芻議如何提高檔案管理效率

孫海麗

摘要：面對(duì)新的發(fā)展形勢(shì)，我國檔案工作人員也在不斷艱辛探索，推行了新檔案法，進(jìn)行檔案機(jī)構(gòu)改革，并強(qiáng)調(diào)圍繞信息技術(shù)發(fā)展更加完備的電子檔案。但是面對(duì)時(shí)代提出的轉(zhuǎn)型發(fā)展要求，檔案工作人員則要進(jìn)一步立足本職、更新思路、走好當(dāng)下檔案管理之路，鋪墊好未來檔案工作之可持續(xù)發(fā)展根基。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理方法;效率

引言：

開展檔案工作，要始終圍繞時(shí)代發(fā)展要義，以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展大勢(shì)為基本前提，以保證自身長效發(fā)揮效益為根本目的。隨著外界環(huán)境的變化，新時(shí)期的檔案工作要著眼于時(shí)代之“音”，為檔案工作注入更多可持續(xù)發(fā)展內(nèi)涵。

1當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問題

1.1檔案檢索和使用效率不高

部分檔案檢索效率不高。檔案檢索效率與檔案利用效率息息相關(guān)，如果檢索效率低，勢(shì)必會(huì)影響檔案利用效率。之所以出現(xiàn)檔案檢索效率低的問題，就在于對(duì)檔案管理重視不足，沒有給檔案管理部門配備足夠的軟硬件設(shè)施和先進(jìn)的信息技術(shù)，致使檔案管理工作雖然進(jìn)行了信息化建設(shè)，但并沒有達(dá)到預(yù)期效果，特別是很多設(shè)備很難滿足現(xiàn)代檢索技術(shù)的需要，在很大程度上降低了檔案檢索效率。同時(shí)，檔案使用效率低下。保存的大量檔案信息資源，能夠在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮重要作用，但部分單位還存在“重管理、輕開發(fā)”思想，對(duì)檔案信息資源開發(fā)重視不足，限制了檔案信息資源的使用效率。

1.2檔案管理模式創(chuàng)新不足

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，但部分在檔案信息化建設(shè)上還“畏首畏尾”，對(duì)檔案管理模式創(chuàng)新認(rèn)識(shí)不足，采用傳統(tǒng)模式，導(dǎo)致檔案管理模式難以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。特別是一些規(guī)模較小的認(rèn)為一旦對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，就會(huì)帶來相應(yīng)的安全問題，部分檔案管理人員認(rèn)為紙質(zhì)檔案管理更符合當(dāng)前檔案管理的實(shí)際需要，對(duì)檔案管理模式創(chuàng)新缺少積極性和主動(dòng)性。一些單位沒有按照上級(jí)要求，針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行人員培訓(xùn)。上述原因?qū)е聶n案管理信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢，影響了檔案管理效率提升。

2提高檔案管理效率的策略

“十四五”規(guī)劃是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要引領(lǐng)，是治國理政的重要方式，也是典型的中國發(fā)展模式。檔案工作作為重要的國家和地方發(fā)展事業(yè)構(gòu)成，應(yīng)進(jìn)一步形成和編制檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃，構(gòu)件檔案事業(yè)發(fā)展新藍(lán)圖。

2.1利用信息化建設(shè)提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅程序復(fù)雜，而且還耗費(fèi)大量人力、物力。因此，必須利用信息化手段提升檔案管理效率。應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)作為重要工作加以推進(jìn)。應(yīng)結(jié)合檔案管理實(shí)際，制定科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的短期、中期和長期目標(biāo)，分步實(shí)施。同時(shí)，應(yīng)轉(zhuǎn)變?cè)械臋n案管理理念，要求各個(gè)部門密切配合檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)工作，充分調(diào)動(dòng)各部門參與檔案管理信息化建設(shè)的積極性和主動(dòng)性。加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的落實(shí)力度，經(jīng)常檢查檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)展，及時(shí)研究解決面臨的新情況、新問題。應(yīng)對(duì)信息化建設(shè)給予足夠的政策和資金支持，確保信息化建設(shè)的推進(jìn)力度，最大程度地提高檔案管理效率。

2.2通過制度規(guī)范化提高檔案管理效率

應(yīng)將檔案管理制度建設(shè)作為提升檔案管理效率的重要保障。一方面，結(jié)合當(dāng)前檔案管理實(shí)際，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度認(rèn)真進(jìn)行梳理，廢止多年前制定且不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)情況的檔案管理制度，依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和上級(jí)有關(guān)部門及單位對(duì)檔案管理的要求，借鑒和學(xué)習(xí)其他單位檔案管理制度，制定更符合當(dāng)前檔案管理的制度。對(duì)于近期制定的檔案管理制度，則需要對(duì)其進(jìn)行修改和完善，特別是要將檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)要求通過制度的方式加以體現(xiàn)。同時(shí)加大制度落實(shí)力度，要求各個(gè)部門嚴(yán)格做好檔案信息的收集和整理工作，并給予檔案信息化建設(shè)足夠的支持。另一方面，應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)檔案管理績效考核制度。檔案管理效率的提升離不開全體工作人員的參與，為了更好地調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性和主動(dòng)性，應(yīng)將檔案管理效率提升相關(guān)內(nèi)容納入績效考核指標(biāo)之中，并將績效考核結(jié)果與職稱評(píng)定、崗位調(diào)動(dòng)、福利待遇掛鉤，更好地激發(fā)全體工作人員參與和支持檔案管理工作的熱情。

2.3基于人員專業(yè)化提高檔案管理效率

新時(shí)代，有必要結(jié)合檔案管理效率提升的具體要求，進(jìn)行專業(yè)人才培養(yǎng)，進(jìn)一步提升檔案管理效率。一方面，應(yīng)明確檔案工作人員培訓(xùn)目標(biāo)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理實(shí)際，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式進(jìn)行創(chuàng)新，有效提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)和專業(yè)能力，更好地適應(yīng)檔案管理模式創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理效率的提升。另一方面。應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為培訓(xùn)重點(diǎn)。既要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際，需要專業(yè)人士對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專題講座和系統(tǒng)的技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)檔案管理人員必須進(jìn)行實(shí)際操作，進(jìn)而將所學(xué)到的理論和技能運(yùn)用到實(shí)際操作之中，進(jìn)而提升檔案管理人員的動(dòng)手能力。此外，還應(yīng)加大對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)力度。當(dāng)前部分的檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，因此對(duì)于檔案管理的具體流程和專業(yè)知識(shí)了解得不深不透，難以為檔案管理效率提升作出貢獻(xiàn)。這就要求通過社會(huì)招聘的方式引進(jìn)一些檔案管理專業(yè)人才，充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍之中。

結(jié)論：

總之，新形勢(shì)下，應(yīng)給予檔案管理工作效率提升足夠的重視，提出有針對(duì)性的切實(shí)可行的方案。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)給予足夠的支持，及時(shí)過問并解決建設(shè)過程中面臨的各種問題，搭建檔案管理信息系統(tǒng)，運(yùn)用更為先進(jìn)的信息技術(shù)提升檔案管理效率，更好地為發(fā)展服務(wù)。

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