鄉鎮綜合管理背景下的檔案管理規范化分析

孫延旭 莒縣閻莊街道辦事處

一、含義

通過優化鄉鎮政府檔案管理的水平，對強化鄉鎮政府的職能作用具有積極的意義，能更好地開展為社會為人民服務的工作。從鄉鎮政府檔案人員管理方面來看，要了解檔案管理在如今社會的發展趨勢，科技水平的不斷提升為檔案管理帶來了智能化信息化的進步和發展，因此管理人員要不斷學習新的政策了解新的檔案管理技術，努力提升自身的業務能力，結合單位實際情況來應對新形勢下管理工作的要求。管理對象作為檔案管理的重要內容之一，涉及的范圍包含各個方面，要從人事、文書、科技項目等各個角度入手，分情況分類別制定相關的工作辦法，作為檔案管理進步的出發點。

二、鄉鎮政府檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理業務基礎能力不足

在實際工作中沒有按照嚴格的標準和要求開展檔案管理工作，也極大地給管理效率和能力造成了不良的后果。一些鄉鎮政府檔案管理上存在基礎業務能力不足的情況，給管理帶來了不便，容易出現管理混亂不科學的現象。從目前的實際情況來看，最普遍存在的問題就是缺少有關管理上的科學制度規范，相應的管理流程和標準也不夠完善。還存在一些單位雖然建立了有關檔案管理的規范制度，但是受到各種因素的影響導致落實得不夠徹底，沒有發揮出真正實質作用。檔案管理工作缺少專業的管理人才，大部分檔案管理人員并非檔案專業出身，在單位也是兼任檔案管理工作，沒有系統學習過相關的業務。這也嚴重影響了管理的標準化發展，給檔案管理帶來困擾，無法有效地實現檔案信息的真正價值意義，給鄉鎮政府的長遠發展帶來不良的影響。

（二）檔案管理方式無法充分的協調

在新形勢下原本傳統的檔案管理方式已經不符合當今的需求，基礎的業務和管理方法在形式上也給檔案管理工作的開展帶來了困難，傳統的登記方式雖然也能發揮檔案管理的作用，但是卻不符合檔案管理更加規范化高效化的發展方向，由此造成檔案信息的利用無法充分實現，導致檔案不能發揮應有的作用。雖然一般的鄉鎮政府中檔案管理都由獨立的部門開展工作，但是有關部門的工作范圍和責任還不夠明顯，使得很多時候資料的交接及存續有一定困難，導致管理上的混亂和工作不明確等問題。同時，檔案管理缺少有關科學和完善制度的建立，也導致檔案工作的開展不能順利進行，缺少監督管理的制度，這也影響了檔案管理的質量和水平。

（三）檔案管理設備和方法不滿足現代化的需求

隨著科學技術水平的不斷提升和進步，檔案管理的設備和數據化管理模式要實現創新的舉措，面對社會發展所帶來的更多要求，檔案管理工作也承擔了更多的職責和壓力，必須要通過完善自身來實現多樣化的發展趨勢。但是由于檔案管理在很長一段時間都沒有受到該有的重視，這也導致傳統的管理模式阻礙了檔案管理工作的創新和進步，一定程度上也影響事業單位在檔案管理制度上的完善和發展，脫離了實際的情況，導致工作效率無法提升。面對社會發展帶來的變化，檔案管理面臨更加現代化和信息化的追求，傳統的登記方法無法滿足更高效率的管理需求，無法充分地利用檔案信息，也造成檔案管理的價值無法體現。

三、鄉鎮綜合管理背景下鄉鎮政府檔案管理規范化措施

（一）要從根本上重視檔案管理工作

管理人員作為主體要提高自身的思想認識，形成檔案管理意識，保證工作順利開展，為檔案管理工作的進步提供基本的條件，通過科學的方法讓員工認識到檔案管理的重要性，在日常工作中增強認識，從上到下都全身心投入到檔案管理的建設當中，同時最大程度地提高工作效率。要通過了解檔案管理工作對鄉鎮政府運行產生的影響，意識到檔案工作的積極作用和價值。同時要統一規范化地開展檔案管理工作，為科學合理的管理方法提供支持。在鄉鎮政府內從領導到各級員工，從各個部門的角度出發，都要正確地認識到檔案管理工作發揮的價值，不同的部門也要了解檔案管理的意義，配合工作的順利開展，從思想層面重視起來，為貫徹落實檔案工作的高效管理奠定基礎，領導也要加強重視，在鄉鎮政府起到積極引導的表率作用，在這樣的氛圍下，員工也會加強對檔案管理工作的重視，不斷規范自身的行為，增強檔案管理的責任意識。

（二）提升信息化建設水平

隨著檔案信息化建設的發展，傳統的檔案管理工作方法面臨多重挑戰，不論是數字化建檔還是使用者需求的多樣化，都是檔案管理工作中需要改進的重點內容。為了改變傳統的檔案管理方法，則要通過結合信息技術的使用建立高效完善的數字化管理系統，有利于實現檔案更加快速清晰的保存，對檔案的儲存期限和形式都有更好的處理方法，還有利于信息化建設的進行。同時還要從辦公系統和檔案管理系統的接入方面入手，在建設數字化管理模式時綜合考慮到銜接的問題，保證數字資源的有效利用。鄉鎮政府要通過數字化建設發展，結合創新的管理制度，保證檔案管理系統處于高效安全的運行狀態，比如在文件保密和網絡安全方面要完善，保障檔案管理的安全高效開展。

（三）完善和創新制度建設

要從根本上解決新形勢下檔案管理工作存在的不足，通過提高管理創新能力，建立完善并且符合鄉鎮政府實際情況的制度非常重要，對改變傳統的管理模式具有積極的意義。在制度的完善方面要以鄉鎮政府全體員工為對象，保證制度的作用充分實現，面對單位全體員工要采取科學的監督手段，保證檔案管理工作的開展符合規范。也可以建立獎懲方式，提高員工對檔案管理的責任意識，保證檔案管理的價值得以體現。

四、結語

在鄉鎮綜合管理背景下，為了更高效地開展檔案管理工作，要不斷地在實踐中學習和進步，發現鄉鎮政府管理中存在的問題和不足之處，改變傳統單位檔案管理的模式和形式，解決新形勢下檔案管理上的矛盾，便于單位工作的開展和利用，為鄉鎮政府長遠的發展提供重要的支持條件，也能夠提高鄉鎮政府的綜合實力。