檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用研究

翟鳳芹

（淄博市中心醫院，山東 淄博）

0 引言

醫院的檔案是醫院發展的珍貴資料，醫院檔案管理部門負責了檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用等活動的管理工作[1]。檔案管理就其基本性質以及主要作用來講，是一項服務性、政治性以及管理型工作，該項工作雖然無法給醫院帶來物質財富收入，但其涉及了醫院的行政管理、人事管理以及科研管理等多項內容，是醫院經營和發展過程中不可替代的重要環節。醫院檔案是國家檔案的重要組成部分，記錄著醫院發生的重大事件，儲存了大量醫療科技成果，為我國醫學科研工作的開展提供了非常重要的數據支持。隨著我國醫療事業的發展壯大，醫院檔案數目、種類也在不斷累積，因此對醫院檔案部的日常管理工作也提出了更高的要求[2]。通過復習文獻可發現，當前我國醫院檔案管理中仍舊存在一些問題，需要進行改革，筆者結合自身工作經驗以及相關文獻報道，現就檔案管理改革中存在的一些問題以及解決措施做以下綜述。

1 醫院檔案管理模式改革的重要性

醫院檔案由醫院發展過程中各類文檔信息構成，這些資料信息與醫院的發展息息相關，對檔案的管理模式進行改革能夠有效促進醫院綜合能力的提升。很多醫院發展歷史悠久，檔案眾多，內容資料復雜繁多，因此在醫院檔案管理工作實踐中，如何提升檔案管理的效率以及質量就成為了改革重點。目前我國醫院處于現代化發展時期，醫院檔案管理的模式也需要與現代化進行結合，因此，實現檔案管理現代化目標是檔案管理改革工作的另一重點。在醫院檔案管理改革工作中，管理人員必須對當前檔案管理存在的弊端加以分析，并針對性地與管理策略進行緊密結合，方能促進醫院檔案管理工作的可持續發展。

2 醫院檔案管理的現狀

隨著社會現代化的發展，無紙化事物以及辦公自動化等事物的出現，使得醫院檔案生成方式發生了前所未有的變化，在現代醫院管理過程中，更多文件的起草、簽發、催辦以及歸檔等流程需要在通訊線路和計算機當中進行，因此檔案前身需要以機讀文件作為主要形態，而檔案自身自然也以電子文件形式存在，而這類檔案的利用與紙質載體檔案的利用方式具有較大差異性，而對兩種方式檔案的管理自然也存在較大差異。然而目前我國很多醫院，尤其是部分偏遠地區的基層醫院，檔案管理模式并沒有與現代化發展要求相結合，因此在管理過程中仍然存在相當一部分問題[3]。

2.1 管理制度主次不清

隨著我國醫院發展速度的加快，醫院運營和管理模式也向著多元化發展，因此傳統單一的檔案管理模式難以適應醫院整體發展需求。各行各業檔案管理制度各有特色，對于醫院檔案管理工作而言，管理制度主要分為醫院文書檔案和病歷檔案兩種。然而就目前我國醫院檔案管理的實際工作來看，無法對這些檔案內容進行清晰明確的分類，在對醫院發展過程、未來發展方向、發展前景等計劃性管理內容進行整理時也存在困難。目前很多文獻報道，現階段我國醫院檔案管理人員對檔案內容的識別、分離保管等工作存在困難，反復保管現象普遍，增加了管理人員工作負擔的同時也造成了人力、物力和時間的浪費。

2.2 管理人員專業素養仍待提升

很多醫院的檔案管理部門工作人員年齡相對較大，管理人員老齡化問題突出，大部分思想比較守舊，創新力度不足，對新事物的接受能力有限，加上知識層面相對陳舊，部分管理人員對計算機信息技術了解程度不高，在進行操作時不夠熟練，對醫院檔案管理工作的發展勢必形成阻礙。另外，部分工作人員對檔案管理部門的認識不足，認為其為邊緣性部門，領導重視度不高，因此工作積極性并不高，對工作責任意識不足，這些原因可導致檔案管理效率低下[4]。

2.3 檔案形式不統一，管理分散，缺乏完善管理制度

目前我國大部分醫院檔案管理已經實現信息化管理，但信息技術應用于檔案管理中仍然存在局限性。醫院檔案整合性不高，通常來講，醫院各個科室對自身檔案信息進行整理，資料共享性不高，而當出現特殊病例，需要進行借鑒時，就要對所有文書檔案和病歷進行查詢，工作效率低下，對檔案管理工作不利，另外，部分醫院在檔案管理過程中，僅能實現整理、收集與查找功能，缺乏反饋和分析檔案功能，此外，很多醫院缺乏完善的系統管咯模式，對科研和病例檔案進行分離檔案，在進行查找時，僅能搜索其中一方信息，二者之間聯系被切斷，全面性被破壞[5-7]。管理制度缺失是阻礙檔案管理工作發展的另一重要原因，部分醫院并未建立起檔案管理監督制度，對檔案建立方面沒有統一要求，而部分經濟發展相對落后的地區，醫院對檔案管理仍采取傳統歸檔方式，在填制、裝訂等方面不標準，管理水平不高。

3 解決措施

3.1 加快檔案管理體制的建立健全

要促進醫院管理模式的改革，提升管理質量，需要對檔案管理體制進行建立健全。明確相關人員的職責，將責任落實到個人，由專人負責專項，例如收集、保管由一部分人員進行、鑒定、歸檔等工作由另一部分人進行，落實責任追究制度，以此提升工作人員工作的謹慎性，同時還能有效改善管理工作混亂的情況。在進行管理時，做好材料接收和轉入工作，具體：在借閱相關檔案時，需2 人或以上持證明到檔案室進行申請，經由領導批準后方可借出；科室與部門協調好，在正常情況下，某部門需要調閱檔案必須向檔案室提出申請，不可本人私自借出，也不可隨意復印檔案；在人事檔案轉入或轉出時必須做好密封工作，審核完成后再次進行密封蓋章[8]。

3.2 加強檔案管理隊伍建設

醫院應當重視檔案管理人員的工作發展，主動積極關心工作人員生活與工作，加強對工作人員的工作人員培養，充分激發工作人員工作積極性，同時促進其綜合素養的提升。檔案部門可定時組織業務知識培訓，培養工作人員對現代化辦公設備的掌握熟練度，同時提升其對現代化檔案管理工作重要性的認知程度，掌握檔案鑒別、整理、歸類等技術，不斷提升工作效率，確保檔案內容完整性、真實性與實用性。建立一支具有高度責任心以及業務能力好的管理隊伍。落實獎懲制度，充分調動工作人員積極性[9]。

3.3 不斷對檔案管理方式進行創新

檔案管理部門需要重視對現代醫院檔案管理方式的革新。首先，對文書檔案信息獲取途徑進行創新，在確保信息真實性的同時提升檔案信息應用價值，讓醫院各科室和部門在應用檔案時能夠提升應用效率。另外，對于信息化辦公系統不完善的醫院來講，要不斷對檔案管理工作的信息化進行深化，加快傳統檔案信息處理方式向信息化轉變，提升收集、集中處理檔案的效率，節約時間和人力、物力。同時檔案管理需要建立多元化檢索模式，可及時反饋問題，提升檔案查詢便利性。

4 結語

醫院檔案管理工作對醫院的運營和發展有重要影響，因此需要加快思想轉變、不斷創新管理方式，建立健全檔案管理制度，持續提升檔案管理水平，是檔案管理工作充分服務于醫療工作。