新時期化工企業人事檔案管理的問題及對策

李娜(陜西陜化煤化工集團有限公司，陜西 華州 714100)

1 新時期化工企業人事檔案管理創新的必要性

1.1 化工企業人事檔案管理創新是化工企業發展的需求

為推動化工企業穩定發展，新時期化工企業必須壓重視人才儲備，合理利用檔案來招聘人才。但是現階段多數化工企業運用的招聘方法，比如：高價引進，還有獵頭招聘等等，都存在不足之處，因為沒有充分認識被招聘人員，必須要有過渡期對其仔細觀察，這樣明顯降低工作效率。若不斷創新和完善人事檔案管理工作，化工企業能夠利用內部選拔或者競聘的方法，合理利用人力資源。因此，要想實現化工企業可持續發展，必須要創新人事檔案管理。

1.2 人事檔案管理創新，提高社會對人才信息資源的有效利用率

在社會經濟日益發展的背景下，人才流動性越來越強，要想確保人事檔案在流動過程中的完整性，需要不斷創新人事檔案管理制度的創新，對人事檔案進行嚴格的管理。并且創新其管理模式，可以防止由于人才流動而出現死檔的情況，不利于人才流動。在新時期社會所有部門以及領域都重視人才利用以及培養，而且人事檔案作用顯得更加重要。為了可以充分利用人才信息資源，必須要重視人事檔案管理。

2 當前化工企業人事檔案管理的現狀

2.1 領導干部忽視人事檔案管理工作

現代化工企業發展中積極改革制度與重新整合，產權也有變化，很多化工企業管理者因為不能充分認識人力資源，將很多時間和精力投入到產品銷售以及經營中，對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，這就導致檔案管理價值在化工企業始終不能充分體現。但是相對于銷售而言，人事檔案管理工作不能迅速收效，往往要花費一段時間才可以獲取經濟利益，然而從長遠看，檔案管理與化工企業發展的根本有一定影響。

2.2 人事檔案管理信息化沒有普及

最近幾年，隨著網絡技術不斷發展，人類逐漸進入信息化時代，互聯網不僅使人們的生活有翻天覆地改變，而且讓人們有多元化的工作方法，直接影響社會每個行業。在信息化時代背景下，我國化工企業人事檔案管理工作還是停滯不前，化工企業領導忽視該項工作，造成不能投入足夠的資金，所以綜合來講，當前我國化工企業人事檔案管理信息化水平不高，有些化工企業全部依賴人力做好各項工作，而且管理上都是以紙質的形式來存儲，耗費大量的時間和人力[1]。由于受到傳統人事檔案管理方法帶來的影響，許多化工企業都缺乏獨立的檔案室，而充分利用網絡能夠迅速高效做好這些工作，通過應用先進的現代化信息設備與系統，除了可以節省不必要的人力，也可以顯著提高工作效率，降低化工企業管理成本，進而全面監控以及管理化工企業人才。

2.3 人事檔案管理人員專業素質低下

化工企業人事檔案管理人員是否具有良好的專業素質直接關乎到人事檔案工作效率的高低，因為目前我國化工企業中沒有人事檔案管理專業人員，一般來說，都是由行政人員做有關的工作，而其尚未接受專門的理論培訓學習，對該工作僅僅是表面化而已，工作效果微乎其微[2]。因此，新時期化工企業必須要有專業素質高的人事檔案管理人員，進而確保順應化工企業今后發展的需求，采用有效的管理方法促進人事檔案管理創新，將豐富的人才資源注入到化工企業發展中。

3 新時期化工企業人事檔案管理創新的有效措施

3.1 轉變工作思路，調整人事檔案管理的對象和方法

第一，在傳統的模擬狀態環境下，人事檔案的管理對象是“白紙黑字”的檔案實體。伴隨著以計算機為代表的數字技術的迅速發展和文件形成領域中技術環境的變化，檔案管理對象也發生了變化：過去依賴于模擬態的模式轉變為以文件為中心的數字態檔案，并隨著以“大智移云物”為代表的新技術的發展，目前正以文件為中心的數字態檔案向以數據為中心的數據態檔案轉變。人員檔案的內容和實體逐漸分離，檔案管理信息系統所產生的數據流成為新的管理對象。二是傳統人事檔案管理的核心是檔案實體和外圍環境的保護。所以，其管理方法主要是“檔案八防”、文件生命周期理論、文件連續體理論等傳統技術，但在數字環境下，隨著管理對象的變化，其管理方法也應逐步轉變為對電子文件內容、結構、背景等構成要素的管理與控制。第三，現代信息技術的全面推廣和應用，給人類帶來了速度和效率，改變了人們的生產生活方式，但也不可避免地產生了安全、確定性、可靠性等信息質素方面的負面問題。為此，必須建立檔案信息網絡化管理模式，采用數字掃描、數字微縮、數據加密等先進的現代化信息技術，對人事檔案進行數字化處理，避免檔案信息被惡意入侵、破壞、外泄等不良現象。

3.2 對人事檔案實施信息化管理

化工企業為了可以將員工人事檔案信息管理工作落實到位，必須要構建基于信息技術的系統，然而并非直接淘汰傳統的管理方法，而是遵循取其精華去其糟粕的原則，構建紙質檔案和數字檔案相融合的管理系統，真正實現優勢相互彌補，提升人事檔案管理信息化水平[3]。在現代化工企業構建人事檔案信息管理系統，在數據庫中錄進所有員工的基本信息，再利用技術手段將紙質資料變成影像資料，在員工檔案進行保存，這在很大程度上可以提升人事檔案管理工作水平，對實現檔案管理工作網絡化以及信息化是十分有利的，僅僅錄入一次數據就能反復使用，而且方便調用信息，也可以有效保護紙質檔案，避免出現丟失的情況。

3.3 實現人事檔案動態管理

在人事檔案信息搜集中必須要注重時效性以及完整性，對于一些虛假的信息，應該及時剔除，整理時應該保持認真嚴謹的態度，在人事檔案調用中必須要保證安全性，由于包含個人隱私，所以人事檔案管理者必須要主動承擔自身的責任，一旦信息發生變化，需要立刻更新其人事檔案管理檔案，而且檔案管理人員必須要多加注意每個員工檔案材料的補充以及更新。針對部分工作有變化的員工，必須要在原始電子文檔中清楚注明[4]。事實上，化工企業的人事檔案即人才庫，要想實現化工企業可持續發展，需要設立高素質人才庫，在高素質人才庫中納入獲取專業技能證書的人才，這樣化工企業在任用以及選拔員工過程中比較便捷且高效，充分發揮人事檔案的重要作用。

3.4 注重人事檔案信息入檔與修復工作

化工企業人事檔案信息管理包含多項流程，比如：收集環節，還有錄入環節等等，在人事檔案信息化建設中檔案管理人員必須要完成檔案后期檢查以及修復工作，如果出現問題，需要迅速調取源數據來比較，立刻作出適當的更改，確保數據信息的精確性以及真實性。

3.5 加大軟硬件建設

建立人事檔案管理需要加強領導的重視，在這一過程中給予一定的物質和財力支持。與此同時，還需要大量的人力資源，對紙面內容進行信息化處理，完成人事電子檔案的歸檔。初期可從相關部門調來一些業務能力較強的人員，對填寫內容不詳的部分進行集中整理，對填寫內容不清楚的地方進行改進，并在電子檔案整理后對相關內容進行核對，加強檔案內容的完整性。尤其是在疫情防控期間，人事檔案異地網上查詢的案例，為新時期人事檔案管理信息化建設提供了實踐思路，通過推行“因特網+”模式，實現人事檔案數據內容的遠程共享，從而實現人事檔案信息內容的遠程共享，這樣就可以全面推進新時期人事電子檔案的信息化建設。要說明的是，人事檔案管理工作并不只是人才資料的存儲管理工作，而是為單位發展、人才流動提供合理配置的信息資源。因此，要開發和利用原始檔案內容，通過網站和數據庫等技術的應用，對檔案內容進行歸檔和分類，以保證檔案內容的查詢更加快速、準確，實現檔案管理工作的深度開發。

3.6 提升管理人員的專業素質

一是使管理人員認識到人事檔案管理的重要性，從而使管理人員的管理觀念發生轉變。要實現這一目標，就需要加強宣傳和教育工作，從而端正管理者的工作態度。二是要加強管理人員在專業技能方面的培訓，如針對管理工作中經常出現的需要重點講解的問題，讓管理人員能以正確的方式及時有效地處理它們，提高管理人員的辦事能力。化學工業企業需要不定期地組織管理人員到一些大型化工企業學習先進的管理技術和管理方法，并將其運用于實際工作中，充分提升人事檔案管理水平。另外，人事檔案管理工作與人力資源管理本身有著緊密的聯系，因此化工企業需要加快二者的高度融合，不僅能從一定程度上降低人員的使用率和工作成本，而且還有利于化工企業內部等人力資源的科學統一管理，通過對當前人力資源分布的合理化分析，便于對存在不足的地方及時調整和改進，從而提高人力資源的利用率。因此，為了保證管理工作能取得更好的成效，管理人員在人事檔案管理系統和管理模式的創新中，需要管理人員不斷充實自己的經驗和管理技巧，使人事檔案管理工作能起到更加積極的作用。

4 結語

化工企業人事檔案管理效率直接關乎到化工企業的穩定發展，是否可以真正實現對人才的合理運用，重點是管理方面的創新。在經濟迅速發展的現代化社會，化工企業人事檔案管理問題越來越多，必須要不斷促進傳統管理方法以及管理模式的創新，才可以提高化工企業人事檔案管理效率，合理利用人才，以進一步加快化工企業發展速度。