破解農業科研項目經費管理難題與對策

許海苗 羅 斌

一、引言

隨著科研體制改革的不斷推進，農業科研項目經費來源日益增多：有各級財政部門的直接撥款，如中央專項資金；各級政府職能部門的縱向撥款，如農業農村部、科技部、市農委、市科委、人社局專項資金和社會投資的各類橫向經費等。科研資金投入力度加大，對會計核算和財務管理提出了更高的要求。

某農業科研中心（以下簡稱中心）隸屬于某市農科院，系事業單位，截至2019年底資產約5億元，基本建立了“統一領導、分級管理、責任到人”的項目資金管理體制和制度，合理確定科研、財務、人事、資產、審計、監察等部門的責任和權限，將項目資金納入單位財務統一管理、單獨核算、專款專用，并制定了內部管理辦法和資金使用審批制度，相關內控制度和監督約束機制基本健全，執行較為有效，項目資金支出真實，列支范圍基本符合規定，總體情況較好。

該單位具有科研項目類型多、數量多的特點，僅2019年在研項目就超過200個。根據《北京市科技計劃項目（課題）經費管理辦法》（京財科文〔2016〕2861號附件），各項目經費預算下又細分為直接費用，如設備費、材料費、測試費、燃料動力費、差旅費、會議費、國際合作與交流費、檔案出版費、勞務費、咨詢費、管理費、其他等12個科目和間接費用科目。財務除了要控制項目總預算不超支，還要注意各科目不超支或不超過標準范圍。近年來，項目驗收審計要求越來越嚴格，財政項目資金支出專款專用更加規范，資金進度控制更是細化到每月都必須達標，既要加快預算執行進度，又要兼顧預算不超支不違規。中心通過逐步解決工作中遇到的問題，達到項目基本不超支，并有效地控制了預算，加強項目資金管理，提高資金使用效益，順利通過各年度院級專項審計和課題結題驗收審計的同時，較好地服務于科研人員。

從財務角度看，項目經費管理主要是經費申請和使用過程中產生的問題，一方面是與經費預算有關的問題，如預算執行進度慢、超支、調整等；另一方面是與經費支出有關的問題，如支出報銷違規、單據不規范等。應立足單位全局，統籌規劃，全方位保障，才能解決這些問題。

二、科研項目預算執行的問題和對策

（一）年底突擊花錢

科研項目支出一般都有進度要求，尤其是財政資金，一般每年都要支出完畢，按月查看執行進度。以下是中心根據財政局要求制定的本單位2020年財政項目經費（工程設備類除外）每月考核百分點比例標準：

月份 一季度 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月時間進度(%) 23% 32% 41% 50% 59% 68% 77% 86% 95% 100%

從中可見，每月約執行8～9個百分點，才能滿足每月要求的標準，不能低于該標準。但因科研實際情況所限，無法按部就班地按該百分比支出，例如春耕時會大量購買種子和農資材料，忙著地里的活無暇出差，會議差旅費支出就較少；秋收時節會加大勞務費支出，寒冬到來前會大量購買大棚農膜等。一年當中支出并不均勻，年底支出偏多，大部分科研人員確實因各種實際困難導致支出滯后。另有個別科研人員按進度支出的意識不強，手中積壓大量發票未及時報銷，眼看快到年底封賬了，才急急忙忙進行報銷，集中付款，因此產生年底突擊花錢的現象。

針對這一現象，首先，要認真編制預算。項目經費管理從預算編制開始。以往由于科研項目預算編制主要是由科研人員開始，并負責申報，財務人員參與較少。為了避免預算環節出問題，導致后期無法順利支出經費，如差旅費、會議費、咨詢費等預算金額超標準，項目預算編制過程中，各部門要充分溝通協調，使預算與資產配置相符、與實際工作相對應。項目申報人首先根據科研目標細化支出計劃，財務人員再根據財務制度規定對其進行修正，并由科研管理部門根據科研項目管理規定進行審核，提高預算編制的科學性、合理性，做到預算編制程序規范、方法科學、數據準確。

其次，要從制度上加以束縛。制定關于經費執行進度要求的相關規定，明確各部門職責，并根據結果進行獎懲。中心制定了《財政經費執行管理辦法》，規定由各課題負責人負責該課題的支出計劃，并按規定時間及時報銷；由財務部門每月匯總核算各課題的執行進度，及時進行公示，對沒有特殊原因嚴重滯后的課題予以提醒或警告；由科研管理部門對連續3個月進度滯后的課題，扣減年底績效考評分，在分配科研經費時，對預算執行較好的課題予以傾斜，由人事部門將此納入績效考核的范圍并與薪酬掛鉤。

同時，要加強政策宣傳。由財務部門牽頭，通過郵件群發、建立微信群、召開座談會等形式，將財政要求傳達給每一位項目負責人，并通過與科研人員溝通，了解他們的實際困難，協調給予解決。例如有人反映在農場試驗用地，由農場統一管理，統一用工，統一用料，統一結算。以前由于農場習慣半年才跟課題結算一次材料費和勞務費，導致課題支出滯后。經過座談和協調，農場改為按季進行結算，有條件的還可以按月結算。以往農場是集中購買農資材料，對務農人員按月支付工資，然后根據各課題的用料和用工，分攤給各課題相應的材料費和勞務費，分攤費用的直接依據是一張費用分攤表，在課題賬務支出該筆材料費或勞務費時，入賬的憑證附有分攤表，沒有材料費發票或勞務費工資單，在經費審計時需要另外收集證據如農場購買農資的發票或每月的工資單，以及分攤的依據等一系列額外的憑據。對于審計要求嚴格的，尤其是財政經費，可能無法通過審計，導致課題一直以來習慣于不將農場分攤經費記入財政項目，而是記入審計要求較為寬松的普通項目如橫向課題，從而造成一方面支出與實際不符，另一方面使財政經費支出滯后。針對這一問題，經過座談和協調，由農場提前測算各課題預計年用料和用工，在農場采購農資時按各課題的用量開具發票，由各課題自行到財務報銷并支付，在農場每月支付工人工資時，按各課題用工情況出具工資單，由各課題自行簽名確認走財政經費支付。這樣既加快了財政經費支出進度，又符合項目結題審計的要求，完善了流程。

（二）隨意調整預算

存在問題：實際支出內容或金額與預算不一致，且未提前做預算調整審批，自行調整。支出的內容與預算不一致的情況：采購的設備與預算不一致，例如任務書寫著要買一臺離心機，實際買了一架波譜儀；出差的地點與預算的地點不一致，例如任務書寫著要去上海開會，實際去了海南調研。支出的金額與預算不一致的情況：雖然一個項目的總預算沒有超支，但各科目沒按預算支出，例如材料費預算100萬元，實際花了120萬元，超過預算的20%；差旅費、會議費、國際合作交流費合計10萬元，實際差旅費花了11萬元，超過三項之和。這些與預算不一致的情況，如果在年終決算前按預算調整審批手續做調整，只要是原因合理，得到管理部門的批復，項目驗收審計就不是問題，否則會作為審計問題要求整改，嚴重者會影響項目負責人下一步項目申請金額，甚至影響整個單位的信譽。

解決對策：不僅項目負責人要嚴格按照預算支出要求，財務部門也要嚴查預算審核支出單據，對于預算外的支出堅決不予報銷，若有調整的，要求報銷人提供預算調整批復單，從源頭上防止擅自調整預算。實際工作中，由于項目多，科目多，單據多，財務人員如果全靠人工，工作量大，難免把關不嚴，需要借助信息化工具，通過系統自行設置好的審核條件，初步過濾不符合條件的單據，提高財務人員工作效率。例如中心利用差旅費網上報銷平臺，實現出差前線上審批、出差后線上報銷的功能，從訂票到回來后報銷，在手機APP上就能搞定，達到內控審核、預算管控的效果。同時，在抗擊新冠疫情的關鍵時刻，這種不接觸的智能報銷平臺，也有利于單位安全有序復工。

三、科研項目支出報銷的問題和對策

（一）個別科目超支

根據北京市科技計劃項目經費管理辦法，在項目總預算不變的情況下，直接費用中的材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費、其他支出等科目的預算如需調整，可由項目負責人自主安排，由承擔單位核準，年底和結題驗收時備案；差旅費、會議費、國際合作與交流費三項之間可調劑使用，但不得超過三項支出預算總額，可調減用于其他方面的支出；設備費、勞務費、咨詢費等預算一般原則上不予調增，可調減用于其他方面的支出；間接費用預算不得調整。但在實際執行過程中，個別科目存在超支現象，如差旅費超支，會議費無預算有支出，勞務費超支，咨詢費超支等。

針對這一問題，首先，財務部門組織相關培訓。強調關鍵控制點，并將支出標準如出差乘坐交通工具標準、交通公雜補貼標準、會議伙食住宿標準、咨詢費發放標準等打印張貼在明顯的地方，方便科研人員查看，避免發生報銷時才發現坐軟臥超標了，或辦完會議回來發現住宿費超標了的情況，還可以繪制報銷流程圖并列明注意事項，供大家傳閱。

其次，加強信息化建設。通過用友財務軟件指標管理模塊，在年初建賬套時啟用該模塊，將支出科目按項目做輔助核算并與指標管理掛鉤。在收到撥款時，收集課題任務書，將任務書里的各項科目預算錄入到期初預算中；在支出經費時，按付款銀行單據及對應的發票合同等附件，做記賬憑證，同時勾選支出科目對應的指標，同步減少指標余額。月末調取各項目指標余額表，以方便查詢該項目預算執行情況。科研人員通過查詢余額，在剩余經費額度內做下一步支出計劃，可以有效避免超支的現象。

（二）報銷單據不規范

科研人員交到財務的報銷單據存在各種各樣的問題，歸納起來主要有：①審批手續不齊全或不合規。中心對報銷審批手續做如下規定：支出報銷單據“負責人”審核與簽字權限為：課題組長可審核簽署2 000元以下票據；部門/研究室負責人可審核簽署5 000元以下票據；分管領導可審核簽署5 000元以上10萬元以下，超出10萬元首先由分管領導審批簽字后，再由中心主任進行審批簽字。對于符合“三重一大”的事項還需集體決策審批，報銷時附會議紀要。實際情況總有不符，簽字不齊，說明該采購是未經適當授權審批的，問題的性質比較嚴重。②缺乏相關證據，如無合同、或有合同但合同條款不全，未對支付方式做明確的規定，或工程項目沒標注工期完工時間及分批付款的條件等；材料采購缺乏出入庫單據，或出入庫單據沒有按規定由崗位分離的不同人員簽字，個別出入庫材料規格型號錯誤或金額錯誤，設備購置沒有驗收單、未辦理固定資產登記等。③個別發票相關內容不規范。如發票抬頭各種錯誤：漏字多字，寫單位簡稱而非全稱，或直接寫上級單位的名稱；內容與實際不符：實際是維修服務類型發票卻是材料，實際是工程安裝類型發票卻是材料，對應的合同也沒體現出維修服務或工程安裝驗收售后等內容，后期出現維護相關問題無法向對方單位追責；有的發票內容是籠統的商品類別，如農資無明細數量金額等。

依托單位是項目資金管理的責任主體，應當建立健全項目資金管理體制和制度，完善內部控制和監督約束機制，加強對項目資金的管理和監督。針對以上情況，修訂和完善了《財務報銷管理規定》，規范了審批權限和程序，要求所有費用支出按金額大小逐級審批、經中心領導審核并簽字確認，改變了以往多頭審批、財務監督不力的狀況。擬定《中心進一步加強和完善財務管理制度的通知》，進一步明確了審批責權，并針對報銷中存在的具體問題做出明確規定，逐步規范了財務管理和會計核算行為。

對財務人員提出更高要求，要加強報銷單據的審核，對有問題的單據予以退回改正，做好會計基礎工作。負責報銷的財務人員除了要具備較高的專業技能外，還需要有耐心和良好的溝通能力，既要遵守規定，又要給科研人員做好解釋工作，使其了解注意事項，避免下次重復出現類似錯誤，提高辦事效率。同時，單位應加強崗位培訓，定期進行輪崗。

對于一些特別情況，財務部門還有針對性地進行規范。例如，科研項目一般都有燃料動力費預算，主要用于支出電費。由于單位內部門眾多，每個部門都同時開展若干項目研究，如何準確地核算某一項目的燃料動力費，就成了一個棘手的問題。如果在每個辦公室、實驗室都安裝電表，顯然不經濟也不現實，于是將電費按面積估算分攤。另外，由于科研人員根據科研需要到遠郊調研以及到中心設立的農場基地駐扎，對于這方面是否給予補助以及補助多少，以前的規定沒有涉及，北京市差旅費管理規定也主要針對市外出差的普遍情況。在充分采納科研人員反饋意見的基礎上，經過與審計處多次溝通后，對該特殊情況做出規定，制定了《關于差旅費管理辦法的補充規定》，做到開支費用有依據、支出可量化，大大提高了科研人員的積極性。

依據《北京市進一步完善財政科研項目和經費管理的若干政策措施》第二十一條：承擔單位根據實際需要建立科研財務助理制度的規定，對項目較多、經費較多、有條件的課題，也可以聘用具備基本財務知識、熟悉科研業務的科研財務助理，專門負責財務報銷和協助課題驗收審計等，使科研人員少跑腿，專注于科研，從繁雜的報銷中解放出來。

四、結語

科研項目承擔單位是科研項目經費管理的責任主體，要強化自我約束和自我管理，做到接得住，管得好。做好科研項目經費管理，主要是做好預算管理和支出管理，做到預算編制科學合理、執行及時、調整有據；支出合法合規，確保資金安全。通過建立相關制度，完善內部控制，運用信息系統等，做到財務核算準確，各部門溝通協調，更好地進行經費管理，服務科技人員，為推動科技創新貢獻一份力量。