提高文書(shū)管理工作效率的做法探討

文書(shū)對(duì)于企業(yè)或者政治部門(mén)來(lái)說(shuō)，是沿用傳統(tǒng)方法處理經(jīng)濟(jì)、文化、政治、社會(huì)等各類(lèi)事務(wù)的一種工具。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，人們的思維觀念、工作方法發(fā)生了根本性變化，公文處理做法也相應(yīng)地發(fā)生變化。因此新時(shí)期，無(wú)論是紙質(zhì)公文還是電子公文在處理工作方面，對(duì)管理人員、工作方式、技術(shù)條件的要求更高，因此相關(guān)工作面臨很大的挑戰(zhàn)。

一、文書(shū)工作的特點(diǎn)

文書(shū)是指人們?cè)诠ぷ骱蜕鐣?huì)交往中記錄、傳遞和存儲(chǔ)信息的工具。從古至今，“文書(shū)”在廣義上被視為行政單位、社會(huì)組織、企事業(yè)單位在工作中發(fā)出、接收或由工作產(chǎn)生的，各種文件材料的總稱(chēng)。從文書(shū)出現(xiàn)后，文書(shū)管理就成為一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)的工作，而且也備受領(lǐng)導(dǎo)層重視。從歷史記錄中我們發(fā)現(xiàn)，從夏朝開(kāi)始政府就設(shè)置太史令官職，負(fù)責(zé)處理文書(shū)、編寫(xiě)史書(shū)、整理記錄國(guó)家重要典籍和天文歷法等，以后歷朝歷代也十分重視文書(shū)處理的相關(guān)工作，設(shè)置專(zhuān)職部門(mén)處理該項(xiàng)工作。從文書(shū)處理工作的開(kāi)展過(guò)程中，可以總結(jié)出其主要特點(diǎn)：

（一）文書(shū)處理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作

因?yàn)槲臅?shū)處理工作要求及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，工作流程要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)的制度，嚴(yán)格把握各道環(huán)節(jié)，做到環(huán)環(huán)有手續(xù)、層層有記錄，要建立完善的收文、發(fā)文、傳閱、借閱、移交、銷(xiāo)毀制度，建立專(zhuān)業(yè)的處理保管部門(mén)，培養(yǎng)具有專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的負(fù)責(zé)人處理、保管文書(shū)，以保證文書(shū)妥善、安全的管理。

（二）文書(shū)的處理工作要依法依規(guī)進(jìn)行

文書(shū)內(nèi)容關(guān)系到各級(jí)管理層核心工作，關(guān)系到很多重要內(nèi)容，因此文書(shū)處理要遵循相關(guān)的法律制度。首先文書(shū)處理要依照相關(guān)制度，形成規(guī)范的處理體系。例如文書(shū)符合文體結(jié)構(gòu)要求，要有明確的簽章，內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，使用、管理要嚴(yán)格遵守管理單位及國(guó)家的規(guī)范和法律制度，形成較為成熟的處理體系。

（三）文書(shū)的安全性必須有保障

隨著電子文書(shū)的廣泛應(yīng)用，文書(shū)的安全性面臨全新的挑戰(zhàn)。文書(shū)內(nèi)容涉及管理部門(mén)的核心工作，必須采取相應(yīng)的安全措施。首先要保證文書(shū)內(nèi)容的安全性，嚴(yán)格按照要求控制知悉范圍，出現(xiàn)任何外泄情況，都要依法追究責(zé)任人。其次是防止文書(shū)內(nèi)容被篡改，文書(shū)內(nèi)容要變更或者內(nèi)容要公開(kāi)發(fā)布，都需要嚴(yán)格遵守相關(guān)管理程序。

二、當(dāng)前文書(shū)管理工作面臨的主要問(wèn)題

（一）文書(shū)管理人員的工作理念和非專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)都需要提升

結(jié)合當(dāng)前文書(shū)管理工作的開(kāi)展情況，發(fā)現(xiàn)目前許多文書(shū)管理工作人員工作理念很傳統(tǒng)，抱著做一天和尚撞一天鐘的思想，缺少創(chuàng)新改革的魄力。有的單位管理理念落后，輕視文書(shū)管理工作，認(rèn)為都是些簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，不需要對(duì)工作能力或者專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有過(guò)高的要求，甚至安排對(duì)該項(xiàng)工作沒(méi)有任何興趣或即將退休的老同志負(fù)責(zé)這些工作，所以無(wú)論管理層還是工作人員工作理念都需要轉(zhuǎn)變。還有部分文書(shū)管理人員上崗前沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和組織審查，缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和技能就匆匆上崗，因此難以承擔(dān)起公文管理的重任。再者文書(shū)管理人員工作調(diào)動(dòng)頻繁，這樣對(duì)于文書(shū)管理不利，因此要重視相關(guān)工作人員人事管理。

（二）文書(shū)管理技術(shù)需要提升

文書(shū)管理技術(shù)落后，主要原因在于管理理念、工作理念落后。雖然隨著經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展，各行業(yè)都在推進(jìn)工作改革，但是文書(shū)管理方面投入的資金和技術(shù)研究很少。雖然投入了一些新管理設(shè)備，但技術(shù)系統(tǒng)完善、標(biāo)準(zhǔn)、平臺(tái)的構(gòu)建需要投入大量的人力、物力，才能確保新技術(shù)的安全性。電子文書(shū)應(yīng)用后，還依靠“管住人，鎖好門(mén)”“管好人、管好嘴、鎖好門(mén)”傳統(tǒng)的工作方法和管理技術(shù)已經(jīng)無(wú)法保障文書(shū)的安全。

（三）管理制度不夠完善，也需要提升落實(shí)效率

目前隨著工作環(huán)境的變化，需要根據(jù)工作實(shí)際開(kāi)展情況，不斷地完善相關(guān)管理規(guī)定和制度，實(shí)際工作中，這項(xiàng)工作一直滯后。同時(shí)，很多單位規(guī)范制度雖然被掛在墻上，記在本上，但是落實(shí)效率卻很低。文書(shū)管理制度落實(shí)不到位，就會(huì)造成文書(shū)管理混亂，文書(shū)管理安全工作失控的局面發(fā)生。再者因?yàn)橹袊?guó)人重人情，所以導(dǎo)致出現(xiàn)人情重于法規(guī)，鉆管理制度的空子的現(xiàn)象，這對(duì)于文書(shū)管理制度的落實(shí)極為不利。

三、文書(shū)管理工作的完善措施

（一）提升文書(shū)管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

提升文書(shū)管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)可以從選拔、教育和管理三個(gè)途徑入手。首先文書(shū)管理人員選拔上崗時(shí)要嚴(yán)格按照審查程序?qū)x拔人員進(jìn)行審查。審查工作不能流于表面，通過(guò)簡(jiǎn)單的填表來(lái)落實(shí)，要落到實(shí)處，比如審核入選人員的思想道德素質(zhì)、政治信仰和應(yīng)變能力等。因?yàn)槲臅?shū)管理人員有機(jī)會(huì)接觸單位的機(jī)要文書(shū)，所以工作人員要遵紀(jì)守法、品行良好，否則容易被拉攏腐蝕失職瀆職。再者文書(shū)管理工作人員要具有穩(wěn)定的政治立場(chǎng)和清醒的分辨能力，這樣就能時(shí)刻保持警惕，防止被別有用心的人利用，為文書(shū)安全管理埋下隱患。尤其國(guó)家重要的政治、軍事單位，選拔文書(shū)管理人員，要全面綜合審查他們的性格品德、成長(zhǎng)環(huán)境、自我管理能力、歷史表現(xiàn)等各類(lèi)因素。

其次要重視文書(shū)管理人員的教育培訓(xùn)工作，要有計(jì)劃、根據(jù)實(shí)際需要有針對(duì)性地進(jìn)行。提高員工的責(zé)任心和警惕意識(shí)。因此日常教育培訓(xùn)中要加強(qiáng)思想政治教育、法律法規(guī)和管理制度的培訓(xùn)，通過(guò)這類(lèi)培訓(xùn)能強(qiáng)化員工的安全責(zé)任意識(shí)，認(rèn)識(shí)到工作任務(wù)的重要性。再者，文書(shū)管理要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)和工作方法的培訓(xùn)，使員工能牢固掌握技術(shù)要領(lǐng)，嚴(yán)格按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作流程執(zhí)行工作任務(wù)，鼓勵(lì)員工在工作中發(fā)揮創(chuàng)新思想進(jìn)行創(chuàng)新變革。

最后加強(qiáng)文書(shū)管理人員工作中日常性管理。日常性管理主要從人文關(guān)懷角度出發(fā)，關(guān)心員工的精神狀況、心理變化和工作中的難題。無(wú)論是工作上還是生活中都要履行個(gè)人應(yīng)盡的義務(wù)，注意規(guī)范自己的言談舉止。

（二）借鑒現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新文書(shū)管理技術(shù)

首先依托現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息處理技術(shù)建立文書(shū)處理綜合應(yīng)用管理平臺(tái)。通過(guò)這個(gè)管理平臺(tái)可以規(guī)范文書(shū)的擬定、傳閱、查詢、流轉(zhuǎn)等各項(xiàng)文書(shū)處理工作。信息化管理平臺(tái)自動(dòng)化管理，不僅提高工作效率，還避免人情化管理降低公文安全風(fēng)險(xiǎn)。其次將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到文書(shū)管理工作中提升工作質(zhì)量。例如采用人臉識(shí)別技術(shù)、紅外線報(bào)警技術(shù)和視頻監(jiān)控技術(shù)，可以提升文書(shū)安全管理等級(jí)，實(shí)施24 小時(shí)安全監(jiān)控，能減輕工作人員的工作壓力。最后比如利用條碼技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)安全的自動(dòng)化文書(shū)交換。現(xiàn)代二維條碼信息容量大，可以存儲(chǔ)多種類(lèi)型的數(shù)字化的信息，圖片、文字、視頻等都行。處理效率高、準(zhǔn)確性強(qiáng)，還便于管理，所以很實(shí)用。二維碼標(biāo)簽?zāi)芎陀脩舻男畔⒔壎ㄔ谝黄穑@樣對(duì)文書(shū)處理的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督管理，實(shí)現(xiàn)了文書(shū)管理工作的全方位管控。

（三）完善文書(shū)管理制度提升文書(shū)管理執(zhí)行力

文書(shū)管理制度的建立和完善直接關(guān)系工作實(shí)施水平。完備的法律法規(guī)和制度規(guī)范是指導(dǎo)文書(shū)管理工作科學(xué)運(yùn)行的依據(jù)。首先制度建設(shè)方面，要完善文書(shū)管理的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期評(píng)估文書(shū)管理工作流程和管理制度適用性，檢查管理和監(jiān)督制度上存在的漏洞，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行完善處理。其次結(jié)合實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)，建立全過(guò)程監(jiān)督管理體系。具體的做法就是檢查、審核文書(shū)管理工作中每個(gè)工作環(huán)節(jié)的監(jiān)管制度，如文書(shū)收集、整理、分類(lèi)、傳閱等每一個(gè)環(huán)節(jié)的管理制度，以確保文書(shū)安全性和有效性。最后保證規(guī)范制度的落實(shí)到位，落實(shí)責(zé)任到個(gè)人，工作人員要對(duì)自己所負(fù)責(zé)的管理工作負(fù)責(zé)，發(fā)生任何管理問(wèn)題或者安全問(wèn)題，都要及時(shí)追究負(fù)責(zé)人的相關(guān)責(zé)任，并依照相關(guān)制度對(duì)其進(jìn)行處罰，從而保證管理制度的執(zhí)行力。

總之文書(shū)管理工作有其自身的發(fā)展特點(diǎn)和規(guī)律，并不似看起來(lái)那么簡(jiǎn)單，并且對(duì)日常工作的順利開(kāi)展有重要的影響作用，因此必須要重視起來(lái)。工作中既要繼承傳統(tǒng)良好的工作態(tài)度和方法，也要與時(shí)俱進(jìn)敢于創(chuàng)新，在管理技術(shù)和方法上進(jìn)行改革創(chuàng)新，提升工作效率，保障文書(shū)管理工作安全高效進(jìn)行。