新時期提高辦公室人員工作水平的策略

文｜王丹竹

辦公室人員是開展企業(yè)辦公管理工作的基礎保障，新時期辦公室工作職能地位不斷提升，也對辦公室人員提出更高要求。文章通過對辦公室人員管理提升意義進行分析，探討辦公室管理日常存在的問題與提升人員工作水平的方法措施。

對于管理來講，其屬于一個企業(yè)日常管理工作中非常重要的組成內容，能夠對企業(yè)正常運行以及高效發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。所以，在新時代，企業(yè)應給予辦公室管理工作改革以及創(chuàng)新足夠的重視，采用各種有效措施來不斷提升企業(yè)工作的管理質量以及管理效率，促使企業(yè)辦公室管理工作能夠不斷地向著精細化管理方向發(fā)展。對于管理精細化發(fā)展來講，其不但能夠有效提升員工自身的工作質量以及工作效率，同時也屬于時代發(fā)展背景下工作的一個主要發(fā)展趨勢，其不但能夠為企業(yè)節(jié)省各方面的資源，還能夠推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

一、提高辦公室人員管理水平的目的和意義

辦公室承載著管理、服務、處理各項事宜的重要任務，無論是企業(yè)、高校都離不開管理，隨著時代的不斷進步，辦公室管理的重要性越來越凸顯，如何提高辦公室效率，處理好辦公室日常工作，解決好工作中存在的矛盾問題，對促進企事業(yè)單位正常運轉具有重要的意義。辦公室管理過程中會遇到各個部門之間矛盾、人員之間矛盾、部門內部矛盾等。在事業(yè)單位，比如高校事業(yè)辦公室管理中會遇到和學術之間的矛盾，這種矛盾隨著人才培養(yǎng)要求的提升而日益凸顯，而這些矛盾的處理和解決對企事業(yè)單位的發(fā)展有重要的影響。但是由于我國辦公室管理制度落后，管理體制不完善，辦公室硬件設備差等，導致辦公室職能無法更好地發(fā)揮。基于此進行研究，對解決企事業(yè)中存在的矛盾，保證企事業(yè)單位順利運轉，促進企事業(yè)單位更好發(fā)展，具有重要現(xiàn)實意義。高校發(fā)展的過程中主要面臨的是學術研究，對于保證高校學術研究順利開展，保證學生實現(xiàn)專項領域內的專業(yè)化，管理發(fā)揮著重要的作用，在高校的教學育人中，無論是提供專業(yè)知識的教學還是進行專業(yè)內外的科學研究，離開了管理都無法順利開展，很多專業(yè)知識的教學僅僅憑借教材的學習是遠遠不夠的，需要相關的教師進行專業(yè)知識的探討，研究教學方法和策略，對于一些科研活動，都是聯(lián)合其他學校以及社會上的一些企事業(yè)單位完成的，而這些科研活動、學術研究的實現(xiàn)和管理有著密不可分的關系。在這種情況下，辦公室管理作為高校的綜合服務機構，是各個部門順利運行的保障，所以如何發(fā)揮辦公室的職能優(yōu)勢，做到學術研究資源的優(yōu)勢互補，為學術研究、科研活動提供有利條件，對促進教學水平的提升有重要的作用和意義。

二、辦公室工作現(xiàn)狀分析

（一）相關工作人員自身綜合素質相對較低

從現(xiàn)狀來看，在部分企業(yè)當中，存在相關管理人員綜合素質偏低的問題，難以勝任企業(yè)辦公室管理這份工作。由于辦公室工作存在著一定的特殊性，所以很容易導致一些工作在出現(xiàn)問題后沒有具體的責任人可以進行追究，這便導致在此類問題出現(xiàn)時，企業(yè)辦公室管理人員難以及時有效地對相應問題進行解決，同時由于部分員工綜合素質相對較低，缺乏較為良好的責任感以及主人翁意識，所以在面對這種沒有明確責任的問題時，往往也容易抱著不夠積極的心態(tài)來進行處理，最終的結果便是問題解決的不夠徹底，逐漸形成問題堆積，進而引發(fā)更多更大的問題，這對企業(yè)的正常運行產(chǎn)生了極為不利的影響。

（二）管理制度有待完善

通常情況下，在企業(yè)辦公室管理工作開展中，需要完善工作制度，為管理工作開展提供有效引導，促使管理人員能夠正確認識自身管理工作，能夠在自身工作中發(fā)揮專業(yè)能力與素質。但在工作開展中不難看出，企業(yè)辦公室管理制度并不完善，導致管理工作經(jīng)常會出現(xiàn)混亂，同時工作人員對于辦公室管理工作，以及自身工作重要性沒有正確認識。管理效率低下，任何事情，都無法在第一時間給出相應解決措施，導致問題影響范圍的逐漸增大，制約企業(yè)的更好發(fā)展。

（三）協(xié)調職能發(fā)揮不到位

大多數(shù)企業(yè)所處的環(huán)境都比較復雜，由于一些落后的工作管理制度，導致大多數(shù)的企業(yè)存在著協(xié)調職能發(fā)揮不到位的問題，主要從以下兩個方面體現(xiàn)出來：第一，企業(yè)的內外協(xié)調能力不均衡。有一些以政策性為主的企業(yè)，他們的辦公室工作卻以政府部門為主，還沒有建立健全的市場協(xié)調機制，從而導致市場協(xié)調能力嚴重不足。第二，企業(yè)的內外協(xié)調職能也比較欠缺。目前，我國有部分企業(yè)內部協(xié)調非常困難，例如部分企業(yè)官僚作風比較嚴重，部門與部門之間相互踢皮球，不解決實事，這樣就嚴重影響了企業(yè)未來規(guī)劃，使得企業(yè)在市場中競爭力不足，阻礙了企業(yè)未來發(fā)展，無法提升整個公司的收益。

三、新時期提高辦公室人員工作水平的策略

（一）注重提升工作者的綜合能力

對于企業(yè)辦公室管理工作來講，其工作內容相對較為瑣碎，雖然整體上看來相對較為簡單，不過卻對相關工作人員的耐心以及細心有著較高的要求，同時在實際開展管理工作的時候還需要各個部門以及員工的有效溝通與協(xié)作，才能夠保證管理工作的順利開展。所以，企業(yè)為了實現(xiàn)管理的精細化，需要注重做好相關工作人員的綜合能力培養(yǎng)教育工作，利用請進來、走出去的方式來不斷促使相關工作人員的專業(yè)知識以及專業(yè)素質得以不斷提升，保證其能夠在完成自身工作職責的同時，還能夠結合管理工作的實際需求，不斷優(yōu)化和提升自身與其他部門以及工作人員的溝通能力以及配合能力，從而促使其綜合素質可以不斷提升。此外，企業(yè)還應該要求以及幫助相關工作人員樹立一個良好的學習以及工作態(tài)度，使其能夠不斷充實和提升自身的管理知識以及管理技能，以此來保證辦公室精細化管理得以順利高效地開展下去。

（二）構建完善管理制度

新常態(tài)發(fā)展背景下，為促使企業(yè)辦公室管理工作能夠得到更好落實，應對構建完善管理制度給予更多重視與關注，通過管理制度為辦公室管理工作提供有效引導，避免工作出現(xiàn)混亂情況。在實際管理制度的完善中，可以從以下幾點展開：第一，在以往企業(yè)辦公室管理中，會制定相應管理制度，盡管當時的管理制度已經(jīng)不適合如今企業(yè)辦公室發(fā)展，但其中有很多條例具備可操作性，能夠達到良好的管理效果。基于此，在管理制度的完善中，要在傳統(tǒng)管理制度基礎上進行，細化完善其中有效條例，然后添加新的內容。第二，要積極鼓勵更多工作人員參與到管理制度的構建中，結合企業(yè)發(fā)展實際情況，提出自身看法與意見。領導者與管理者對于每一位工作人員提出的建議，要安排專業(yè)工作人員進行詳細記錄，這樣才能將可行性建議融入管理制度中。通過該種方式，可以提升管理制度的完善性與可操作性。第三，管理制度在完善后，要將其落實到實際辦公室管理工作中，發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，并作出調整，確保管理制度在辦公室管理工作中，將自身優(yōu)勢與價值發(fā)揮出來。

（三）正確定位，明確目標

在新形勢下想要優(yōu)化辦公室職能管理，提升辦公室職能管理的質量，首先必須要正確定位辦公室大的發(fā)展方向、明確目標。企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展是以企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略作為行動的指南，因此，辦公室必須要以企業(yè)的戰(zhàn)略目標作為核心內容，并圍繞企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)及落實來開展和實施職能管理工作，讓企業(yè)利益能夠實現(xiàn)最大化。辦公室提供的職能服務必須要確保企業(yè)經(jīng)濟能夠持續(xù)穩(wěn)定增長，在執(zhí)行職能的過程中，不斷規(guī)范職能行為，提升辦公室的服務質量，打造具有團隊精神和時代氣息的現(xiàn)代化企業(yè)辦公室氛圍，推進企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

（四）做好督導反饋工作

企業(yè)可以創(chuàng)建完善的重點工作督導反饋制度，制定科學合理的獎懲方法。人員工作人員應嚴格根據(jù)督導反饋制度，做好督導工作，對工作進度進行現(xiàn)場跟蹤督導，協(xié)調各個部門，對存在的問題進行及時解決，進而有效提升工作質量。與此同時，需要把工作的落實情況及時反饋給企業(yè)領導，針對工作完成較好的人員應給予適當?shù)莫剟睢?/p>

綜上所述，在新時期背景下，做好企業(yè)辦公室人員工作是非常重要的，不僅可以有效提升人員工作質量，還可以有效提升企業(yè)的整體管理質量，促進企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。對于一個企業(yè)來講，做好辦公室管理非常關鍵，這就要求辦公室人員能夠具備足夠的業(yè)務能力，以保證辦公室日常管理的順利進行，通過不斷學習和對工作模式進行創(chuàng)新，提升辦公室人員工作水平，從根本上保證人員工作質量和效率。