論合同管理的信息化建設

張耀濤 金國棟

海裝沈陽局 吉林 長春 130000

1 相關概念及內涵論述

（1）合同管理。是指合同當事人為了達到某種目的、實現某種利益，根據所處的現實情況，依照合同法等有關法律法規，從前期的籌備、洽談、草擬，簽訂等，到合同真正生效后的履行、監管、變更、續簽、糾紛解決等，再到合同失去其應有的效力，整個環節中產生的一系列的管理行為，這就要求規范性、系統性、科學性必須貫徹合同管理的始終。依據于此，我們可知合同管理內容應包含以下幾個方面，即：立項、尋源、簽署、履行、歸檔、爭議解決、評估等。想要合同管理工作實現高效率、高質量，難么必須具備與之相適應的高水平的管理機構、專業的人才隊伍、合理的規章制度、科學規范的流程、標準化的表達及文本等[1]。

（2）合同管理信息化。它是建立在現代信息技術不斷發展的基礎上，綜合運用合同管理知識，建立和完善與發展需求相適應的合同管理系統，實現合同管理全過程的信息化，從而提高合同管理工作效率和水平。合同管理信息化是企業信息化建設的重要組成部分，它的水平高低在影響著企業信息化建設的成效。

2 合同管理信息化建設的重要作用及意義

第一，科學配置，提高流轉效率。合同管理工作的流程復雜，建立合同管理信息化系統，可以實現借閱、調轉、審批、查詢等工作的在線辦理，打通了上下級審查通道，打破了地域、時間限制，提高了合同流轉效率。

第二，系統固化，保障制度執行。合同是具有法律效力的文本，其管理必須依法依規，而合同管理實現信息化后，整個管理工作的流程和相關制度都可以利用系統將其固化，在一定程度上規避了人為的不規范操作，為制度執行提供了堅強的保障[2]。

第三，海量內存，極大節約資源。紙質合同文本存儲需要占用很大的空間和一定的條件，一旦遇到特殊情況，就可能丟失，造成不必要的損失。合同管理信息化后，可利用計算機海量存儲功能，實現系統保存，提高了合同管理的安全性，節約了大量的人力、物力、空間資源。

第四，數據處理，提供決策支持。合同管理信息化后，可以快速搜集大量的信息和數據，并且對合同管理過程中產生的數據進行科學有效的分析，得出具有參考意義的數據和結果，為決策者的工作開展提供幫助和支持。

3 合同管理信息化建設存在的問題

近年來，合同管理的信息化建設取得了一定的成效，但是仍然存在許多無法回避的問題，主要表現在：第一，部分企業對合同管理的信息化建設重視程度不夠，缺乏對合同管理信息建設的宣傳與培訓，導致工作人員對相關工作的重要性認識不足，沒有充分調動大家參與的主動性和積極性；第二，缺乏相應的人才隊伍建設，尤其是缺乏對IT技術人員的培養，導致合同管理信息建設相關制度、配置流程、系統更新等工作都缺乏系統性和科學性。第三，合同管理的信息化建設工作尚未形成良性的互動循環。大部分企業在推進合同管理的信息化進程中都是購買已經開發好的硬件和軟件系統，一旦遇到問題，就需要開發企業給予相應的問題解決方案，消耗了大量的時間成本、溝通成本，在一定程度上影響了合同管理信息化的使用效果和推廣進程[3]。

4 合同管理信息化建設的對策建議

第一，夯實基礎，強化制度保障。在推進合同管理信息化建設的進程中，必須加強制度供給。要建立和完善合同管理制度，進一步細化合同內容，明確管理標準，規范操作流程。要加強合同管理的標準化建設，對于合同的流轉審批、分類歸檔、調閱查看等操作和流程都要不斷優化和完善。要進一步明確管理責任，加強痕跡管理，做到每一個操作步驟都有跡可循，確保整個合同管理過程的安全性和可靠性。

第二，著力創新，強化技術保障。要把技術創新貫徹合同管理信息化建設的始終，不斷加大對合同管理信息系統的研究和開發力度。要通過加強對自動技術的應用，實現對信息內容分析和處理，不斷優化合同管理的環節和流程；要加強對整個合同管理系統運行的邏輯性處理，不斷優化和完善信息傳遞的條理性，進一步提升效率和便捷程度；要加強不同功能模塊、不同周期階段之間的邏輯調配，進一步促進資源共享、信息共享[4]。

第三，打造隊伍，強化人才保障。要加強對合同管理相關工作人員的宣傳引導，無論是管理者、使用者，還是監管者、評估者都要充分認識到合同管理信息化建設的重要性。要進一步提升相關工作人員的素質和能力，結合不同崗位需求，開展專業化的業務培訓，通過專家講授、業務交流等方式不斷更新相關人員的業務知識。要鼓勵相關工作人員實現制度創新、技術創新，并給予相應的獎勵，充分調動人才參與相關工作的熱情。