檔案數字化管理在醫院檔案管理中的價值研究

張 倩

（日照市婦幼保健院，山東 日照 276800）

醫院的檔案是非常重要的存在，它記錄著醫院的重要信息，有患者的信息、醫院的人事信息以及重大、典型病例的記載等，但是由于醫院每日人流量大，患者信息儲存量大，檔案管理就是一件耗費人力、物力的工作。檔案數字化管理在醫院的應用可以有效解決現在檔案管理存在的問題，提升檔案管理效率，方便檔案的調取、查閱等。同時，將檔案數字化管理應用于醫院檔案管理也是一種順應時代發展的必然改變，利用信息技術的發展可以提高醫院的競爭力。

一、檔案數字化管理對比傳統管理的優勢

現階段雖然檔案數字化管理仍存在一些問題，但相較于傳統檔案的管理模式，它的優勢是不可忽略的，因此，檔案數字化管理逐步替換傳統檔案管理方式是必然的趨勢。

1.能夠保證檔案的完整性

醫院是一個特殊的場所，每天需要儲存的檔案數目非常龐大且檔案類型非常復雜，因此，傳統的檔案管理會因為年代久遠檔案管理人員的更替、醫院的搬遷等造成檔案遺失，有時甚至是因為管理人員的疏忽導致檔案的不完整。醫院檔案的某些管理人員并不具備專業的知識以及技能，法律意識淡薄，在實際工作中，很容易將價值較高的檔案資料隨意擺放，導致重要檔案缺失[1]。而檔案數字化管理可以完美地避開因為這些因素所導致的檔案不完整。將檔案通過信息化處理，以數字化形式進行保存，通過一定途徑進行儲存，可以徹底保證檔案的完整性及永久性。

2.方便資源查找、分享

傳統檔案管理模式下的檔案借閱、查找是非常耗時耗力的，同時，還可能造成檔案原件因為借閱而丟失。檔案數字化管理借助互聯網可以實現資源內部共享，醫生及護士可以根據需求隨時進行網絡調閱，節省了到檔案室查閱資料過程中查找、登記、借閱等步驟，并且不會造成檔案丟失。同時，也可以方便部門之間針對同一個病人不同疾病的快速診斷，不會因為不了解病人所存在的其他疾病而出現誤診情況。

3.減少檔案管理的人力消耗

傳統的醫院檔案管理為了確保其完整性，一般會投入一定的人力和物力來進行保障。通過檔案數字化管理可以有效地節約人員的利用。解放管理人員的勞動力，避免錯誤的管理操作導致的牽一發而動全身的整體連鎖反應，提高了工作人員的檔案管理效率[2]。相較于傳統的檔案管理，檔案數字化管理可以不需要大量的人來進行維護、保管，只需要專人來將紙質檔案信息化儲存。

二、檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用價值

檔案的數字化管理主要應用有醫院的人事管理和患者病歷的管理，因為人事檔案和病歷檔案針對醫院這個特殊場所其包含內容非常廣泛，檔案的數字化管理的應用體現出了重要的價值。

1.檔案數字化管理在醫院人事檔案管理中的應用價值

首先，檔案數字化管理的應用為醫院建立完整的人事檔案節約人力、物力及時間的浪費，減少了人事檔案調閱的時間，使人事信息整合趨于完整、快速。其次，醫院因為科室、崗位的繁雜，導致人事檔案管理復雜，通過檔案的數字化管理可以建立完善的人事管理系統，方便后期人力的培養。醫院經常會根據自身的運行情況組織人員外出培訓，但是人員的調動會影響科室的正常運行，到那時通過檔案數字化建立完整的人事管理系統，可以方便醫院對人事的了解，能夠快速實施人員調動工作，且不會影響正常運轉；最后，檔案數字化管理方便查閱醫院的醫生護士的資質及能力水平，在日常工作中建立完善的人事評估檔案：記錄日常培訓效果、服務質量、工作技能等，為后期醫院的骨干力量提拔提供依據。

2.檔案數字化管理在醫院患者病例檔案管理中的應用價值

由于醫院每天接診的病人數量非常龐大，并且病癥呈復雜多樣性，需要接受在醫院接受問診，各種檢查、診斷，在這個過程中會產生大量的紙質病例，對于傳統的檔案管理這是龐大的工作量。檔案管理人員需要對整個治療過程中的門診記錄、檢驗報告、醫學影像資料（B超、彩超等）及住院志等進行整理保存，并且在整理、收集過程中容易出現丟失，錯亂的失誤。檔案數字化管理的應用可以通過資源上傳、共享等，讓主治醫生及檔案管理人員準確獲得病人相關的資料并快速成檔。例如，你在CT室拍完胸片后，片子的影像資料會準確傳遞至你的就診卡，在胸片沒打印出來之前，主治醫生可以提前在你的就診卡上看到胸片，并進行診治，同時，檔案方便后期的檔案資料歸集。當患者在醫院建立完整的病例檔案后，后期在本院的其他科室進行疾病治療時，醫生也可以快速查閱本人前期的病史，結合判斷，進行問診。避免出現患者隱瞞病史或遺忘重要病史而造成醫院的診斷決策出現失誤。例如，一位有心臟病史的病人因為牙痛到牙科就診，當醫生問到是否存在其他病史時，病人回答無，牙科醫生當即安排進行拔牙手術。但是在拔牙過程中病人出現休克，在轉科室治療時發現病人是心臟病突發導致的休克。檔案數字化管理的應用可以完全避免上述情況的出現，確保患者得到最優的治療，同時保證醫生的權益。

結語

檔案數字化管理的應用是檔案管理的一次突飛猛進的變革，從根本上上解決了傳統檔案管理存在的弊端，是跟隨信息時代發展的體現。對于醫院來說，檔案數字化管理的應用很大程度上節省了在檔案管理上面投入的各種消耗，降低了檔案遺失、殘缺等現象的出現，同時，為醫院問診提供了可靠依據。相信在未來，檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用將占主導地位，徹底取代傳統的檔案管理方式。