數字化干部人事檔案管理的安全風險與對策探討

高 艷

（中鐵物資集團有限公司，北京 100000）

隨著信息技術的迅速發展，國內大部分行業逐漸開始引入數字化的信息管理技術。在干部人事的檔案管理方面加入數字化元素，能夠在一定程度上消除傳統檔案管理過程中存在的弊端，可以更為便捷地調動、查詢和整理干部人事信息，改善企事業單位人事檔案的管理條件，除此之外，管理層領導還能夠通過數字化平臺進行更為清晰簡潔的人事情況調動查詢。然而，干部人事檔案的數字化管理是一把“雙刃劍”，同時存在著許多安全隱患。干部人事檔案數據不單是企事業單位的信息機密，而且也是每位干部的私人信息，保障干部人事檔案數據的安全，有利于企事業單位的健康發展，有利于干部隱私保護系統的逐步完善。

一、數字化干部人事檔案管理的作用

企事業單位進行干部人事檔案管理系統數字化模式建設，是符合當前時代發展需要的。現階段，我國正處在網絡信息技術迅速發展的環境中，在這樣的背景下，穩定地推動檔案管理的數字化發展，可以加強企事業單位對巨大信息數據的便捷處理，準確地查找需要的數據信息，同時，能夠對數據信息進行各種處理。利用互聯網技術，能夠對檔案數據實現分類挖掘，歸納出隱藏的規律，為企事業單位的檔案處理提供最大程度的便利。人事干部的檔案管理并不僅僅是干部個人成長經歷的記錄，同時也是對干部個人發展水平的判定依據，其中不止包含了干部的成長經歷也包含了干部的能力水平的記錄。這對于企事業單位來說有著很強的現實引導意義，能夠科學合理地對干部群體進行培養計劃安排與人事調動。對于企事業單位管理層來說，人事干部的檔案管理數字化能夠預防出現以往發生過的重復性決策失誤等問題，在一定程度上提高了企事業單位發展與前進方向的合理性。企事業單位人事變化過程伴隨著巨大的檔案數據，尤其是在企事業單位高速發展的環境下，期間所涉及的數據更是不計其數，這時檔案管理部門如果仍然使用傳統的紙質檔案管理模式將會導致檔案管理的程序性與企事業單位發展步調不一致，從而在一定程度上妨礙了企事業單位的健康發展。除此之外，傳統紙質檔案模式阻礙了部門之間的數據交換，降低了人事檔案的存在作用，同時，巨大的數據量會給檔案的存放空間以及管理者帶來很大的工作壓力。所以，新時代下發展人事干部檔案管理數字化模式是對落后的紙質檔案管理方式的巨大沖擊，是促進企事業單位穩定良好發展的必然需求。

二、數字化干部人事檔案管理存在的安全風險隱患

1.互聯網技術隱患

互聯網技術的快速發展和進步，為人們的日常生活帶來了許多好處，然而，同時也給很多不法分子創造了使用互聯網非法竊奪個人隱私的機會，為互聯網信息技術應用安全帶來了很多困擾。在互聯網快速發展的過程中，人們更多地強調網絡的方便性和可用性，卻忽略了網絡的安全性。當網絡僅僅用來傳送一般性信息的時候，安全問題并沒有突出地表現出來，但是，當在網絡上運行關鍵性的任務時，當企事業單位的人事干部檔案運行在網絡上時，計算機互聯網安全就成為一個不能忽視的問題。在干部人事檔案數字化管理過程中，假如碰到非法組織或個人的惡意竊取信息行為，互聯網設備很容易會受到病毒和木馬程序的攻擊，從而使得檔案數據管理系統崩潰，進而導致干部人事的隱私信息出現丟失或者網上泄密的現象。

2.檔案管理系統完整性隱患

建立一個完整的檔案管理系統，不但是人事干部的個人需要，而且是檔案儲存工作的需要。因為檔案信息有著主客觀條件的差異以及有關的軟硬件支持方面存在缺陷，致使檔案管理數字化系統的完整性難以得到保證。電子數據在積累、利用以及交換等各個過程中都存在導致系統崩潰的安全風險，進而導致檔案數據信息丟失。此外，已有的管理體系仍不能充分保障檔案的完整性，數據在保存過程中有可能被非法分子進行篡改，導致檔案出現順序混亂原始信息缺失等問題，進而使得檔案的完整性受損。人事干部檔案作為企事業單位人事變動的重要記錄，也是企事業單位進行未來人才培養規劃的重要依據。檔案管理工作是人事工作中的重要組成部分。但是，檔案管理作為人事管理中關鍵的一個環節，卻在很多時候容易被忽視，從而成為人事管理的一個薄弱環節，對人事管理質量造成了直接或間接的影響。人事干部檔案管理最重要的就是檔案記錄的及時性、真實性和完整性，只有將已經完成的相關檔案管理工作及時整理歸檔才能夠最大程度地避免出錯。

3.數據保密安全隱患

檔案管理系統與數據保密系統在本質上是互相滲透、息息相關的。就檔案管理系統自身的安全性來說，其涵蓋了確保檔案安全和檔案保密兩個方面。檔案管理是與企事業單位文化密不可分的，它是企事業單位文化的關鍵組成部分，是企事業單位精神文化與價值觀的一種表現，也是干部、員工寶貴的人事經歷記載工具，因此，它在企事業單位文化中有著無可取代的作用。如果只要檔案管理而不要保密管理，那么企事業單位人事干部秘密一旦被泄露，就會給企事業單位和員工個人帶來巨大的損失，直接影響企事業單位的生存與發展。只有將保密工作與檔案工作有機地結合起來，才能避免或減少給企事業單位造成不必要的損失。數字化的檔案管理系統通常會利用物理儲存設備，其存貯空間比較擁擠，在很大程度上給不法分子竊取信息創造了條件，不法分子可以利用檔案管理系統存儲空間小的弊端將干部人事檔案的全部數據拷貝到小型隨身儲存設備中，繼而隨意傳播到互聯網上。所以，其保密管理工作的難度很大。

三、數字化干部人事檔案管理中安全風險的防范對策

1.強化數字化人事檔案的互聯網權限管理

隨著網絡技術的發展，網絡正改變著我們工作和生活的方方面面。我們的工作和生活都越來越離不開網絡，但是互聯網是一把“雙刃劍”，缺乏管理的互聯網會帶來諸多問題，數字化干部人事檔案管理的互聯網安全既需要有內網的保護，也需要對外網的行為進行管控。內網安全需要加強企事業單位員工的信息安全保密技術學習，外網安全需要及時地更新防火墻和殺毒軟件的版本等。通過強化數字化人事檔案的互聯網權限管理，不但可以在一定程度上預防木馬病毒、間諜軟件、僵尸網絡等惡意網絡攻擊行為，而且可以實行惡意網站過濾、防火墻加固等措施。

2.提升檔案管理人員的安全管理意識

在社會經濟日益繁榮、信息技術迅猛發展的當今社會，安全管理工作面臨著更加嚴峻、更加艱巨的新問題。檔案管理人員需要樹立正確的保密觀念，加強學習，不斷提高涉密工作人員的政治素質、法制觀念，是做好保密工作的第一要務。干部人事檔案管理人員，掌握著影響所在單位、企業穩定安全和持久發展的重要人事信息，其個人思想政治素質、道德素質和法紀觀念的強弱，直接關乎所在單位的發展存亡。因此，涉密人員必須充分認識泄密的嚴重后果，強化保密觀念和法紀觀念，樹立真誠敬業、忠于職守、嚴守機密的政治職業素質和真誠做人的高尚道德素質。在具體的工作中，應端正態度，注重細節，改變以往社會生活影響而形成的隨意散漫、信口開河等不良的生活習慣和工作習慣，時刻提高警惕，牢記自身的使命。

3.完善檔案管理人才培訓體系

檔案管理人才培訓過程中應當特別注意培養其自身的責任感和使命感，使其能夠認真學習信息化條件下做好保密工作所必需的基本知識和技能，了解基本的防范手段和高技術竊密的基本知識，以免因為其自身的疏忽給所從事的事業造成泄密的嚴重損失和危害。企事業單位應該充分認識檔案管理人才的重要性，培養優秀的管理人才，建立完善的人才保障機制以及完善人才激勵制度，從根本上保障人才的流動，全面發揮人才的最大效用，才能夠從根本上確保檔案管理體系的不斷完善。對于培養檔案管理人才，也應與時俱進，針對工作屬性以及工作需求，采取“精準”培養的方式，做到因材施教，才能達到預期的效果。

四、總結

逐步推動數字化干部人事檔案管理系統的完善，是現階段企事業單位謀求自身發展的必經之路。數字化的檔案管理系統有著十分重要的現實作用，企事業單位應該摸清自身的現實情況，切實認清檔案數字化發展過程中出現的問題，利用科學有效的處理措施，更為合理地進行檔案數字化模式建設，充分發揮檔案資料在企事業單位穩定發展中的作用。