基于RPA技術的優化財務流程分析

摘 要：隨著全球競爭的日益激烈，許多企業都在通過重組組織結構，優化業務流程，以加強企業的管理，提高企業的綜合競爭能力。RPA技術的運用為此變革創造了條件。文章以M公司為具體研究目標案例，對該集團及分公司的財務管理工作存在的業務報銷費用、應收賬款、固定資產等的業務管理流程和財務核算統計工作問題進行全面的分析，通過運用RPA技術將對策細化至具體環節：電子發票的語音識別提供便捷、客戶信用評級減低風險、數據分析提升財務管理質量。該研究對促進M公司的財務流程優化，實現財務模式的轉變具有重要意義，也為其他企業的數字化轉型提供借鑒。

關鍵詞：RPA技術;財務流程;業務流程優化

一、引言

近年來，隨著大數據、云會計、人工智能的高速發展，財政部、國資委等政府部門頒布了一系列文件，其中企業會計信息化工作規范財會（2013）20號文件的出臺，更是對國內財務中心的財務流程掀起了新的浪潮。日趨成熟的RPA技術為企業的財務流程優化提供了技術支持。例如，利用RPA系統的智能識別技術，來進一步加強財務數據的及時收集和信息化管理，這樣的管理方法，相較于傳統的財務管理方式，信息化管理手段可以更好地將企業的各項業務活動的經費與資金動向，及時進行收集并錄入系統當中，通過進行規則處理生成報表信息。因此，本文以M公司的財務流程為例，結合RPA技術將其應用于企業財務流程中的各個環節中去，促進企業在業財底層數據與工作流程順利結合，為相關企業的數字化轉型提供參考。

二、M公司財務流程現狀

集團規模的迅猛擴張，使得M公司的財務管理逐漸面臨挑戰，防范財務風險的壓力顯著提升。為了提高企業管理效率，M公司在財務機制改革的框架內建立了金融服務中心，全面整合了企業的業務流程和會計流程，實行內部財務流程創新，加強會計信息建設。對于發票內部審計制度，M公司目前可以有效地協助企業進行發票審核，分析集團內部稅務管理的現狀，通過企業參與稅收征管，有效地制止了逃稅行為，提高了稅收管理效率。

此外，M公司財務中心固定資產會計業務屬于主賬戶的管理范圍。其主要職能包括因數量增加而進行的審計和報告固定資產、折舊和攤銷、折舊和清算;負責固定資產庫存調整的審核和核算。本文主要根據M公司目前的財務流程研究應收賬款、應付賬款、固定資產管理和總分類賬管理問題。

三、基于M公司財務流程現狀的問題分析

1.應收管理流程缺乏事前分析

從M公司財務中心的現狀來看，企業資金緊缺，需要短時間大量收回資本。因此，如何快速收回應收賬款，簡化流程操作是重中之重。當前應收賬款管理流程中雖有技術，能使歷史數據自動生成憑證，但面對大量基礎數據的錄入、轉移還是需要人工運作。這種機械人工在耗費人力的同時，并不能完全保障輸入數據的正確與否，極不符合當前信息社會的發展。

當前，M公司對于客戶采用的應收款管理方法，主要是實行下行管理方法，而并沒對合作客戶采用上行管理對策。由此可見，M公司對應收賬款的客戶管理，采取的是事后管理。這種管理方式由于僅在事后進行分析，而沒有在事前進行審查，缺乏對應收賬款收款風險的控制，容易形成壞賬。

2.應付管理流程人員調配不合理

應付賬款管理流程通常而言是M公司事務中，業務量相對較大、重復度相對較高、程序相對繁瑣的會計流程之一。M公司應付賬款業務主要包括廠商對賬、票據檢查、賬單匹配、資金交付、賬務處理等環節。現階段，公司仍處于人工操作為主，人力手動處理公司財稅基礎工作，進行各部門系統間財務信息的傳遞交互。較多的人力用于各類枯燥機械而又不可省略的核查工作，難以調動更多人力應對如企業內部戰略決策、企業內部控制等此類高附加值的工作，造成人力的浪費，資源的損失。

此外，M公司員工還面臨裁員和下崗的情況與生存危機，這影響了員工的工作積極性，也使公司產生業務運作不暢問題。而如果重新招聘新人員，也難以在較短時間內掌握業務技巧，同時容易使業務數據不完整，影響到財務信息管理的準確性，甚至可能給公司帶來重大經濟風險。由于高流動性的困擾，有時還會帶來相關的后續問題。

3.固定資產流程信息傳遞不準確

在M公司，當固定資產增加或申請注銷、折舊、轉移等處置時，圖像掃描單元拍攝并掃描實際使用所需的財產，并將其放入電子影像系統。M公司固定資產數量較多，工作場所復雜，圖像掃描服務人員需要對大量文件進行重新處理，同時將其轉移到不同的崗位，可能導致信息錯誤。不同崗位的員工需要重新獲取信息，這可能導致數據錯誤，導致系統間信息不一致，從而帶來信息不準確的風險。

此外，運營過程中發生的折舊、攤銷、損耗等信息未得到及時關注，公司僅在季末或年末組織現場盤點，并提交盤點報告和變更申請，然后送到財務中心進行檢查和記錄。由于信息傳輸時間長，數據采集系統化不完善，固定資產信息不準確，導致錯誤的判斷。無法達到對固定資產動態、全面管理進行綜合控制的目的，并為未來的資產購買、轉讓和處置決策帶來誤導的信息。

4.總賬管理流程單據采集效率低下

目前情況來看，M公司及旗下的各個分公司對于相關的投資運作項目，仍是采用傳統的人工憑證記賬管理的方法，不僅無法加快賬務審核的效率和質量水準，同時也容易導致數據存在記錄不清和錯誤的問題。例如，最初是由分公司的部門負責人根據部門的業務運營和投資項目及合作交易的實際開支情況填寫原單據數據，再交由分公司的財務人員核算登記，其后再由分公司的高層進行復查。如果通過審核則由分公司匯總登記之后，將總賬結果發送給總公司。這說明分公司需要自行審核財務，但是分公司的財務審核者多為初級財務人員進行審核，并且沒有采用信息系統來進行賬務統計。雖然人工審核同樣是對于原始單據的真實性和數據結果的準確性進行檢驗復查，但是這一過程中需要投入大量的精力、時間、人力來完成業務數據統計。同時由于分公司在特定的周期內，會產生多種不同的發票和財務信息，而由于沒有結合信息化管理手段，僅依賴個別財務人員來核算，很難保障數據統計的準確和真實性。

四、基于RPA的財務流程優化設計

1.應收管理流程構建客戶信用體系

公司當前對于自身的業務經營，仍處于事后數據風險分析的階段，包括沒有實行客戶征信調查管理，從而無法有效遏制應收賬款的風險概率。利用RPA系統的智能管理程序，可以對合作客戶進行基于客戶名稱、業務單號、交易信息的全面追蹤管理。包括結合以往儲存的交易信息，可以更好地對應收賬款的期限和資金額度，進行關聯計算，從而及時進行賬款追蹤，測評客戶還款能力，評定出 1、2、3 級的信用等級，不同信用等級的憑證在進行校驗過程中會進行不同的操作。信用評級的建立起到簡化應收賬款管理流程的效果，同時也使得公司在制度規范性和流程標準化程度得以提高。從而使公司減少資金運作風險，并最大化地控制壞賬的出現。

2.應付賬款流程自動批量核算結算

應付賬款支付結算，涉及到復雜的核算和結算管理內容。利用RPA技術可以根據公司的審核標準，對各個報銷單憑證進行數據關聯性分析，并自動統計從采購至完結的所有應付賬款的總數據報表;其后，將應付的貸方余款和預付貸方余額，進行并合計量，將本次應付總款的數據統計在一張報表上。此外，系統會自動生成電子統計憑證說明。對于這些憑證統計完畢之后，即可以進行結款處理。

此外，公司限定各子公司一周時間內，需要提交一次交付申請。如果沒有及時申請，RPA系統會自行處理，對各個時間段的賬務發票數據進行采集和統計，并根據時間順序來模擬應交付申請的款項數據。其后交由稽核財務人員來進行審核驗證，通過審核之后，則可以支付供貨商的欠款金額。后者在收到款項之后會發還收款憑證信息，并由核算人員將憑證信息進行資料和圖像檔案歸類，歸入電子檔和數據庫當中。結合RPA的自動審核智能程序，可以更好地進行賬務統計，減少人工操作的流程，節約計算的復雜度和時間成本等。此外RPA也可以及時地對各周期內需要結算的應付賬款進行定時、定點的支付管理和實時動態掌握，從而提升了批量操作管理的高效性，減少了支付的風險，也使企業的結算管理效率大大提升。

3.固定資產信息自動掃描文件傳輸錄入

在財務中心影像掃描崗將文件向各個不同崗位進行傳輸時，可配置 RPA 技術。基于不同崗位信息錄入文件的需求，進行規則制定。資產管理系統對于固定資產圖片、付款單、驗收單等信息的錄入時，可以利用RPA 機器人將影像掃描端口與資產管理系統連接，自動投遞文件。這不僅可以大大減少工作量，還可以提高工作效率，增加工作價值。避免人為更改或系統錯誤導致的數據傳輸過程中資產信息記錄錯誤，確保固定資產管理中原有信息的正確性。

通過RPA技術，文件在通過掃描技術進行批量識別后，將被正確地傳輸到每個崗位，在格式化的數據文件中處理并創建定期的數據存儲平臺。RPA和掃描技術的結合使系統信息的自動輸入和精確匹配成為可能，確保資產信息的質量和隨后的使用。

4.總賬數據影像傳輸采集RPA進行識別分類錄入

利用RPA技術，公司對各個部門組織產生的手工賬單、報表數據進行分類和整合統計，并將之轉換為圖像或報表數據上傳到財務系統當中，并根據整合的平臺交易電子憑證，即可以實現數據核對，再將核對統計結果交由分公司領導審核，如果通過審核則將賬務交由總公司RPA系統，由財務初審人員來進一步進行識別統計，驗證其真實性。再將結果以報表和分類賬單的形式，交由總公司稽查部門進一步完成核算和疑點分析，錄入數據庫當中。

在完成以上數據統計之后，總公司會結合圖像識別技術從中提取重要的業務信息，并根據業務類型的不同，將數據信息進行分類，包括整合單據的編號、供應商、客戶、商品的名稱和交易金融的信息結果，生成最終的數據結果。

以上工作完成之后，都需要交由總公司進行驗證。對此，可以利用RPA系統來進一步做出識別和評價，并由總公司的財務稽核人員，來負責識別和分類統計，還通過利用RPA 系統的自動評價程序，對于信用較低、負債風險較高的合作公司的賬單，進行優先統計和風險識別，必要時候可以結合人工審核方法，進一步識別其合作風險程度，以及對賬款歸還期限進行制訂，從而有效提升公司的財務管理質量，減少會計信息風險和資金風險。

本文通過M公司為具體研究目標案例，對該集團及旗下分公司的財務管理工作存在的應收賬款、應付賬款、固定資產等的業務管理流程和財務核算統計工作等進行了解，并對過程中存在的財務流程管理問題和影響，進行全面的分析，通過細化至具體環節，并對該企業存在的對策推導進行詳細分析。依據M公司運營的現狀，從流程改善方面著手，提出了不同的改進措施。通過有效地結合當前M公司的發展現狀，研究探討該企業的現行財務流程狀況，提出將RPA技術融入改進現有的財務會計流程，有效地提高企業的運行效率，從而構建符合本企業的科學的財務流程架構體系。

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作者簡介：李珂巖（1996.03- ），男，漢族，河北邢臺人，蘭州財經大學，2019級在讀會計碩士研究生，研究方向：企業理財與納稅籌劃