財務共享模式下企業內部控制問題及措施

周 芬

（華潤東莞醫藥有限公司，廣東 廣州 511300）

企業在我國經濟快速發展的驅動下獲得了長足的發展，原有的業務范圍得到了擴大，利潤收益也更加可觀。然而企業在發展的過程中出現的財務成本過高、財務管理效能低下等問題嚴重地制約了企業的發展。針對這一情況，管理層也開始轉變管理思路并通過構建財務共享中心，全面整合原有的財務核算流程，盡可能地節約不必要的財務成本，確保財務核算效率得到更高層次的提升。財務共享是企業內部流程化、統一化作業系統的表現形式，體現了財務管理與高新技術的雙向融合。新技術的應用可以改變企業內部原有的管理形式，有效規避傳統財務風險；然而值得關注的是，企業管理人員在實施財務共享的過程中，應不斷完善原有的內控措施進一步規范財務共享中心的運營管理工作，確保該項工作的管理效果與預期目標相吻合。

一、財務共享中心概述

1.財務共享服務的內涵及特征

財務共享服務是財務管理流程變化下的新形式，其自身的共享服務體現了全面性、典型性的特征。財務共享模式最早出現于國外跨國公司之中，現階段，在全球共享服務中應用最多的當屬財務業務。借助這一手段，企業原有的組織結構得到了優化，現有的運營成本也得到了有效控制，并且企業管理人員可以運用更加廣闊、清晰的視角分析外部市場環境，不斷提升自身的專業化水準。財務共享服務的特點具體體現在創新性、規模性、規范性、技術性方面。財務共享模式作為一項具有專業管理水準的服務模式，本身就具備一定的創新特點，可以將原先分散的優勢集中起來進行整合。而財務共享本身只有在具備了一定規模的基礎上，才可更好地將企業內部不同的組織機構進行匯總、整合，以便形成規模經濟。財務共享服務還應體現其規范性，標準化、統一化的流程，規范化的操作都有利于企業管理成本的降低，便于領導層開展各項管理工作。隨著企業現代化管理手段的不斷創新，財務共享服務也應體現其高超的技術水平，而企業內部標準化的流程也造就了財務共享服務的技術性。正是在高新技術的支撐下，各種高度集成的IT系統、高新技術軟件與現代化硬件系統才能大量出現在企業內部，更好地發揮出服務效力。

2.推廣財務共享服務中心的必要性分析

現階段我國的市場經濟處于一個高速發展的過程中，隨著經濟改革步伐的加大，各企業之間面臨更大的競爭。為了不斷提升自身的核心競爭力、占有更大的市場份額，企業若想在現在的市場環境下保持良好的發展狀態，就需要不斷提升自身的管理水準，并針對現有的財務管理模式進行積極的調整。首先，較之以往的管理環境，企業現階段的管理環境日益復雜。由于市場環境始終處一種變化、調整的過程中，各種不可控因素逐漸增多，企業管理人員也需要花費更多的力量應對各種復雜因素，財務管理的水平亟待提升。企業內部的業務內容與管理范圍復雜 ，針對不同區域的財務活動，更應進行更加精準的定位與優化，以便實現經濟效益的最大化。其次，財務管理存在區域性差異。企業在制定戰略目標的過程中通常是通過全面的戰略布局與系統規劃之后實施的，而企業現有業務具備一定的不均衡性，如何結合現有情況，合理配置各地區的資源，以便實現成本結構的最優，這也是資源整合利用的一個方面。再次，財務管理風險多種多樣。企業所面臨的財務管理風險與當下的整體經濟環境、法規、財稅政策規定有著緊密的聯系，這也在一定程度上加劇了企業的財務風險。企業只有從自身做起，不斷強化財務信息、內部控制建設工作，才能有效降低相關風險，確保企業戰略執行的有效性。由此可見，企業只有正視當前的發展環境與財務管理特點，借助先進的財務管理模式，才能在激烈的市場環境中占有一席之地。

二、財務共享對企業內部控制的影響

1.財務共享中心工作機制對企業內控的影響

（1）以信息化為依托，提供多重技術支持

企業無論在業務經營的范圍還是涉及的管理項目方面都較為復雜多樣，這一情況也給企業的財務管理工作造成了較大的難度，考慮到業務的范圍過于分散且在資金管理的過程中難以系統化，就需要通過財務共享中心信息系統的支撐加以扶持，借助決策支持系統與管理系統的雙重功效，確保共享模式的進一步優化，改變企業內部以往成本預算單一、績效分析管理不完整等諸多問題，減少企業內控工作的管理難度，實現良好的管理效果。內部控制工作的有效開展加速了部門之間的溝通與聯系，信息的傳遞速度更快，原先居高不下的管理成本也得到了有效控制，并為決策提供有效的財務信息。企業內部支付管理與實際業務相沖突的問題也得到了有效緩解。

（2）改善原有業務流程，構建科學化流程模塊

財務共享模式下的業務流程無論在結構的搭建還是流程的設計方面更加合理，科學性也更強。原有的財務模式體現出的上下等級權限構造較為明顯，而新的模式則體現了業務流程的扁平化，使工作人員可以根據統一的業務規劃有序開展各項業務活動，提升業務處理的效率。其中，針對性質、范圍均不相同的業務則可組建不同模塊，減少重復性操作。企業業務流程的再梳理與企業財務共享中心相輔相成，且流程方面的簡化也在很大程度上促進了企業高效化經營模式的實現。

2.財務共享中心的應用模式對企業內控的影響

（1）基礎財務共享模式方面

企業內部涉及的業務類型與經營方向較多，管理人員在開展財務管理活動的過程中，勢必要針對不同的業務內容與管理范圍進行調節，與之相對應的基礎財務共享模式也可依照內部業務的類型、業務內容的難易程度進行管理。財務共享中心的業務內容涵蓋了收款與付款、應付管理與核算等相關內容。企業基礎財務共享模式在營業范圍方面進行了一定程度的調整，促進了業務流程的標準化，使內部業務的處理方式實現了繁瑣化到簡約化的轉換，促進了各業務模塊間的協調統一。由于企業內部的資金管理工作較為復雜，財務共享中心的構建在一定程度上促進了費用管理的標準化，為企業風險評估工作的開展提供了穩定、科學的數據支撐。

（2）全財務共享模式方面

全財務共享模式覆蓋的范圍更廣，涉及的內容也更多，基本上囊括了企業全部的財務業務，這些業務均屬于財務共享中心的工作權限。較之基礎型模式，全財務共享模式正是在其基礎上進行的累加與拓展，例如增加了財務報表、固定資產管理及核算等業務。從上述內容也可以看到，全財務共享模式對企業財務活動的覆蓋程度是相當大的，在這樣的背景下企業內部的信息處理量與處理速度都有了很大的提升，與此同時該中心的構建也使部門間信息的傳遞更加順暢，這一平臺的搭建可以將之前藏匿的數據信息誤區充分進行挖掘，盡可能地減少財務損失，在節約企業人力資源、實現財務管理工作轉型升級等方面發揮出了重要的作用。

三、問題分析

1.組織構成與人員分配方面

財務共享中心的構建是新的市場環境下對企業內部組織結構的革新與轉變，企業結合自身所處的行業特點以及管理策略選擇合理的財務共享模式，確保企業內部管理模式的統一化與標準化，使企業一改往常管理重心偏上、無法均衡化的弊端逐漸向扁平化轉換。一方面，隨著企業內部分散的財務活動被財務共享中心代替，財務工作容易使工作人員產生單調重復的流水作業感，容易使財務人員產生消極被動的情緒，不利于企業內部高質量人才的培養與人員儲備；另一方面，財務共享中心的流程化操作也在一定程度上緩解了原先財務人員配置方面的壓力，財務崗位的靈活性變大，流動頻率增強，如果企業仍然處于共享中心建設的最初階段，各項內部監控工作能否落實到位還有待關注。

2.業務流程方面

財務共享中心在構建的過程中也使得企業各部門之間的聯系變得更為緊密，原本分散的業務得以形成一個有機整體，有效實現了組織內部成員的協同合作。但是需要看到的是，業務流程的改革是一項復雜的過程，單獨通過拆分或者合并的方式并不能實現良好的效果，而是需要結合內部現有的業務活動，在對相關特征進行系統分析的前提下進行改革，才能實現預期的目標。一方面，業財分離容易出現信息滯后、資金核算情況不能及時掌握等情況，致使財務風險隨之增加，特別是在財務共享之后，內部相關的財務信息都匯集在了財務共享中心，一旦下級財務信息在傳遞的過程中出現錯誤，就會導致更加嚴重的影響。另一方面，人才的使用與配置要求也逐步增大，很容易出現人才儲備困難、招聘難度過大等問題。

3.風險評估方面

隨著企業項目經營范圍的逐步拓展，管理過程中的各種風險也隨之顯現，風險評估工作變的愈加重要。風險評估指標作為企業進行信息傳遞、開展內部監控的基礎，發揮出了重要的作用。財務共享中心所設定的業務流程規范中針對財務工作人員的業務范圍與職責權限均有著細致的說明，這在一定程度上起到了相互監督、制約的作用。但與傳統財務部門相比，財務共享中心信息來源的安全系數難以確定，企業內部工作人員之前可以通過面對面的交流及時排查出各種錯誤與問題，然而在實施新的政策之后，信息錯誤存在的風險逐漸加大且標準化的業務流程劃分容易導致財務人員工作單一，致使工作人員消極被動，風險把控意識下降。

4.數據安全管控方面

企業在實施了財務共享之后，與工作相關的業務記錄往往需要根據現有的數據庫系統進一步開展下去，各項業務活動產生的業務流程也需要通過軟件進行處理，這對于企業內部現有的互聯網技術手段與綜合能力是一大挑戰。傳統的經營管理活動中大多是通過紙質賬簿的方式存儲信息，現階段這一方式已經逐漸被現代化管理手段所取代，然而隨著數據共享的廣泛應用，各項安全風險也隨之產生，并且信息的流動性與連接性更高，各類業務模塊都需要通過相關的數據信息進行有效連接。在這樣的情況下，一方面，一旦與財務活動相關的某個環節出現問題，后續的連鎖問題也逐漸增多且會造成一定的負面影響；另一方面，由于企業對于共享中心數據庫的依賴程度逐漸加大，往往會將相關財務信息進行集中儲存，在出現系統漏洞的過程中，企業的經營管理勢必受到嚴重的打擊，如何結合企業的實際情況，構建效率集中、安全性高的數據庫是管理人員應認真思考的問題。

四、解決措施

1.改變組織結構，培養優質人員

企業在構建財務共享中心的過程中，應先對企業的業務類型與管理格局有一個清晰的認識，并從創新企業組織結構、轉變管理模式等角度入手，使企業各部門與財務共享中心的職能關系更加契合。企業需要從大的戰略布局角度入手，認真制定業務戰略、技術戰略，制定統一的財務標準，對不同層級、不同部門的責任關系與職能屬性予以明確。扁平化財務模式可作為企業組織結構建設的重點，管理層分別從強化企業文化建設、轉變員工思維方式等維度入手，推動財、業一體化，使內部財務管理與供應的諸多環節形成緊密聯系。

2.實現業務流程的標準化

企業需根據自身的業務特點與管理形式，實現操作處理的規范化，使業務流程更高效。企業內部原有流程中一些好的方面可以繼續保留，而一些與企業整體發展戰略相背離的標準則需要重新進行調整。企業內部涉及的資金支出較為多樣，財務共享中心應制定好資金支出標準，對于原始單據的來源進行判定，不斷強化企業的費用使用管理工作。在票據的使用方面，票據的使用情況需要進行及時監控，不同部門的領取數量、注銷動態等都應做好監管工作。合同控制方面應建立科學化的合同賬簿，真正將合同管理工作落到實處。

3.強化內部審計工作

內部審計工作的有效開展是企業內控工作的重要組成部分，借助這一措施，企業內部信息傳遞的精準度與全面性都可以得到一定程度的提升，也有助于企業規避不良風險，做好風險活動的控制工作。管理人員強化內部審計，一方面可以促進審計工作的合理化展開，減少一些客觀因素影響導致的審計獨立性缺失，效果不明顯等問題，有助于形成相互制約、相互監督的工作效果。內部審計人員應明確自身的工作職責，不去做與審計工作相沖突的經營活動，以免影響工作效果。另一方面，工作人員需不斷提升審計工作的實際質量。在具體實施的過程中，審計工作應與具體的業務流程相融合，不斷規范人員、場地、現有資料等諸多要素，確保將該項工作真正落到實處。

4.構建安全的數據平臺

企業本身的業務范圍與經營項目較為多樣，加之信息化時代的到來使人們可以輕松獲得大量的信息，企業內部管理人員更需要具備現代化分析、操作能力的數據平臺加以支撐，以實現良好的管理效果。財務共享中心涵蓋了全面的業務流程，既可包括其他下屬組織和總部的財務部門，還應包括跨業務流程，可以使較為復雜的業務項目與各項流程進行有序對接，在這種情況下，對于企業的技術手段也提出了更高層次的要求。財務共享服務模式本身就是一個匯集了諸多使用功能的、全面化的平臺，具體可包括數據存儲、風險辨別、反饋評估等多重功能，借助這一手段，企業內部財務分析的層級以及廣度均可得到大幅度上升。財務共享中心可作為與各業務部門搭建的橋梁，而財務共享中心收益數據平臺的的完備性則在一定程度促進了財務共享服務中心的建立。與此同時，信息時代網絡漏洞與網絡風險隱患也隨之增大，而這些漏洞與故障會對企業現有的數據信息產生巨大的損失，鑒于此，企業管理層更應關注數據安全的管控工作，通過完備現有的硬件系統、提升管理水平、擴大維護范圍等手段，構建安全、完整的數據平臺。

五、結語

綜上所述，財務共享模式對于企業的健康發展有著積極的作用。財務共享中心的全面實施不僅有助于企業經濟活動的全面開展還可以在現有工作內容的基礎上對企業的未來發展需求與財務管理方向進行全方面分析與判斷，確保企業可以結合自身的業務類型與管理特點，分門別類地進行系統化管理，助力企業實現更大的發展。