網絡信息時代高校院系資料室發展困境與出路

[摘 要] 隨著網絡信息時代的到來，我國高校院系資料室的發展面臨一系列困境，其生存面臨嚴峻考驗。在對高校院系資料室作用與優勢進行闡述的基礎上，對其面臨的發展困境及原因進行了深入分析，并據此提出了擺脫困境的有效途徑：明確定位，健全管理體制;加大經費投入，不斷完善軟硬件設施;加強業務培訓與協調，提高資料員綜合素質;聚焦學科發展前沿，拓展與創新服務功能。

[關鍵詞] 資料室;網絡信息;管理體制;經費投入;業務培訓

[作者簡介] 周倬君（1970—），女，江蘇無錫人，法學碩士，山東財經大學國際教育學院館員，主要從事圖書資料管理研究。

[中圖分類號] G258.6? ? [文獻標識碼] A? ? [文章編號] 1674-9324（2021）52-0031-04? ?[收稿日期] 2021-07-21

一、高校院系資料室的作用與優勢

（一）院系資料室與學校圖書館的互補性

院系資料室是高校文獻資源保障體系中重要的信息儲備中心和教輔機構，是院系教學科研體系的有機組成部分，可以為師生提供良好的學習交流與科研環境，有效助力高校實現育人育才的目標。

院系資料室和學校圖書館共同構成高校完整的圖書資料體系，二者分工不同，功能互補，缺一不可。圖書館的主要服務對象是全校師生，而資料室面向院系專業教師和學生，專業屬性明顯，服務群體較小，層次相對集中;圖書館的知識庫以橫向綜合為主，涉及專業寬泛，而資料室以縱向精深見長，并兼顧交叉學科相關文獻[1];圖書館側重于人才培養與綜合性學術研究，資料室則聚焦于專業資料服務、教學及學科建設等，具有更精準、更對標的特點。資料室分擔了圖書館的壓力，避免出現斷層現象，實現了圖書館功能的進一步拓展與精準延伸。

（二）院系資料室的不可替代性

與學校圖書館相比，院系資料室有其獨到的特點與優勢，主要體現在以下幾方面。

1.服務更精準。圖書館大而全，資料室小而精。從專業資料的廣度和深度來分析，資料室文獻具有更強的系統性、專業性、針對性與時效性，可以更有效、更精準地服務師生[2]。

2.查閱更便捷。資料室和院系一般在同一個辦公區域，且專業文獻更具針對性，師生查閱資料更加方便、更有效率，而且借閱手續更為簡單。另外，教學急用圖書在采購程序上更加靈活。

3.環境更親和。院系資料室更貼近教學科研服務第一線，管理人員與師生關系更熟絡，溝通更順暢，且更熟悉本學科重點、專業特點與特色需求、教師研究方向、科研項目對應文獻等綜合信息，更了解、關注相關學科學術前沿，隨時可以進行動態管理與數據編碼，為文獻采購和資料查閱提供了更具親和力與互動性，且更有效率的服務環境。

4.功能更廣泛。資料室除原有常規功能外，還可納入檔案室的功能，成為資料檔案室，收集、整理、利用各類教學科研資料，彌補院系檔案資料管理存在的不足。

（三）院系資料室長期存在的必要性

長期以來，資料室對教學科研做出的貢獻有目共睹。盡管隨著信息技術的不斷發展，其功能似乎有所退化，但適應當代大學發展趨勢、功能不斷改造升級的資料室，同樣可以提供更好、更便捷的服務，有效滿足院系教學科研需求。

院系資料室除資料借閱等信息服務外，還可用作師生閱讀與自習的場所。同時，功能分區、升級后的資料室，可兼具師生學術交流、論文指導、小型研討等功能。

院系資料室服務的精準性、便捷性、親和性，以及功能的可拓展性，使其具有了長期存在的必要性與生命力，并與學校發展水平息息相關。有數據顯示，我國843所樣本高校擁有的院系資料室平均為11.4個，其中“雙一流”高校擁有的院系資料室數量平均為20.7個[3]，這從另一角度證明了院系資料室存在的價值與必要性。

二、院系資料室面臨的困境及原因分析

（一）目前面臨的主要困境

近年來，隨著電子文獻資料的不斷發展，院系資料室的傳統閱覽功能不斷降低，其作用越來越被人們忽視，生存發展面臨諸多困境。

1.建設經費不足。高校院系資料室軟硬件設施通常較為簡單，且規模較小，功能發揮及業務發展受到極大限制。一般學校不設資料室專項資金，主要依靠院系每年從重點學科建設經費或辦公經費中自行解決，投入很不穩定且受院系領導個人偏好影響較大，往往處于低水平維持狀態。主要表現為受辦公經費及規模的影響，大多數院系資料室的書庫、閱覽室和資料員辦公室共用一個空間，甚至還兼作檔案室;隨意擠占資料室，被壓縮或挪用的現象也時有發生;因為資金有限，大多資料室無法購進智能圖書管理系統、檢索設備、打碼機等配套設備，與智能化管理的要求相差甚遠，其功能進一步受到影響，形成惡性循環;資料電子化水平較低，現有資金僅限于采購本學科的重要期刊和著作，缺乏本專業應有的數據庫電子資源，資源載體單一，功能退化。

2.資料員管理存在的問題較為突出。一是資料員隊伍構成復雜，整體素質偏低。近年來，各高校嚴格控制非教學人員招聘數量，資料員隊伍缺乏更新，平均年齡較大，學歷偏低，碩士及以上人員占比少，年齡與知識結構存在嚴重缺陷;原有院系資料員隊伍來源較為復雜，很多是本校教職工子女或學校引進人才的配偶，有些甚至是無法勝任工作而轉崗為資料員，他們既不懂資料管理也不懂專業，專業素質與職業要求不匹配，難以勝任崗位要求。二是資料員兼職問題較為嚴重。受各方面因素影響，各高校院系專職資料員身兼數職的現象普遍存在，有的長期兼任學院的工會、財務、人事等行政事務，主業反而成了副業，工作時間難以保證，不能全身心投入甚至無暇顧及本職工作，嚴重偏離了正常軌道，出現了本末倒置的現象，甚至有些資料員成了虛崗，被完全作為行政人員使用。另外，有些院系資料室缺少固定的資料員，往往安排青年教師、辦公室人員、勞務派遣工作人員或學生頂替，他們臨時觀念強，工作責任心大打折扣。三是資料員職務職稱晉升較為困難，發展空間有限，工作積極性受挫。資料員一般不能參與行政崗位競聘，職務晉升渠道狹窄，只能依靠晉升職稱提升待遇，但資料崗位系列的高級職稱往往較少，職稱晉升競爭激烈，并且有些院校允許不從事圖書資料工作的管理崗工作人員也參加此系列的職稱評審，加劇了資料員的晉升難度，挫傷了他們的工作積極性。另外，職稱評審的評價機制并不合理，評審標準與教師序列一樣，主要依賴于期刊論文等學術成果，但圖書資料類高水平期刊偏少，為資料員的職務晉升帶來了較大困難。四是崗位業務管理較為薄弱，培訓機制不健全。資料員沒有崗前專業培訓，平時也缺少業務培訓和指導機會，幾乎沒有外出進修、參加會議的機會，缺乏相互學習交流的渠道，業務水平難以得到有效提升，業務操作的專業性、規范性及其效率受到較大影響，進一步影響了資料室功能的有效發揮。

3.資料室生存面臨嚴峻考驗。近年來，很多高校院系資料室在去留的邊緣掙扎，面臨生存和發展的雙重挑戰，地位岌岌可危，處于左右搖擺、勉強維持的僵局中。有觀點認為資料室已失去原有的作用，主張裁撤;也有觀點認為將資料室收歸學校圖書館、建分館或進行改造升級等。各種觀點難以統一，眾說紛紜、莫衷一是。盡管教育部門的各種評估依然關注院系資料室的相關功能，使很多高校難以下決心撤并，但長期來看難以解決根本性問題。資料室被邊緣化現象較為明顯，在夾縫中生存，處境較為尷尬。

（二）造成困境的主要原因

導致院系資料室面臨發展困境的原因很多，主要包括如下幾個方面。

1.現代網絡電子資源與學校圖書館的影響。一是學校圖書館往往是學校的招牌與學術資源集散地，建設經費較為充足，相關電子數據庫較為全面，具有較強的文獻查閱與檢索功能，師生可免費使用，較為便捷。二是國內外各種網絡資源日益豐富，數據獲取渠道不斷增多，突破了時間與空間的限制，為廣大師生提供了學術文獻高效使用的外部環境。很多讀者對網絡資源形成了嚴重依賴，并逐步改變了閱讀習慣，紙本資源利用率逐漸降低，院系資料室的傳統借閱功能被嚴重削弱，影響了其存在的價值。

2.觀念與認識存在問題。很多院校認為院系資料室不能直接帶來績效，且與學校圖書館存在功能重疊，沒有充分認識到資料室的獨特精準服務及其延伸功能，因此對其重視程度不夠，投入嚴重不足，導致資料室發展停滯不前，管理手段落后，信息功能退化，難以做到精準服務于學科建設，不適應現代院系與學科發展的需求。

3.管理體系存在問題。一是管理機制方面，院系資料室往往是多頭管理，權責利不一致、不匹配，存在錯位、缺位現象[4]。機構和人員編制歸院系，但幾乎難以在院系競聘行政崗位，且資料員職稱晉升不通過學院，直接到學校、主管部門參評，降低了院系的影響力，激勵約束機制存在偏差。二是管理制度方面，大都只有傳統的圖書借閱制度和資料員崗位職責規定，且內容嚴重老化;剔舊管理制度缺失，書刊陳舊，復本太多，實用性差，濫竽充數，部分資料長期閑置，擠占了寶貴的收藏空間;新書訂購制度缺失，論證不充分，隨意性較強;資料室各項建設標準沒有依據，缺乏長期統籌規劃。三是資料室管理模式與手段方面，很多院系資料室仍然保持傳統人工操作，服務方式簡單，現代科技手段缺失，信息化、智能化水平較低。

三、院系資料室的發展出路與有效途徑

高校與院系領導應更新觀念，立足于各學院與學科的發展重點與發展方向，明確院系資料室的定位與發展思路，改革完善管理體系與運行機制，提高科技與智能化水平，有效拓展資料室的傳統功能，以信息與知識服務為核心，形成資料室自身別具特色的差異化、個性化、創新性服務，與學校圖書館功能相互補位，協調發展。

（一）明確定位，完善管理體制

從學校層面理順隸屬關系，明確院系資料室定位與服務內容，避免多頭管理或無人管理。在此基礎上，學院應建立科學的決策機制，制定具體的資料室發展規劃，完善管理制度，加強對資料室的規范管理，充分發揮資料室的各項服務功能。另外，各學院應明確由分管院長（系主任）負責與學校各相關部門的協調，做好資料室的具體建設工作。

（二）健全經費投入機制，不斷完善軟硬件設施

資料室正常運轉、改造升級的技術支持及維護，需要持續的資金投入作為保障。學校應制定專門政策，明確校院兩級共同投入機制，在建設經費上給予大力支持。同時，學院應廣泛發動校友募捐，通過多種措施籌集資金，保障資料室的健康發展。

資料室管理方面，應進一步明確資料員的崗位職責，并不斷完善人員補充機制，有效提高資料員的綜合素質，以適應現代院系資料室的發展需求。同時，適當調整職稱評定政策，不斷完善激勵約束機制，有效調動資料員的工作積極性。

資料室建設方面，大力推動信息數字化、智能化服務改造升級，創建現代化數字資料室，高效利用網絡化資源。改造升級過程中，一是可考慮適當減少紙質資源的重復投入，增加電子版文獻資料、小型或專業數據庫、多媒體課件等電子資源的采購。二是根據實際工作需要，學院可以自行或聯合開發各類專題數據庫。三是不斷完善智能化、現代化電子設備的配備工作，采購適合院系資料室的中小型圖書自動化管理系統、信息檢索系統等軟硬件設施。四是與學校圖書館網絡資源有效對接，形成協調互補機制，增加服務交流平臺，充分利用各種網絡資源。五是根據學科發展需要，及時調整資源結構，創建資料室新格局，形成實用、科學、合理的資源體系。

（三）完善業務培訓與協調機制，提高資料員的綜合素質

一是加強職業道德修養、思想素質教育，增強工作熱情，提高服務意識，改善服務態度。二是制定系統可行的培訓方案，定期對資料員進行圖書管理、學科專業知識、外語等方面的專業教育，改善知識結構與專業素養。三是加強計算機網絡應用技能的信息技術培訓，使之能夠熟練操作各種系統軟件及設備，提高服務效率。四是通過舉辦講座、召開業務討論會等多種形式，加強圖書館與各資料室間的橫向交流，取長補短，學習交流先進的管理經驗。五是理順學校圖書館的業務指導關系，明確專門人員充當院系資料室的技術顧問，隨時進行現場業務指導，及時解決遇到的問題[5]。

（四）聚焦學科發展前沿，拓展與創新服務功能

1.基于本學科發展要求，不斷創新文獻資料收集與查閱服務。有針對性地收集知網未收錄的經典書籍、工具書、年鑒等，特別是國內外專業權威性論著;利用教師出國訪學或參加國際會議的機會，精選外文原版書刊，豐富藏書種類;精選非正式出版物及國際國內專業性學術會議的會議論文等。同時，應注重提高信息資源二次后續加工能力，及時將上述資料通過外包等方式進行數字化處理，并定期編制新資料文獻查詢目錄，以滿足院系學科發展及學校資料有效共享的便捷化需求。另外，學校圖書館應牽頭進行資料管理標準化工作，制定資料采編、加工、錄入標準，嚴格工作流程操作，做到圖書館與各院系資料室的無障礙對接，形成資料文獻網絡一體化，設置分級管理及閱讀權限，實現高效的資源共享目標。資源在全校共享，不僅能夠擴大服務人群，加強校內橫向、縱向聯系，打造以圖書館為中心，資料室為子系統的完整的資源網和流動體系，做到館室相通，室室對接，充分發揮資源的利用價值，還可以減少重復投入，節約資金，大大提高了資源的利用率。

2.聚焦于學科發展前沿，積極拓展自身服務功能。（1）進一步延伸資料室的文獻管理功能，加強資源建設，將檔案管理功能納入院系資料室，解決長期以來學院檔案不成體系、無專人管理的問題。歸納整理學院教師的論著、項目、獎勵等科研成果，并可提供相關后續服務;學術交流圖文資料，以及教學大綱、多媒體課件、精品課程、試題庫等教學資料的歸檔;學院文件、會議紀要的整理與歸檔;碩士、博士學位論文及科研成果，學生管理過程中重要資料的歸檔管理等。（2）加強與師生之間的互動服務。及時進行資源和服務的業務宣傳，適時進行閱讀推廣和新增資源推薦工作;跟蹤學科發展前沿，研究分析讀者的需求及變化，開通在線咨詢與交流、征求文獻需求建議、薦購書單通道等服務，形成有效的溝通渠道與反饋機制，變靜態被動式服務為主動參與式服務，提高精準化服務水平。（3）有條件的院校可將資料室用作師生閱讀、休閑與自習的場所，增強學院的凝聚力與科研創造力。另外，功能升級并完成分區后的資料室，可為師生提供學術交流、論文指導、小型研討等工作的場所，在此過程中，高素質的資料管理員甚至可以充當科研助手，協助教師或團隊完成各項科研輔助工作。

參考文獻

[1]劉海鵬，李健.學部制改革趨向下資料室轉型學科分館研究[J].圖書館，2019（12）：91-95.

[2]趙善德.高校體育資料室建設現狀與管理探究[J].青少年體育，2014（8）：64-66.

[3]吳漢華，郭淑敬.我國高校院系資料室現狀分析[J].高校圖書館工作，2019，39（4）：51-55.

[4]李建平，王放銀.新建地方本科院校系部資料室建設的現狀及其對策研究[J].中國電力教育，2013（7）：223-224.

[5]胡艷華.高校院系圖書資料室發展的困境與出路[J].開封教育學院學報，2018，38（3）：235-236.

The Dilemma and Countermeasures of College Reference Rooms in the Network Information Age

ZHOU Zhuo-jun

（School of International Education， Shandong University of Finance and Economics， Jinan， Shandong 250014， China）

Abstract： With the development of network information， the college reference rooms in China are facing many difficulties. On the basis of expounding the functions and advantages of the college reference rooms， this paper makes a thorough analysis of their difficulties， and accordingly puts forward the effective ways to get rid of the difficulties： clarifying the position and improving the management system; improving the funding mechanism and constantly perfecting the hardware and software facilities; improving the professional training and coordination mechanism and upgrading the comprehensive quality of the librarians; focusing on the frontier of discipline development， expanding and innovating service functions， etc.

Key words： college reference room; network information; management system; fund input; business training