新常態下企業辦公室管理的困境與對策

徐劍

摘要：辦公室的管理工作，是結合各部門性質，提供相應的協調及服務，在生產經營工作中發揮著重要的作用。優秀的辦公室管理技能可促進企業的辦公室業務的全面發展，極大地提升企業的形象。但在新形勢下，辦公室管理工作還存在體制落后、員工素養不高、創新能力差等問題。針對這些企業存在的共性問題，必須采取措施，確保企業的長遠發展。

關鍵詞：新常態;企業辦公室管理;困境與對策

引言

對于任何一個單位而言，辦公室都是非常重要的組織機構，在單位運行中起到了樞紐的作用。在日常工作中，辦公室常常起到承上啟下，協調各方的樞紐作用，賦有服務、參謀等職能，因此辦公室發揮著其他部門不可替代的管理作用。

一、企業辦公室管理概述

辦公室在企業運行過程中的主要功能，是對企業各部門及人員進行業務協調和服務，上傳和分發企業業務信息，并同時代表了企業的形象。辦公室要想順利履行其工作職責，就必須對企業的發展有全面而詳細的了解，不僅要了解業務重點，還要明確企業能力以及未來規劃發展方向，以確保企業健康快速地發展。同時，辦公室作為企業的外窗，代表著企業的綜合能力，除協調企業內部工作外，還要促進企業文化和理念的廣泛傳播。新時代市場經濟的發展，為企業帶來了巨大的機遇和挑戰，因此，企業要結合當前的時代背景和特點，辦公室管理工作要不斷創新，懂得抓住機遇，在各種挑戰中不斷成長，使企業的管理能力到達新的水平。

二、辦公室管理的特點

第一，政策性。辦公室主要負責貫徹上級領導的各項部署，處理各種各樣不同文件，因此具有極強的政策性。辦公室把握和研讀政策能力將直接影響到單位領導決策部署狀況，最終會影響到單位發展。第二，服務性。辦公室是工作橋梁，辦公室必須為單位各個部門做好服務工作，因此辦公室的各項工作都體現了服務性質。第三，開放性。辦公室是單位的窗口，對內代表領導，需要廣泛聽取各方意見;對外代表的是單位的形象，言談舉止必須得體，處理工作應當規范有序。

三、新常態下辦公室管理的困境

（一）缺乏完善的管理制度

規范各項管理制度，是企業辦公室管理業務順利開展的前提，是創新管理的要求。部分企業辦公室管理體系不完善，缺乏遏制能力。辦公人員職責分工不明確，缺乏一定的相關性和明確性，并且崗位工作目標模糊，導致人員工作計劃缺乏系統性，導致工作流程管理不到位。這些問題降低了企業辦公室管理人員的工作效率，甚至損害了企業辦公室的整體形象。在企業辦公室管理中，服務意識在辦公職能中占有重要的地位，屬于企業辦公室管理的基本職能。服務水平取決于員工的管理意識，部分企業的人員服務意識淡薄，無法理解服務的重要性。被動地等待領導對相關工作的監管，沒有積極思考。各部室缺乏溝通，導致了部門之間出現溝通不暢的問題。同時對服務業務的認識不深刻，沒有形成創新和服務發展的主動服務意識。

（二）創新管理能力還不夠強

在工作中，一定程度上存在著完成任務不求創新、安于現狀不愿創新、怕擔風險不敢創新的現象。有些工作已形成了固定的套路，習慣于舊思維、老經驗，不去追求高效率、新方法，思路比較狹窄，應對新形勢、新情況時，解決新問題的能力有欠缺，工作提檔升級需進一步改善。辦公室工作本身就是綜合性極強的工作，要求員工要根據遇到的事務靈活處理，這在一定程度上，對員工的創新能力有了較高的要求。辦公室的工作，要求不斷根據以往的經驗教訓，持續性改進處理方式，不能生搬硬套，要不然，降低員工的工作效率和對工作的積極性。

四、新常態下企業辦公室管理的對策

（一）制度完善

第一，完善管理制度，做到責任到人。辦公室的管理存在著制度不完善的問題，辦公室需要按照中央要求，嚴格控制“三公”經費，執行政府的各項規定，嚴禁超標。與此同時，辦公室還需要加強制度的組織落實，督促領導干部做表率，將各項責任層層落實到人。除此之外，辦公室還需要完善各項獎勵和監督措施，加強監督檢查，對于違反規定的行為進行查處，以增強工作人員的責任意識，提升工作效率。第二，完善激勵制度，調動廣大工作人員的工作激情。為了提升辦公室工作質量，辦公室需要引入競爭機制，在配置人員崗位時需要按照人才技能配置崗位，實現人崗匹配，避免論資排輩的情況。與此同時，辦公室還需要堅持物質和精神相結合的激勵措施，可以通過德能勤績廉多個角度考察工作人員的工作表現，為他們量身制定物質激勵制度。

（二）提高辦公室管理工作的效率與質量

第一，在日常工作中，辦公室管理工作人員應根據工作地主次、輕重、緩急合理安排各項工作的時間，從而提高辦公室工作的效率與質量。辦公室管理工作人員要充分發揮“承上啟下、橫向聯系、溝通內外”的作用，將有效信息及時反饋給領導，為領導的工作決策提前做好安排，并將領導的精神與工作部署及時向本級其他科室及下級機構傳達，做到事無巨細、認真負責、不遺漏、不延誤。第二，在后勤保障工作中，要對辦公用品進行及時核對，并對庫存不足用品及時提醒辦公室負責人做好補充與發放，避免耽誤相關部門的使用。對于單位內的辦公設備應定期進行檢修與維護，確保不會影響工作人員的正常使用，從而保證單位工作能夠有序、有效的正常開展。第三，辦公室管理部門應為單位工作人員提供良好的辦公環境。因此，對辦公樓要做好日常維護與及時修葺、對老舊線路、燈具、插座等進行及時更新，以保證辦公環境的安全。

（三）加強對信息技術的應用，降低行政工作難度

在信息技術不斷發展的背景下，信息化技術已經融合到了各個行業，既提升了工作效率，又增強了工作質量，所以在辦公室行政工作中也需要加大對信息化技術的應用，減少繁雜工作給行政工作人員造成的壓力。首先，企業需要結合實際的狀況，建立信息化管理體系，加大信息處理力度，保障資金投入的合理性，結合計算機技術和網絡技術發揮智能化管理的優勢。其次，在信息化技術應用過程中，需要加大對信息化技術應用的重視，利用信息化技術實現對各類數據和信息的收集，為企業領導決策提供更多支持。最后，在企業內部開展信息化技術應用時，企業工作人員可以在管理過程中加大對各類辦公軟件的應用，如郵箱、釘釘等軟件，做到對各類軟件的科學維護，整合企業內部的現有資源，促進各類資料和檔案的數字化整理，從多個角度開展各項工作內容，促進行政工作的科學開展。

（四）提升能力素質

辦公室工作人員需要抓住零散時間努力提升自己，以提高自身綜合實力，緩解職業倦怠感。學習方式不限于書本，為提升辦公室工作人員的綜合素質，辦公室工作人員可以加強與其他工作人員的接觸，通過其他工作人員學習到新知識。

結束語

在新常態下辦公室管理要完成一定的創新，不僅要使管理理念和管理方式符合新常態企業管理的要求，更要與時代的發展相結合，讓員工在和諧、公平的工作環境中充分發揮技能。同時，在企業辦公室管理中，要認識到辦公室管理工作存在的不足，制定科學合理的管理策略，使辦公管理適應新時代經濟的發展方向，提升企業的整體形象，有效地促進公司更好地發展。

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