收文加蓋歸檔章帶來的問題

《歸檔文件整理規(guī)則》(DA／T22—2000)規(guī)定：“在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章?！薄逗幽鲜n案局(歸檔文件整理規(guī)則)實施細則》(以下簡稱《實施細則》)規(guī)定：“歸檔章一般應蓋在每份文件首頁上端右上角的空白的位置。”這規(guī)定對發(fā)文來說一般是不會有問題的，很容易操作。而對收文來說就有問題了，不僅操作上遇到了麻煩，而且牽涉到深層次的理論問題。

1 收文的歸檔章蓋在哪里合適

筆者按照《實施細則》的精神，在業(yè)務指導時要求歸檔章蓋在收文處理單上，但有些單位則將歸檔章蓋在收文首頁上，而且說之有據。究竟蓋在哪里合適?如果按照《實施細則》規(guī)定的“歸檔章應蓋在每份文件首頁上”，那么就應蓋在收文首頁。但是，《實施細則》又規(guī)定“收文處理單應與來文作為一件”、“收文處理單放在來文前邊”，那么就該蓋在收文處理單上。這就有問題，問題好像是對“每份文件”和“件”的理解上?！懊糠菸募睂κ瘴膩碚f就是收文本身。而“件”是歸檔文件整理的特有概念，《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定，“件”是歸檔文件的整理單位，它實際是一個檔案的概念。這個“件”是指的一件檔案。那么應該蓋在收文處理單上是正確的。但是，問題好像并沒有完全解決。檔案是由文件轉化而來的，那收文是直接轉化為檔案的，還是加收文處理單后轉化為檔案的?要是前者，歸檔章就該蓋在收文上；要是后者，那么問題又來了，收文處理單與收文還是一份不可分割的文件嗎?

2 收文處理單和收文是不是一份文件

有人認為收文處理單放在收文前面與收文作為一件歸檔保存，收文處理單是收文不可分割的一部分，它就是一份完整的文件。也有人認為，《歸檔文件整理規(guī)則》沒有明確規(guī)定收文處理單就是收文的一部分，在對收文進行歸檔時，收文處理單歸不歸檔還是個問題，也就不用談歸檔章蓋在哪里了。如果加收文處理單的收文是一份完整的文件，那么這份文件又是由準產生的?是發(fā)文單位產生的?發(fā)文單位在發(fā)文時，是不可能加某個收文單位處理單的，因而加有收文單位處理意見的文件，不可能是發(fā)文單位所產生的。如果說是收文單位產生的，那么收文單位只是在收到來文時，才在收文前面加上收文處理單，并在收文處理單上簽上閱辦或閱示的處理意見，所以只能說收文處理單由收文單位產生，而收文很明顯不是收文單位產生的。這樣看來收文處理單和收文就不是一份不可分割的文件。如果不是一份文件，那么在歸檔時是不是應該將收文和收文處理單都加蓋歸檔章呢?加蓋歸檔章的收文算不算是本單位所產生的檔案呢?

3 收文是不是檔案，還是收文加收文處理單是檔案

《中華人民共和國檔案法》所稱的“檔案”是指“過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。按照這一規(guī)定，收文就不能說是收文單位的檔案，因為它不是收文單位直接形成的。當收文加上收文單位的收文處理單后，對這份收文來說就形成了收文單位的處理意見，有了收文單位的“思想”，自然也就成了收文單位直接形成的文件，經歸檔整理，就成為收文單位的檔案。如此說來，收文加收文處理單歸檔后是收文單位的檔案，而單獨的收文則不可能是收文單位直接形成的檔案。然而，說收文不是檔案，這又與現行的檔案學理論不一致。因為一直是把收文作為檔案來歸檔整理保存的。就是把收文加收文處理單歸檔后說是收文單位的檔案，也有問題。按照檔案定義，收文處理單是收文單位直接形成的，是檔案；收文不是收文單位直接形成的，不是檔案，就應只保存收文處理單才對。如果非要保存收文，那收文也應該是作為收文處理單的附件來保存。然而，這樣不僅有歸檔章該蓋在什么地方的問題，還有如何在《歸檔文件目錄》中填寫這份檔案的“責任者”的問題，是填收文單位還是填收文的原發(fā)文單位?

對收文如何蓋歸檔章的問題，作為操作層面上的問題可以這樣解決：一是如果收文是收文處理單的附件，那么歸檔章應該蓋在收文處理單上；二是如果收文處理單是收文的附件，那么歸檔章應該蓋在收文上；三是如果收文處理單是本單位產生的文件，收文是外單位產生的文件，那么收文和收文處理單都應該蓋歸檔章。而對深層次的理論問題：收文是不是檔案?還是收文處理單加收文是檔案?還是收文作為收文處理單的附件而是檔案?這是理論界應解決的問題。雖說操作層面的問題好解決，但操作層面的問題受制于理論。理論不先解決，實際操作就不好解決。