技術和身份識別技術等進行保護，此外也需要針對系統和軟件漏洞加以及時修復。

在大數據時代下，機關單位應該通過轉變工作理念、構建人才隊伍、引進先進設備、實施技術創新和加強安全管理等途徑，提高檔案管理中大數據的融合度，使機關單位的發展真正做到與時俱進。