醫(yī)院檔案管理在信息化建設的研究

王海鋒

（棗莊市立醫(yī)院，山東 棗莊 277101）

醫(yī)院的檔案記載著醫(yī)院在發(fā)展過程中大大小小的文件、信息、資料以及相關數(shù)據(jù)，對醫(yī)院的發(fā)展有著重要的促進作用，對于醫(yī)院的發(fā)展來說，病案的價值能否發(fā)揮到極致，就要看醫(yī)院檔案管理水平的高低，伴隨著科學技術的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都開始使用信息化技術進行工作，醫(yī)院的檔案管理工作也應如此，這就要求醫(yī)院一定要進行檔案管理信息化的建設，只有這樣才能夠順應時代的發(fā)展，促進自身檔案管理工作的進步以及發(fā)展，保障醫(yī)院在新時代發(fā)展中能夠穩(wěn)步前進，提升自身的醫(yī)療水平，為病患提供更好的服務。

1 現(xiàn)階段醫(yī)院進行檔案管理工作信息化建設的必要性

伴隨著經濟以及科學技術的不斷發(fā)展以及進步，現(xiàn)階段的發(fā)展已經進入了信息化的時代，在這樣一個發(fā)展大背景之下，也決定了醫(yī)院檔案管理工作在日后的發(fā)展中，應該不斷使用信息化手段，提升自身檔案管理的信息化建設程度，從而有效提升檔案管理的工作效率以及質量，就現(xiàn)階段發(fā)展狀況來說，人們在生活中對檔案的需求越來越多，而且對檔案的時效性以及全面性更是提出了更高的要求。醫(yī)院檔案管理工作面臨著這些機遇以及挑戰(zhàn)，各個等級的醫(yī)院都應該積極作出回應，適應現(xiàn)階段時代發(fā)展的要求，加快自身檔案管理信息化建設，保障自身檔案信息的時效性以及完整性，保障自身的檔案管理工作向著現(xiàn)代化的方面不斷前進，只有這樣才能夠保障檔案管理工作滿足現(xiàn)階段時代發(fā)展要求，提升自身的工作水平以及服務質量。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)以及計算機的發(fā)展，出現(xiàn)了大量的電子文件，對于這些電子文件主要分為兩種類型，分別是：（1）醫(yī)院在進行業(yè)務流程中形成的電子文件，伴隨著醫(yī)院對互聯(lián)網(wǎng)技術以及計算機的使用，醫(yī)院的日常醫(yī)療活動、事務處理等都開始廣泛的使用計算機進行操作，病人在看病過程中，從掛號一直到最后的結束都是在計算機中進行完成的，從而產生了大量的電子文件；（2）醫(yī)院在進行日常的行政事務處理過程中也會產生大量的電子文件，在現(xiàn)階段的發(fā)展中，醫(yī)院從上級單位、部門、同級部門發(fā)布的文件信息、報表等都是通過計算機以及網(wǎng)絡進行傳輸、接收以及保存的。在以往的發(fā)展中這些文件都是通過手工進行接收、整理以及傳輸?shù)模@種方式已經無法適應現(xiàn)階段發(fā)展的要求。

2 醫(yī)院進行檔案管理信息化建設的優(yōu)勢

2.1 信息化管理能夠促進原始檔案的保存效率

醫(yī)院在現(xiàn)階段發(fā)展中，通過對檔案管理進行信息化建設，將以往原始檔案的相關內容錄入到計算機軟件中進行保存，能夠保障這些原始文件不會因為經常查找、翻閱以及借用出現(xiàn)文件的破損以及丟失，將內容錄入到計算機軟件中，醫(yī)院再在此基礎上建立完善的局域網(wǎng)，相關醫(yī)護人員就可以在電腦上進行原始文件以及檔案的查詢和翻閱，這樣就能夠在極大程度上防止文件以及重要數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失等問題。醫(yī)院在發(fā)展中進行檔案管理工作信息化建設，將一些重要以及珍貴的檔案進行信息化的管理，檔案管理人員可以通過計算機掃描等方式，將檔案信息錄入到計算機軟件中，并將其進行文檔的保存，在信息管理系統(tǒng)中對其進行管理以及調取，有效提升原始檔案管理的效率，保障原始檔案的完整性。

2.2 檔案信息化建設促進文件歸檔方式的創(chuàng)新

醫(yī)院在發(fā)展過程中，不論進行什么活動都會產生一定的檔案信息，而醫(yī)院的檔案管理人員需要實時的將這些產生的新資料以及信息進行整理以及歸檔，將不同類型的檔案信息以及相關文件記錄下來。在以往的發(fā)展中，都是使用紙質的形式對文檔進行整理以及歸納，在當時的情況下，檔案管理人員需要通過手工的方式，對文檔進行整理，并花費大量的時間對文檔的目錄等相關信息進行編寫。但是伴隨著科學技術的不斷發(fā)展，新技術在檔案管理工作中的有效應用，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作已經將以往手工管理模式徹底擺脫，避免重復工作以及工作效率低下等問題出現(xiàn)，對于大量繁瑣的檔案信息錄入、整理以及保存等工作，檔案管理人員都可以交給計算機軟件完成，使得現(xiàn)階段的檔案管理工作變得更加的簡單、輕松。如果在后期的發(fā)展中，檔案管理人員需要對以往檔案信息進行補充以及調查，只需要在計算機中輸入關鍵詞或者是特殊的指令，就可以在整個系統(tǒng)中進行檔案的查詢，然后將需要補充的內容放在計算機掃描軟件上進行自動識別以及錄入，這也在極大程度上提升了工作人員的工作效率，促進醫(yī)院醫(yī)療水平的不斷發(fā)展，為病患提供更加優(yōu)質的服務。

2.3 檔案管理信息化的建設促進了檔案的共享程度

醫(yī)院在發(fā)展中之所以要進行檔案管理工作，主要是為自身的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展服務，而對檔案信息進行整合主要是為了保障黨在管理過程中能夠做到井然有序，只有這樣才能夠方便檔案管理人員的后期查找以及調取，保障檔案資料能夠更好地共享。對于原始的一些檔案信息，由于是紙質版本的，所以在查找起來非常的麻煩以及困難，但是如果將原始文檔錄入到計算機中，就能夠方便查找，這也是檔案管理信息化建設的一大優(yōu)勢，這樣就能夠提升檔案管理的空間以及應用水平，方便醫(yī)務人員在工作中隨時調取相關檔案以及資料，作為工作的輔助資料進行查閱，提升醫(yī)院檔案管理查找的速度。

3 醫(yī)院進行檔案管理信息化建設的相關路徑

3.1 加強對文書管理的信息化建設

在醫(yī)院進行檔案管理的過程中，文書管理是一項重要的內容，工作人員在對文書進行管理過程中的精細化程度，在極大程度上決定了整個檔案管理工作的效果以及質量。在現(xiàn)階段信息化時代的發(fā)展背景下，醫(yī)院進行文書檔案管理的過程中，需要將文件的相關內容以及信息錄入到計算機軟件中，并在局域網(wǎng)的條件下，根據(jù)文件的循環(huán)時間、集合時間以及相關內容等進行文件的整合，并進行分類以及管理。檔案管理工作是在進行文件發(fā)放的時候，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)將文件發(fā)放到各個部門，這樣就能夠在極大程度上縮減文件的傳輸時間，降低工作人員的工作壓力以及內容，提升工作人員工作效率促進整個檔案工作的進步。

3.2 對檔案資料進行不斷的完善

伴隨著時代的不斷進步，醫(yī)療事業(yè)得到了快速的發(fā)展，這也促進了醫(yī)療組織在發(fā)展中發(fā)現(xiàn)了以往沒有發(fā)現(xiàn)的疾病，從而更新了疾病譜的相關內容，同時新疾病的發(fā)現(xiàn)，在極大程度上促進了我國醫(yī)療新技術以及項目的發(fā)展以及創(chuàng)新，這對檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，而檔案管理人員在實際的工作過中，應該對不同的手術名稱進行編碼，再將這些代碼輸入到計算機軟件中，這樣就能夠通過這些代碼對手術的相關內容進行查找，并分析這些手術的功能，詳細記錄不同手術具有哪些功效，并將整理出來的相關信息發(fā)送到各臨床部門局域網(wǎng)（LAN）進行反饋，這樣能夠在極大程度上促進醫(yī)療人員進行相關手術的研究，發(fā)表相應的研究成果。除此以外，檔案管理人員在計算機中對相關檔案信息進行整理以及處理之后，再反饋給各個部門，有利于不同部門之間的交流、幫助各個部門總結經驗、發(fā)現(xiàn)問題改正問題等，從而有效提升醫(yī)護人員的工作水平，促進整個醫(yī)院的醫(yī)療水平發(fā)展。

4 結束語

通過上述內容我們能夠知道：在現(xiàn)階段發(fā)展中醫(yī)院的檔案管理工作對醫(yī)院的發(fā)展有著重要的影響，而醫(yī)院對檔案管理進行信息化建設能夠在極大程度上提升自身檔案管理的工作效率以及質量。除此以外，檔案管理信息化建設也是醫(yī)院順應時代發(fā)展的一個必然趨勢，所以醫(yī)院一定要重視自身檔案管理的信息化建設，提升自身的檔案管理效率以及質量。