財務共享模式下的企業內部控制體系優化策略研究

馬忠民 葉紫榆

（徐州工程學院學院金融學院，江蘇 徐州 221018）

伴隨數字經濟發展，共享服務理念已廣泛應用于各項管理工作之中。傳統分散式的管理模式不斷暴露出組織效率的低下、運營成本高昂等弊端。在此背景下，財務共享模式作為新型的管理模式得到快速應用，在一定程度上降低了企業運營成本、提高了管理效率。資料顯示越來越多的企業建立了財務共享服務中心（Financial Shared Service Center，簡稱為FSSC），至2020年底的統計，國內FSSC數量已逾1000多家，并呈現快速增長趨勢，企業通過建立FSSC，顯著提升了經營績效，研究顯示內部控制質量在財務共享與企業績效的關系中發揮了中介效應[1]。2020年12月中興新云服務有限公司攜手ACCA（特許公認會計師公會）、廈門國家會計學院正式發布《2020年中國共享服務領域調研報告》，報告顯示95.20%的受調研企業已經有初步或成熟的財務數字化戰略和計劃，共享服務為企業打造新競爭優勢[2]。但在各企業推行財務共享模式過程中，僅關注于降低成本、提高工作效率方面，而對內部控制問題重視不足，財務共享模式下的內部控制體系構建還不是很完善[3]。沿用傳統的內部控制管理方法已經無法滿足企業財務共享模式下的管理要求，伴隨“大智移云物鏈”（即大數據、人工智能、移動互聯網、云計算、區塊鏈）企業數字化發展，新型財務共享模式要求企業的內部控制必然更加細化，因此財務共享模式下如何優化企業內部控制成為重要研究課題。

一、財務共享模式對企業內部控制提出的新挑戰

財務共享模式即是一種通過將分散于各業務單位、重復性高、易于標準化的財務業務進行流程再造與標準規范化，統一集中到FSSC進行處理，通過實施財務共享以提升企業標準化作業進程，有效促進企業運營成本的降低以及服務的質量與效率的提高[4-5]。實施財務共享模式的需要規范的企業內部控制制度、完善的內部控制體系作為支撐，只有這樣企業才能真正實現業務處理效率不斷提升、服務質量的持續改進、產品成本的不斷下降以及客戶滿意程度的不斷提高，可以說內控控制對于財務共享模式價值的實現具有重要基礎保障專用。因此財務共享模式對企業內部控制提出的新挑戰、新要求。

第一，對企業業務流程再造的要求。流程再造也稱流程重組，1990年由邁克兒漢莫提出，主要內容是對現有信息的整理和優化。財務共享模式下企業內部業務流程需要再造，企業的業務應根據該模式的特點重新設計，應當針對日常業務和日常決策，整合開發出一套合適的業務流程，最后由企業的高管層進行決策。

第二，對高質量內部控制的要求。傳統分散式控制模式只要求企業將各類業務信息進行層層垂直式傳遞，并在層層傳遞過程中完成對每一次的業務信息進行一次審核，這種模式雖然效率相對下降，但在某種程度上也可以相對減少差錯的發生。而企業在采用了新的財務共享模式下，業務信息的傳遞模式發生根本改變，表現在企業的各類信息往往直接集中在了共享部門，對這類信息進行處理的也僅在共享部門的人員，這樣出現差錯的可能性會上升，且在產生的差錯中有些不可逆，因此新模式對內部控制提出來更高的質量要求。

第三，財務機構配置的新要求。新模式下需要對財務機構本身職能進行重塑，同時需要進一步提升財務管理職能在企業戰略中所起到的作用。需要重新成立一個不依附于總公司的新的財務機構，通過各資源整合以及專業人員重組，合理確定企業財務機構框架；最后，對構建信息系統的要求。財務共享平臺的構建質量已經受到信息系統與信息技術制約，要實現信息系統的建設與財務共享模式的構成特征相適應。在共享平臺上，必須保證信息的高度集成，每一個流程步驟的標準化，通過有效的會計結算業務系統與財務決策支持系統以及內部管理信息支持系統等的有效集成，實現財務共享模式順暢運行。

二、財務共享模式下企業內部控制存在的問題

1.企業業務流程再造認識不足

企業在采用財務共享服務模式，進行FSSC的構建過程中，尤其要關注的一環就是對企業業務流程的再造與整合，可以說流程管理與設計是共享服務建設的前提和基礎。要結合財務共享服務要求，對現有的財務工作流程進行梳理、分析、鑒別，作出改進、優化方案，認真再造整合，才能保障共享中心新業務流程的效率與質量得以優化，凸顯共享模式的標準化、規模化、高效化。財務共享的核心是就是實現業務流程的統一與標準。

2.內部控制質量需要提升

在財務共享模式下，企業內部分散的財務活動被財務共享中心代替，原來的層層傳遞，層層審核減少了，信息傳遞的速度與效率得到快速提升，內部控制質量也需要隨之提高。傳統的財務管理模式下，信息在逐級由下而上的過程中，經過了多次的校驗審核，錯誤產生的概率相對較小，同時，即使發生了某些沒有發現的錯誤，其所造成的損失以及所波及的范圍也相對較小。而在財務共享服務新模式下，由于企業的財務數據已經集中于共享服務中心，大幅提升了信息傳遞的速度與效率，但卻由于相對造成的財務高度集中性，從基層信息傳遞的小小失誤信息，可能會導致共享服務的整個損失，波及的范圍也相對較大，因此內部控制質量的要求會更高。

3.內部控制部門和崗位設置不健全

作為現代企業管理過程中的關鍵部門之一，內部控制部門能夠有效控制企業內部可能的風險[1]。在財務共享模式下，內部控制部門可以通過制定部門規章有針對性的對企業各部門進行有序管理。專職人員可以根據企業的財務經營狀況、風險承受能力等因素系統地分析企業管理工作，利用科學的方法確定財務風險的影響因素，以此為保障企業能夠長期有效進行內部控制。然而，目前對于已實施內部控制的企業來說，仍有極少數企業沒有設置內部控制部門和設置相應崗位，這很可能導致企業制定的內部控制制度沒有辦法充分發揮作用或導致企業在進行管理工作中的狀態不穩定，嚴重時會影響企業開展基礎的財務工作。

4.相關信息系統不夠完善

財務共享模式下依托先進信息技術的、運用統一標準規范的信息處理系統，實行了集中化、統一化和規模化會計業務運行流程，將基礎業務區域化、模塊化，實時匯總和分析跨部門、跨地區的會計信息，遠程集中核算，自動化處理繁雜的核算工作，推動企業財務工作從財務會計向管理會計轉型，但相關信息技術、信息系統在很大程度上對財務共享平臺的構建質量產生很大影響。由于缺乏匹配于新模式的對財務管理多方面價值系統化的梳理與總結，缺乏對可能影響財務數據質量的因素調查總結與分析，對信息系統技術漏洞及相關危害的有效總結不足，并在具體的實施過程中對依據網絡信息技術的特征充分制定其相應的安全隱患排除機制，難以實現在財務信息系統的應用過程中，更好地實現財務風險的規避處理，不能為財務共享模式完整開發價值提供的充足支持。

5.風險識別方法單一風險評估不完善

財務共享模式是一種依賴計算機軟件分析、大數據共享分析等先進的互聯網技術而產生的管理模式，對于企業內部控制體系的信息化發展、智能軟件設備完善化發展都起著無法代替的推進作用，但是在整個發展的過程卻與風險識別與評估工作的結合還不完善，并且還不能夠通過科學的財務共享服務系統對風險項目的發展做好全面的防范與監督工作。由于在財務共享模式下的風險并不能只存在于內部控制活動中，在經營過程、籌集資金、專業能力和溝通方式等中也會給企業帶來巨大損失。因此，風險識別方式過于單一會導致企業無法在其他活動中被識別出來，如果對這些潛在風險置之不理，損失在所難免。在這樣的情況下，企業需要制定適合自身的險識別方法并不斷根據實際情況靈活應對外部環境的變更，及時發現風險，為后期應對風險做好充足的準備，達到減少企業損失的目的。

三、財務共享模式下的內部控制體系優化策略

1.簡化與重組再造業務流程

實施財務共享模式其根本是要構建一個統一的標準化和流程化業務處理平臺，歸集所有直屬單位的財務信息按統一的規范標準處理，這就需要對原有的業務流程簡化、細化并優化，刪繁就簡，簡化多余的中間低效率業務流程，同時進行精細化標準規范整合改造與重組，可以以工作流作為構建工具，重新梳理重要流程如人工活動、流程組件、操作者、角色等對象以及對象屬性，理清各節點功能，從根本上查詢新的管理模式下可能存在的漏洞，實現對業務單據狀態和字段賦值的變更，將預算系統、報銷系統、支付系統和核算系統等財務業務工作的流程模塊，通過統一的平臺化簡化、細化、優化，因此要結合簡化細化的內部控制流程從總體視角提升財務管理工作效率，構建財務共享服務中心。

2.實施內部控制的高質量提升措施

內部控制是企業提高經營效率、實現發展戰略的重要管理工具，提高內部控制的質量，可以有效發揮內部控制在實際運行過程中的作用，加強對決策制定的監管，減少盲目投資行為[6]。低質量的內控體系，會導致企業自身優勢競爭力的下降。實施財務共享模式必然與內部控制的高質量提升密切關聯。業務流程的簡化、細化重組與再造，刪繁就簡，提升財務工作效率的同時，但另一方面，伴隨各控制活動要素環節減少會帶來新的風險，因此要財務共享模式下要不斷提升內部控制的質量，可以從管理者自身出發以及管理者所處的外部環境出發，為管理者決策提供及時、有效的信息，完善內部審計流程，提高內部控制自我評價和鑒證質量，及時處理正確、有用、可靠的電子財務數據，通過授權審批控制、運營分析控制等手段控制各活動要素，規范管理者的決策行為、決策流程，保證相關的內部控制工作可以得到高水平的設計，實現內部控制的高質量提升，將企業風險控制在可承受范圍內。

3.健全內部控制部門與合理設置崗位

財務共享模式下，工作流程發生根本轉變，企業應開設獨立的內部控制部門并完善部門崗位設置和職員權責。作為公司的一個具有特殊職能的部門，要確保其自主性和權威性，才能更有利于建立健全內部控制環境，保證內部控制部門與財務部門職責分離，避免人員權責重疊等內部控制中原則性錯誤，同時加強內部控制部門與企業其他各部門之間的聯系，及時發現問題，有效解決問題。財務共享模式下，由于工作流程的轉變，必然帶來了內部控制部門與崗位職責的變更，崗位設置要求相關內部控制人員不僅具有豐富的內部控制專業知識，還要具備較高的信息化操作水平，這也出現了為滿足于新的業務工作要求，專業化的分工會出現某一崗位的業務工作僅局限于該模塊內，反過來會降低員工在其他模塊的工作熟練度。在推行財務共享模式建立FSSC過程中，管理層要結合新的崗位需求，做好前期的員工以心理引導，做好相關培訓工作，減少崗位設置與變動時員工產生疑慮與畏難情緒。同時也可以通過建立輪崗制度、完善晉升和分配激勵機制，打破原有的傳統財務工作思路，激發員工的工作積極性，學習并熟練運用財務新系統、新軟件，促使員工的工作能力全面均衡提升，順應財務智能化發展，提高員工工作質量與效率。

4.完善財務共享相關信息系統

為適應財務共享模式而建立的財務共享中心，通過發展穩定且高速的網絡信息平臺，實現收集并實施各部門常見的會計工作，為各分公司提供跨區域、跨部門的服務。為達此目標，需要擁有一套緊密耦合的信息系統。因此，財務共享模式實施的重要支撐點就是對信息技術依賴性，要有完善的穩健運行的財務共享相關信息系統。企業要對網絡信息技術的隱患特征進行充分的分析與考察，在實施過程中，將財務內控相關工作的風險點防控措施設計的周全完備，要加強對人為操作占比情況的關注，通過對財務軟件應用情況、不同財務軟件系統的數據進行聯動分析研究，預防在數據關聯的過程中由于接口的轉換可能會產生誤差，并結合財務專業相關工作決策設計情況，尤其要充分考慮總結企業管理層在制定財務決策過程中的各類參考因素，總結對信息技術系統所具備的多方面影響，嚴格使用各種權限，并通過權限加強對數據的控制，尤其要關注信息技術相關的安全隱患控制，提升接口的安全性和防火墻的功能，來構建與完善相應的信息技術系統，實現信息技術資源在財務數據轉化過程中發揮更大的作用。

5. 建立風險評估機制完善風險評估工作

在財務共享模式建設的過程中，加強企業內部控制風險識別和評估工作尤為關鍵，應建立風險評估機制，完善風險評估體系。根據風險類型拓展風險識別方法，結合不同情況采用德爾菲法、事故樹分析法、頭腦風暴法、情景分析法（PEST分析與SWOT分析矩陣）、核對表法等進行風險因素的識別與評價，技術人員在利用互聯網大數據信息挖掘的實際工作中，要結合財務共享系統給出的風險評估結果，注意關注財務共享模式中各環節出現的內部控制管理的漏洞以及可能出現的不規范之處，進行具體合理科學的風險評估，制定出具體有效的風險防范措施，在這個過程中還要不斷更新梳理內部控制中各項制度規范，實現其與風險評估的有效融合，同時還要對內部控制相關工作風險特點進行考察，詳細分析財務共享平臺各崗位的人員配置情況進行，使風險評估體系的建設能夠擁有更加理想的基礎條件，不斷推動企業內部風險評估機制的完善，盡可能將風險發生時的損失控制在合理范圍內。

四、結語

財務共享模式運用要與推進內部控制的高質量提升同步進行。財務共享模式下企業的內部控制體系需要進行優化設計，通過營造良好的內部控制運行環境，簡化與重組再造業務流程、實施內部控制的高質量提升控制措施、健全內部控制部門與合理設置崗位、完善財務共享相關信息系統、建立風險評估機制完善風險評估工作，合理運用財務共享中心數據，才能完整顯現財務共享模式的應用價值，企業在競爭激烈的市場中獲取更寬闊的發展空間。