商務英語寫作的禮貌用語

楊燕怡

商務交往中，不能缺少適宜的寒暄。在初次見面的情況下，寒暄應為在被介紹給他人之后的禮貌應答，如：“你好！”（How do you do？）“見到您非常榮幸。”（It’s an honor for me to meet you.）“很高興能認識您。”（I’m pleased to meet you.）如果想變得熱絡一些，則可說：“早聽說過您的大名。”（I’ve often heard about you.）“史密斯先生經常提到您。”（Mr. Smith often talked about you.）而相識后再次見面后的寒暄則可靈活、具體一些，如可以說：“好久沒見了。”（Haven’t seen you for some time.）“你旅途還愉快吧？”（Did you have a good trip over？）也可以講：“真高興能再次見面了。”（It’s great to see you again.）

禮貌原則和英語寫作

在商務英語寫作中，簡潔固然重要，但是我們還需要注意到：要求簡潔并不是要使商務信函像電報一樣沒有一個多余的詞。禮貌是國際商務信函的又一重要原則。信函的閱讀者是一些有生命的、有情感需求的人，他們希望自己的貿易合作伙伴是有文化素養的人。一封彬彬有禮的書信能使你在對方的心目中樹起一種正直、熱情、有良好文化素養和職業道德的形象，使之樂意與你合作。信函在語氣和態度上應體現出誠懇和禮貌，以示尊重對方。有時為了顯示禮貌與人情味，加上一些詞語和句子也屬于商務書信寫作的一種策略和技巧。禮貌與簡潔并不是對立的，而是并存于信函的書寫中。作者要把握好“禮貌”與“簡潔”之問的度。

我們應注意以下幾個方面：

1.避免使用有性別歧視的詞匯。現代社會中，女性在商界所起的作用并不亞于男性，越來越多的女性，尤其是女權運動主義者對含有性別歧視的字眼很敏感。商務信件應尊重女性伙伴，盡量避免使用有性別歧視的詞語。如：chairman（應為chairperson）;在實際寫作中，可采用多種方法來避免性別歧視。可使用名詞的復數形式如“Employees must decide for themselves”，而不是“Emplyees must decide for himself”;可用第二人稱代詞“you”代替有性別歧視的詞語如“You must sell three cars every month”，而不是“All salesmen must sell three cars every month”。

2.避免使用否定和命令式的表達。有時使用否定的詞或短語常隱含對讀者的批評或責備，語氣顯得不禮貌，不利于商務溝通。商務郵件中應采用具有積極肯定的意義的詞語，盡量避免使用否定的表達。因為商務溝通的真正目的是為了提供信息或勸說對方采取有益的行動，解決問題。如：“You did not send US your L/C by the end of the month.”一句中的“did not”就含有責備的語氣，暗示對方無能。如果這句改為：“Could you please send US your L/C by the end of this month？”效果就好得多。

3.適當使用被動語態。有時被動語態比主動語態顯得更有禮貌，因為它避免指責動作的執行者。如可把句子”You didn’t enclose the price lists in your letter”改成”The price lists were not an—closed in your letter”。

4.避免使用帶有強迫語氣的詞語。商務信函中，要體現平等，不應出現任何凌駕于對方之上的強迫命令式言辭，否則會失去商業良機。試比較”You must visit our office next week”和”Please visit our office next Tuesday”兩句，后者明顯好些。

5.使用“Your attitude”。商務信件的撰寫中，要考慮讀者的態度。要時刻考慮對方的需求，應淡化“we”而強調“you”，要暫時忘掉自己，為對方著想。如”Your prompt process of this order will certainly help US to serve you better”要勝過”We want you to process the order by the end of this month”。雖說商務信件中應使用“Your attitude”，但并非千篇一律，有時在指出對方的過失或答復對方抱怨信時，為了不惹怒、冒犯對方，盡量少用“Your attitude”，這樣也是為對方著想。如把”You did not send your payment on time”改成”We haven’t received the payment”要更好一些。

6.使用表示感謝的詞語。要善于及時并隨時表達你的感謝之情。當然，寫作時在應用禮貌原則時，很重要的一點就是要把握交際原則，掌握好“禮貌”與“卑恭”之間的度。在語氣上既要顯出作者的熱情、禮貌與周到，又要做到不卑不亢，從容自然。

現代商務英語寫作趨于簡潔，簡潔的同時還應注意語氣的表達是否禮貌，盡可能用精辟的文筆清楚地表達所要表達的內容，但又不失禮貌。這兩條原則是我們商務英語寫作的基礎。

參考文獻：

[1]朱文忠，實用商務談判英語，對外經濟貿易大學，2007。