新醫改視域下以干部人事檔案信息化促進醫院人力資源配置精細化

郭 邈

(天津醫科大學總醫院 天津300052)

干部人事檔案管理是醫院人力部門最為基礎的管理工作之一，其開展效率與質量直接影響著醫院人力資源配置情況，對于醫院的正常運轉也會產生深遠的影響。綜觀當前我國各類醫院，其干部人事檔案管理工作中普遍存在著檔案管理模式較為單一、檔案更新頻率不足、管理人員水平有待提高等情況，這些問題的存在對于醫院人力資源優化管理有著不利的影響，需要相關工作人員引起高度重視，并采取行之有效的解決措施。本文結合實際情況闡述了新醫改視域下干部人事檔案信息化管理的可行途徑。

1 醫院干部人事檔案管理中普遍存在的問題

1.1 檔案管理模式較為單一

醫院干部人事檔案管理工作具備較強的保密性質，管理人員在遵循既定的流程，開展相應管理工作的同時，所采取的檔案管理方式也應當和時代發展需求相契合，不斷彌補傳統管理模式中的不足[1]。當前大部分醫院依舊沿用傳統的檔案管理模式，很容易產生信息泄露等情況。加之在這一模式下，檔案管理人員的工作質量和工作效率相對較低，許多檔案材料未能及時歸檔，查借閱過程中遺漏登記、轉遞檔案時不規范操作等，經常會浪費資源。雖然有一部分醫院對人事檔案管理工作進行了完善與優化，但由于發展時間較短，相關檔案管理人員也未能長期堅持對檔案數據信息及時補充，無法形成較為完善的檔案管理體系與制度，使得檔案管理模式顯得較為單一。

1.2 檔案更新頻率不足

由于受到傳統檔案管理觀念的影響，當前部分醫院檔案管理人員依舊采取紙質載體來記錄相應的數據信息，檔案管理人員工作壓力大，降低了檔案信息的更新速率。同時傳統的檔案管理模式也存在較大的不確定性，很容易受到人為因素的影響，使得檔案數據信息缺乏應有的有效性以及可靠性[2]。在我國醫療事業持續高速發展的背景之下，醫院從業人員數量有了突飛猛進的提升，如若醫院干部人事檔案管理工作不能夠基于日常工作的基本情況，全面記錄與整合人力資源相關的數據信息，不能及時掌握各個臨床科室、職能處室相關工作人員的分布與配比，勢必嚴重影響醫院人力資源管理效果。

1.3 檔案管理人員專業化水平有待提高

近年來我國醫療事業得到了迅猛發展，醫院干部人事檔案管理工作也顯得尤為繁雜。目前，部分醫院逐步開展了人事檔案信息化建設工作，但有很多醫院還是沿襲著傳統的檔案管理模式，正在摸著石頭過河，在檔案信息化道路上進行探索。對信息化建設來說，傳統的檔案管理工作人員在認知和專業方面還存在一定的局限性[3]。一方面，沒有做好頂層設計和整體規劃，突出表現在對干部人事檔案信息化建設沒有作出科學性、合理性、前瞻性的布局，忽視了信息技術在人力資源管理過程中的顯著作用，特別是在干部人事檔案管理上的輔助作用；另一方面，各個醫院專兼職檔案管理崗位的設置，使得當前醫院管檔人員專業性不強，崗位流動性較大，普遍缺乏信息技術與檔案管理相結合的能力。這樣就導致了信息化建設流于表面，深入推進困難重重，無法有效滿足醫院人力資源優化管理的相應需求。

2 以檔案信息化促進人力資源精細化的建議

2.1 構建完善的檔案管理系統

構建完善的檔案管理系統，是以檔案信息化建設促進人力資源精細化管理的重要途徑。這一系統概括來說，應具備“便捷”“準確”“安全”3項功能。首先，應具備良好的數據信息收集與分析水平，便于通過關鍵詞或數據信息來篩選所需的干部人事檔案信息，且在高級檢索功能應用過程中有著較高的效率及上佳的效果；其次，由于干部人事檔案信息直接決定著醫院干部的人事安排、任免情況，必須有著較高的真實性及準確性，才能夠讓醫院人力資源調度與調整相對公平公正，在這一層面上，檔案管理系統還應當確保信息的準確程度[4]；再次，人事檔案信息和人員的隱私息息相關，醫院還應當做好對檔案管理系統的防護工作，構建完善的干部人事檔案管理規章制度，增強檔案管理人員操作的規范性，定期邀請專業水平較高的技術人員將防火墻設置于檔案管理系統外圍，讓系統信息更為安全。

2.2 加強干部人事檔案管理人員的信息化培訓

目前信息技術已經被廣泛應用于各行各業，為生產生活提供了較大的便利，醫院干部人事檔案管理也不例外。要想加快醫院干部人事檔案信息化建設進程，構建一支具備較強綜合技術和管理能力的人才隊伍是首要任務。在人才培養上，不但要使其對醫療機構和相關領域有一個明確的認知，還應培養其熟練掌握計算機應用和數據信息維護方面的能力。因此，醫院應當加強干部人事檔案管理人員的信息化培訓，定期邀請信息化領域的專家學者、檔案信息化較為成熟的機構到院進行教學，通過專題講座、答疑解惑、實踐操作、現場觀摩等形式來有效提升干部人事檔案管理人員的專業素養，為醫院干部人事檔案信息化管理建設相關工作的順利開展奠定堅實的基礎，同時，也為醫院人力資源管理的改良與優化提供理論上的支持。

2.3 加強干部人事檔案專項審核力度

在傳統醫院人事檔案管理體系之中，無論是公開招聘，還是人才選拔以及人員調配等環節，往往需要數量眾多的人力、物力來進行檔案數據信息的查閱和傳遞，這一過程很容易出現資源浪費的現象，也嚴重抑制了信息傳遞的效率，這對于醫院人才選拔以及人力資源配置有著不利的影響[6]。因此，醫院人力資源管理部門應當深入挖掘現有的人事檔案數據信息，加強干部人事檔案專項審核力度，為干部人事檔案數字化、信息化建設夯實基礎，也為醫院人力資源的合理配置提供行之有效的依據。這樣，既嚴把了檔案審核關，又有利于促成“不敢造假、不能造假、不想造假”的長效工作機制，從源頭上為醫院選人用人和人力資源的有效配置把關。

2.4 切實提高檔案信息化管理水平

醫院所需要的醫療衛生領域人才主要包含了醫、藥、護、技，其執業信息、科研教學信息以及職稱專業技術信息等多方面數據綜合形成了醫院人力信息資源，相對而言有著較強的綜合性和復雜性。因此，在進行醫院干部人事檔案信息化建設的過程中，應當整合多個部門力量，形成明確的分工機制。在人事檔案材料形成過程中，人事處主要負責職工年度考核、工資變動、后取學歷、職稱晉升等材料的補充；黨辦負責定期交送入黨材料、政審和干部任免材料；工會和紀檢監察部門負責職工獎懲材料；醫務處負責醫師執業及變更等材料；科研處整合職工的各項科研成果等[7]。相關科室應嚴格遵循相應的規章制度，充分發揮各個職能處室的作用，對人事檔案材料的形成過程進行全方位的審核和把關，以此來確保最終醫院干部人事檔案具備較高的可信度，提高利用率，從而有效推動醫院干部人事檔案信息化管理的高速發展。

3 結 語

綜上所述，當前我國已經步入了信息化時代，醫院干部人事檔案管理面臨著一定的完善與優化需求，加強信息化建設勢在必行。相關工作人員應當認識到當前醫院干部人事檔案管理中普遍存在的問題，結合實際情況采取合理的措施，促進干部人事檔案信息化管理，為醫院人力資源的優化配置奠定堅實的基礎。