提高基層單位檔案管理效能的路徑研究

唐金融

摘要：基層檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管和提供利用的活動，檔案管理工作是隨著社會的發展而不斷發展變化的，隨著社會需求的不斷增加，基層單位在各項事務管理中也強化痕跡化管理，檔案管理工作也越來越重要，為此，基層單位要構建更加現代、科學的檔案管理體系，對檔案資料進行規范化的管理，以提升檔案資料的潛在價值，為基層單位的發展創造條件。

關鍵詞：基層單位;檔案管理;效能

前言

基層單位作為社會穩定發展的機構，其改革內容牽動著社會各方的穩定發展，因此，做好基層單位的改革工作是社會各項工作的重中之重。檔案管理工作作為基層單位的日常工作，其工作效果會直接影響基層單位的發展水平和現代化步伐，提高檔案資源的使用效率是提高基層單位現代化水平的主要途徑。所以，我們一定要做好基層單位檔案管理的創新改革工作，為現代化發展保駕護航。

1新時期做好創新基層單位檔案管理工作的意義

要想讓基層單位的檔案管理工作跟上當前社會發展的步伐，就一定要進行創新，這種創新是對傳統檔案管理思想的創新、模式的突破。我們要根據檔案管理工作的特點搭建更加科學現代的檔案管理結構，使基層單位的檔案管理工作擺脫陳舊的觀念與僵化的系統，使基層單位的檔案管理工作不再是簡單的資料整理與收集，而是可以利用資料進行實際價值的產出，創造更加豐富的資源，有效改善傳統基層單位檔案管理工作的弊端，使管理工作的整體水平與生產價值得到提升。另外，基層單位檔案管理工作創新可以讓基層單位內部形成良好的氛圍，使基層單位檔案創新工作起到帶頭作用，讓基層單位各個崗位的人員都能產生創新意識和思想，建立良好的創新工作環境，使創新工作由微觀層面逐漸提升到宏觀創新層面，進而提升基層單位的發展水平，使基層單位加速創新和現代化的步伐，產生可觀的創新效能。

2基層單位檔案管理工作的特點

基層單位的檔案管理工作擁有一個較為復雜的體系。檔案管理工作的內容比較多樣，科技檔案、行政檔案、會議檔案和載體檔案等，都是基層單位檔案管理工作的工作內容，這些檔案中包含文字、聲音、圖片及錄像，在保管的過程中一定要保障安全和準確，以便人們進行查找和翻閱。另外，在基層單位的檔案管理工作中，我們對檔案的保存有著極高的要求，這些內容主要都以紙張的形式存在，并使用分類的方式進行保管，這在一定程度上給基層單位檔案管理工作帶來難度。

3基層檔案管理工作中經常出現的問題

首先，檔案管理的制度不科學不完善，且與之相對應的培訓機構不健全。當前，可以進行檔案管理工作的人才比較欠缺，管理制度的問題讓管理人員時刻面臨著變化的工作內容，由于崗前培訓工作不到位，這在很大程度上使人才不愿意擔任檔案管理工作，很多檔案管理工作人員的工作時間比較長，沒有明確的換班制度，這就讓很多工作人員經常處于疲勞狀態，尤其是在進行信息化改革的過程中，很多工作人員不能及時跟上信息化發展的步伐，不能有效完成信息化建設工作，使得基層單位檔案管理信息化工作變得比較艱難。其次，在基層單位檔案管理工作中，工作人員的年齡普遍較高，很難具備足夠的工作能力和學習能力，也很難跟上信息發展的步伐，很難完成檔案管理信息化的建設工作。最后，有一些基層單位對檔案管理工作并不重視，認為檔案管理工作只是簡單地將文字材料進行整理和收集，并沒有從管理的角度看待這項工作，這就讓基層單位錯過了檔案管理工作新方法與新觀念的落實時機，甚至造成檔案消失和檔案失效的嚴重后果，對基層的檔案管理工作造成嚴重影響。

4做好基層單位檔案管理工作的措施

4.1轉變基層單位檔案管理的觀念

基層單位要轉變檔案管理的觀念，要通過加強宣傳教育，使單位員工認識到檔案管理工作的重要性，每個人在崗位上的工作情況也是檔案管理工作的一部分，所以，檔案管理絕非管理員一個人的事。為此，基層單位要制定詳細的檔案管理規范，將管理細節納入檔案管理的考核之中，使全體人員都認識到自己的日常工作會對檔案考核結果有影響，同時，要落實檔案管理責任制，不同部門之間檔案資料的銜接由專人負責，不至于出了問題出現無人負責的現象。只有全員都認識到檔案管理工作的重要性，才能為檔案管理工作開創良好的工作氛圍。

4.2運用信息技術加強檔案管理

隨著信息技術的發展，檔案管理信息電子化是檔案發展的必然趨勢，改變傳統的落后的依靠人工操作的管理模式，建立起信息技術下的檔案管理平臺體系，實現檔案管理的標準化、規范化，為進一步實現信息資源的共享奠定基礎。為此，基層單位要從職能部門內部開始，實現檔案數據采集、分析、整理和存儲的智能化、現代化，經過內部局域網實現各部門之間的聯通，形成信息化的管理平臺。

4.3提高基層檔案管理人員的素質

一直以來，在基層單位中檔案管理人員都是處于可有可無的境地，很多情況下都是單位的快退休人員來擔任此項工作。這樣的人員并不是專門的檔案管理人員，談不上實現檔案的規范化管理，更不用說檔案管理現代化了。而在信息技術下的檔案管理，首先要有專門的檔案管理人員，這樣人員的知識層次不僅僅是滿足于一般的計算機操作，還要求其有較高的知識層次和先進的信息技術應用能力;其次是要精通檔案管理專業知識，熟悉檔案管理規范要求，是屬于集檔案管理、信息技術于一體的復合型人才?；鶎訂挝灰e極引進這樣的人才，為實現檔案管理電子化創造條件。

結束語

綜上所述，基層單位的檔案管理工作對基層單位的發展有著深遠的影響，做好基層單位檔案管理模式的改革工作對基層單位的現代化改革和發展有著決定性影響。因此，我們要在檔案管理模式的改革工作中積極發現存在的問題，正視這些問題，通過科學有效的分析找到解決這些問題的應用方案，讓基層單位檔案的價值可以在基層單位改革發展過程中得到體現，使基層單位可以進入一個全新的發展階段。

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