對加強基層公立醫(yī)院檔案工作科學化管理的幾點思考

宋 劍 左效波

1.山東省乳山市中醫(yī)院政工科，山東乳山 264500；2.山東省乳山市人民醫(yī)院質量管理辦公室，山東乳山 264500

習近平總書記曾指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)。各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建成小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。”隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入與發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作已經成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分。面對不斷增多的醫(yī)療檔案和其他檔案數(shù)量和種類，基層公立醫(yī)院應對檔案工作的歸檔、整理、保管、利用等工作細節(jié)提出更高的要求，檔案工作的科學化管理及開發(fā)服務功能迫在眉睫。

1 基層公立醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.1 醫(yī)院負責人缺乏依法管理檔案意識，檔案管理機構不健全

目前，因醫(yī)療衛(wèi)生單位根深蒂固的“重業(yè)務、輕管理”思想，在缺乏領導重視、檔案管理職能弱化的情況下，大多基層醫(yī)院的檔案管理機構僅僅是文書崗位職能的延伸，并沒有進入到檔案管理的范圍，僅限于對文書、紅頭文件進行歸檔，對檔案業(yè)務管理基本一竅不通，更加認識不到綜合檔案對醫(yī)院文化傳承、內涵建設的影響力。而病歷檔案、會計檔案、科研檔案、人事檔案、基建檔案、黨建檔案、宣傳檔案、設備檔案則分屬各個職能科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的狀態(tài)，醫(yī)院檔案室對其他類型檔案的管理更起不到指導作用，缺乏基本的組織管理體系[1]。

1.2 醫(yī)院檔案管理制度未與時俱進，管理方式陳舊落后

隨著人們對醫(yī)療需求的逐步提高，醫(yī)療制度也不斷改革發(fā)展，但基層公立醫(yī)院的檔案管理制度并未隨著時代的發(fā)展變化而更新修訂，更缺乏督導考核機制，沒有形成完善的管理制度和管理模式。很多基層公立醫(yī)院的檔案管理工作仍以手工操作為主，無現(xiàn)代化管理內容，缺乏科學分類和統(tǒng)一管理，存在隨意性、散漫性、分散性，管理漏洞巨大。在制度尚未完善的前提下，各專業(yè)檔案管理實際操作與制度背離的現(xiàn)象始終存在，如醫(yī)院的出生醫(yī)學證明、科研檔案、招標采購檔案、藥品采購檔案等都沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，問題比較突出[2]。

1.3 檔案信息化建設尚在起步階段，與醫(yī)院整體信息化結構不對稱

由于決策者對檔案管理工作重視意識缺失，醫(yī)院的信息化建設工作同樣側重于臨床一線和職能科室，對檔案管理的信息化建設缺乏投入。雖然互聯(lián)網的飛速發(fā)展已經越來越廣泛地應用于現(xiàn)代臨床，但基層醫(yī)院的檔案管理工作卻依然停留在手工操作階段，缺乏科學化、信息化、智能化管理，收集、整理易遺漏、查詢不便、開發(fā)利用不暢等現(xiàn)象比比皆是。熟悉計算機操作的檔案專業(yè)人才的缺乏，也是影響醫(yī)院檔案信息化建設的主要因素之一。將檔案信息化有機融入醫(yī)院信息化發(fā)展大局，使檔案工作全面深化改革創(chuàng)新，是當前公立醫(yī)院檔案工作科學化管理迫在眉睫的工作之一[3]。

1.4 缺乏專職檔案管理高素質人才，檔案管理工作效率低下

現(xiàn)階段基層醫(yī)院檔案管理工作者多為兼職人員，在檔案管理過程中缺乏專業(yè)理論和管理能力，所以歸檔不齊全、履職不到位、服務不到位、不能與時俱進等問題，在基層公立醫(yī)院還大范圍存在。高素質檔案管理人才隊伍的缺失，嚴重影響了檔案科學化管理的進程。在這種情況下，醫(yī)院的檔案開發(fā)利用工作僅滿足于“查閱”的被動狀況，只簡單發(fā)揮了其原始屬性，失去了檔案開發(fā)利用的真正價值。而檔案的分散管理，也不利于醫(yī)院對整體檔案工作進行綜合分析、研判、開發(fā)、利用，現(xiàn)行檔案也就不能發(fā)揮正確作用和服務價值，從而陷入了惡性循環(huán)[4]。

1.5 檔案開發(fā)與利用技術有限，檔案管理種類范圍狹窄

檔案資料是醫(yī)院寶貴的財富資源，對各類檔案的收集、保存、管理，其終極意義是用于分析、研判、開發(fā)和利用，然而大部分基層公立醫(yī)院因檔案種類繁多、統(tǒng)一管理難度大、檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有限等因素，檔案管理工作僅限于資料的收集、統(tǒng)計、保存。另外，從醫(yī)院管理層到專業(yè)技術人員，都看重醫(yī)療技術的提高和經濟社會效益的提升，而對重大醫(yī)療活動的記載、科技成果的創(chuàng)新、專業(yè)論文的發(fā)表都沒有及時歸檔保存，造成重要檔案資源流失，對醫(yī)院長遠發(fā)展、文化底蘊、歷史沉淀的積累形成巨大損失。同時，開發(fā)利用檔案信息資源的手段傳統(tǒng)、方法落后，無法真正實現(xiàn)數(shù)字化、網絡化，檔案信息資源的開發(fā)利用效率極低[5]。

2 加強基層公立醫(yī)院檔案工作科學化管理的幾點建議

2.1 領導率先垂范，科學確定檔案部門管理網絡

檔案工作科學化管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，也是推動醫(yī)院智慧資產管理達到優(yōu)秀水平的良方妙藥。領導班子高度的戰(zhàn)略共識和頂層設計是管好、用好智慧資產的中心。檔案管理部門是儲備智慧資產的中心，是反映醫(yī)院歷史真實面貌的再現(xiàn)基地，是維護醫(yī)院及職工合法利益的證據(jù)，是科學化管理的龐大數(shù)據(jù)庫。新形勢下檔案工作要堅定不移貫徹創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享的新發(fā)展理念，要徹底消除看門守攤的傳統(tǒng)工作模式，推進檔案工作科學化管理進程。不僅要發(fā)揮檔案管理部門工作人員勇于擔當、積極作為和無私奉獻的拼搏精神，更重要的是領導的率先垂范。主要領導重視、分管領導保障，檔案工作才能全面正常運行，發(fā)揮巨大的作用。主要領導要系統(tǒng)地進行檔案管理體系的頂層設計，科學定崗定責、明確職能，做好檔案主管、監(jiān)督指導、保管利用、電子文檔等崗位人員的確定。檔案管理部門負責人應忠誠擔當、知識全面、創(chuàng)新協(xié)調共享能力強。

2.2 檔案工作科學建章立制，營造良性的檔案工作環(huán)境

普及檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展建設中的重要意義，制定科學合理、實用性強的醫(yī)院檔案規(guī)章制度。如建立《醫(yī)院檔案管理獎懲辦法》《檔案分類編號方案》，并根據(jù)醫(yī)院及科室職責的發(fā)展變化，修訂完善《醫(yī)院檔案管理制度》《各部門檔案信息管理辦法》等，使檔案管理工作有法可依、有章可循、行之有效。規(guī)章制度應體現(xiàn)歸檔文件范圍、保管期限、整理規(guī)范等要求。如基建項目檔案的動態(tài)管理，要在立項階段、制定基建管理文檔質量制度和組織參建單位培訓監(jiān)管、驗收等方面提出具體要求，檔案內部管理規(guī)章要完善，在驗收、信息化、開放、審批鑒定、安全保障等環(huán)節(jié)不能出現(xiàn)管理漏洞。將各類檔案管理工作納入科室目標考核責任制，切實營造公平、穩(wěn)定、求進、可預期的檔案工作氛圍，檔案管理部門負責人對各部門歸檔文件進行指導、監(jiān)督和驗收，并對各部門檔案形成質量進行嚴格考核。達不到要求的，通過通報批評、扣罰獎金等方式進行管控，做到賞罰分明、責任到人，樹立制度標桿[6]。

2.3 全員參與建設進程，注重信息前期控制及過程源流管理

醫(yī)院各行政職能部門是檔案管理工作的源頭，決定著檔案的真實性和完整性。科學化管理的核心要求之一就是實現(xiàn)“應歸盡歸、應管盡管”的資源管控目標，確保各類歸檔文件的源頭質量，并充分開發(fā)檔案信息資源[7]。首先是要加強全員意識教育，按照“誰形成、誰整理、誰負責”的原則，形成歸檔文件的部門，都必須參與檔案管理工作，按照管業(yè)務必管檔案的要求，將檔案工作納入各項工作流程，納入科室目標考核，與其它業(yè)務同部署、同落實、同檢查、同考核；其次要實行部門立卷，職能部門負責同志在歸檔之前應對本部門形成的文件材料進行審查，審查是否完整、準確、合法、有效，對部門形成的文件材料進行終身負責的承諾，不斷提高檔案形成者、管理者雙重管控，重視過程源流管理。

2.4 全面督導考核，推進各部門檔案管理元素提升

檔案管理工作要做到全程留痕，責任追溯。通過科學化管理，推動各部門業(yè)務文件檔案材料形成規(guī)范化，推進各項管理元素的全面提升。如通過“三重一大”會議記錄，抽查重大事項決策、重要干部任免、重要項目安排、大額資金使用的檔案形成材料；通過財務賬本查歸檔文件的質量，如外出學習考察、物資采購、科研成果是否歸檔到位；通過收發(fā)文登記簿、臺賬，核查收文來文形成的相關歸檔信息；通過醫(yī)院大事記、年度工作總結等，核查歸檔文件質量，如圖片、視頻、音頻是否齊全；通過法規(guī)業(yè)務制度等抽查歸檔文件質量，如出生醫(yī)學證明、住院病歷、藥品采購檔案等是否進行集中統(tǒng)一管理，是否存在缺項漏項；通過投訴意見等查閱行風建設、醫(yī)療糾紛情況檔案，明晰責任源頭，防止事故再現(xiàn)。通過以上方法來驗證存儲的檔案能否全面反映職能科室業(yè)務及醫(yī)院發(fā)展情況。

2.5 加快推進信息化建設步伐，完善檔案信息化管理技術

檔案工作科學化管理要求文檔監(jiān)管、收集整理、利用服務、安全保障、信息化建設等方面都具有示范性，努力探索新的管理模式。檔案工作信息化必須同單位的信息化建設融為一體，同步推進，聯(lián)手共建，避免各自為政，形成了信息孤島。依托單位信息化建設成果，搭建檔案管理信息化平臺，對醫(yī)療、藥品、人事、宣傳、招標、科研、黨建等檔案進行分類管理，做好檔案信息的分類匯總工作；改進傳統(tǒng)意義的檔案管理制度，明確檔案管理人員分工和責任；制定檔案信息分級管理制度，調取和查閱檔案信息都需要有級別權限，加強保密工作；加強檔案管理人員的計算機水平培訓，培養(yǎng)各類懂業(yè)務通管理的醫(yī)院檔案信息化管理人才，打造專業(yè)化管理團隊；整合電子文件和電子檔案管理的有機融合，建立大檔案數(shù)據(jù)庫，運用檔案管理系統(tǒng)對檔案收集、管理實施在線控制[8-11]。

2.6 樹立合理開發(fā)利用檔案資源意識，使檔案發(fā)揮自身價值

檔案的開發(fā)和利用是基于檔案管理工作的拓展和提高，使檔案工作更具價值。醫(yī)院主要負責人及檔案工作負責人要認識到檔案資源在醫(yī)院科研、教學、醫(yī)療管理、人力資源管理、物資管理中的重要作用，配套現(xiàn)代化檔案管理互聯(lián)網系統(tǒng)，樹立起開發(fā)利用檔案資源意識，尤其是病歷檔案、人事檔案、科技檔案、設備檔案的開發(fā)和利用。病歷檔案能夠助力醫(yī)療糾紛事件的解決，對處理醫(yī)患關系有積極作用，也對醫(yī)療、科研有所幫助；人事檔案數(shù)據(jù)可以為院領導在人力資源配置、選拔任用干部、招聘人才、培養(yǎng)學科帶頭人時提供有利參考，為醫(yī)院的人力資源管理提供重要依據(jù)；對科技檔案進行開發(fā)和利用，可以加固現(xiàn)有臨床研究成果，鼓勵成果的臨床應用、學科人才培養(yǎng)和學科建設，促進醫(yī)療技術的發(fā)展進步；對醫(yī)院設備檔案的精細化管理，可以提升醫(yī)療設備的使用效率和使用水平，有效體現(xiàn)醫(yī)療設備的利用價值，為決策者提供準確的依據(jù)，同時為后續(xù)保養(yǎng)和維修提供有效憑證[12-14]。

2.7 制定安全保障制度和措施，強化檔案安全綠色管理

確保檔案實體和利用安全是檔案機構頭等大事，如果檔案損毀或失密，其后果不堪設想，也會對部門業(yè)務甚至醫(yī)院發(fā)展帶來巨大影響。主要領導要樹立起理念創(chuàng)新、絕對安全、生態(tài)環(huán)保、健康衛(wèi)生的大安全意識，制定檔案安全管理規(guī)章制度以及配套的實體安全保障制度，如安全責任制度、庫房管理制度、檔案出入庫登記交接制度、檔案保管與保護制度等。主要措施有：加強用電管理，庫房內杜絕強電設備；通過物聯(lián)網技術采用管道控制溫濕度，特別是利用白晝溫度、濕度差，采用新風系統(tǒng)調解庫區(qū)溫濕度達到標準要求，或者使用生態(tài)制冷方式；掌握最新檔案修復技術、蟲害防治技術及其他保護技術。檔案主管可以通過遠程監(jiān)控，用手機控制設備安全運行，確保檔案的絕對安全。另外，要重視檔案信息安全管理，制定檔案信息安全等級保護制度、檔案信息安全風險評估、應急處理等制度，合理使用防火墻技術、保密技術、漏洞監(jiān)測技術等來保障檔案信息的安全[15]。

3 結語

隨著時代的發(fā)展、醫(yī)療制度的革新，人們對醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)提出了更高的要求。在醫(yī)院追求技術發(fā)展進步的同時，檔案管理工作勢必要順應發(fā)展趨勢，不斷進行自我建設和革新。新形勢下，醫(yī)院決策者和管理者都應認清本院檔案管理工作面臨的新問題、新挑戰(zhàn)，拓展視野，看到檔案的科學化管理在醫(yī)療、科研、管理、文化[16]等各個方面能夠提供的巨大幫助、帶來的良性改變，建立符合醫(yī)院實際、順應時代發(fā)展的檔案工作科學化管理體系，在如何發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值方面找到突破口，變被動為主動，變閑置為寶藏，使醫(yī)院檔案資源能夠充分服務醫(yī)院各項工作，為醫(yī)院的發(fā)展建設提供強大的保障。