云南邊境地州高校檔案工作管理問題思考

張洪婷

（紅河學院人事處，云南蒙自 661199）

自2003年以來，云南邊境地州7所大專院校逐步實現了升本或轉型發展的轉變，各校基礎建設和辦學內涵都得到了跨越式發展，教育教學水平和質量都顯示出了長足的提升，得到了社會的認可。但在學校各項工作不斷發展推進的過程中，學校檔案工作始終處于邊緣化地帶，一直是跟在其他工作背后的“慢行者”，不能與其他工作齊頭并進、協同發展。2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》[1]（以下簡稱《檔案法》）頒發后，作為檔案工作一直處于落后、被動地位的地州高等學校，必須認真分析梳理當前檔案工作現狀，以新修訂的《檔案法》頒布實施為契機，開啟檔案工作高質量發展新征程。

一 檔案工作管理存在的共性問題及原因分析

通過對云南邊境地州7所高校檔案工作進行調查研究，各校存在的共性問題就是學校對檔案工作認知缺失導致的檔案工作邊緣化。

（一）檔案工作邊緣化問題嚴重

1.組織領導和組織機構邊緣化

《高等學校檔案管理辦法》規定：“高校檔案工作由高等學校校長領導，分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作”[2]，并具體明確高等學校校長關于檔案工作的四條具體職責，一方面明確了分管副校長具體落實檔案工作，另一方面明確高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人。目前，云南邊境7所地州高校的管理模式基本上是一名副校長分管，在學校辦公室下設綜合檔案室，負責全校各類檔案（人事檔案除外）的收集整理歸檔工作的管理機制，校內分級管理模式雖已基本形成，但執行力度遠達不到要求。

鑒于檔案室隸屬于學校辦公室的從屬性，對于分管校領導和部門領導來說，檔案工作顯然不是工作的重心，在每年的工作計劃中，檔案工作也只是一句話帶過或者只字未提；對于校內其他職能部門和學院來說，多數沒有指定兼職檔案人員，學校檔案室一年一度催交的歸檔材料多數采取“臨時抱佛腳”的方式來應付。專職檔案人員，雖說是專職，但多數人員同時還承擔著所屬部門的其他工作。

2.基礎投入邊緣化

高校的檔案工作畢竟不屬于學校核心工作，其在學校中得不到重視，各方面投入較少。7所學校檔案基礎設施建設基本都落后于學校其他教學設施，共性的問題是庫房設置不規范，庫房面積不足，檔案工作要求的各種硬件設施配備不齊全，沒有檔案工作專項資金，檔案工作中必須的一系列電子設備未配備，嚴重制約了高校檔案工作的正常發展。

3.管理主體邊緣化

《高等學校檔案管理辦法》第九、十、十一條對學校檔案館（室）人員配備及條件作了明確規定，但由于領導對檔案工作缺乏深刻認識，不夠重視，在實際工作中很難得到落實。一是在人員配備上，檔案管理人員學歷、職稱層次偏低、隊伍結構不合理的現象較為普遍；二是在個人發展上，管理人員的學歷提升、技能培訓、職稱晉升空間較小；三是在健康保障上，《高等學校檔案管理辦法》第十三條規定的高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員應享有的保障得不到落實；四是各部門各學院兼職檔案工作隊伍不穩定，檔案材料的收集歸檔工作根據所在部門人員工作的輕重緩急情況隨意更換。

4.管理對象邊緣化

高校檔案信息資源的開發利用是檔案工作的重要內容，是檔案工作圍繞學校中心、服務大局的直接體現。然而，就目前而言，7所學校的檔案似乎變成一堆“死材料”，一直處于極度的被動地位，檔案工作與學校中心工作跟進不緊，銜接不好，更沒有形成積極服務學校其他工作發展的措施和手段。

（二）學校各個層面對檔案工作的認知缺失是檔案工作邊緣化的根本原因

1.校領導層面的認知缺失

長期以來，大多數的領導，甚至分管檔案工作的校領導在思想上對檔案工作的重要性認識不足，片面認為高校的中心任務是教書育人，檔案工作在學校整體工作中無足輕重，平時很少過問或基本不過問學校的檔案建設與發展工作。近年來，隨著高校編制的改革與發展、辦學結構與內涵的變化，各校盡量縮緊管理部門人員和教輔人員編制。一方面導致各校檔案管理人員在超負荷運轉，大家基本上是在地位不高、工作量不輕的狀況下工作；另一方面把非檔案專業的人員安排在檔案管理工作崗位上，他們不是專業人員，對檔案專業知識一無所知，嚴重影響了檔案工作的順利開展。

2.各二級部門的認知缺失

由于認知上的不足，學校各部門對檔案材料的收集也不重視。第一，沒有專人負責。多數部門領導沒有指定專人負責，平時部門產生的材料收集方式是各自為陣，待檔案室催交歸檔材料時隨手全部聚攏移交；第二，兼職檔案人員變動頻繁。由于“檔案收集歸檔不是部門的中心工作”的思想根深蒂固，各部門根據該學期誰工作量相對較小誰來做兼職檔案員的情況較為突出；第三，指定兼職檔案人員無心工作。由于兼職檔案工作在職稱晉升、評先評優等方面都不計入工作量，所以敷衍應付的情況較為突出。以上問題帶來的后果是上交材料重件、缺件現象嚴重，很大程度上影響了歸檔材料的齊全與完整性、增加了綜合檔案室工作人員的工作量。

3.檔案工作者的自我認知缺失

長期以來，高校檔案工作者在職稱職務晉升、評先評優等方面與其他人員相比機會較少，工作成果得不到認可和公正的評價，難以體會到檔案工作所帶來的職業成就感和歸屬感，消極怠工現象嚴重。一是心理消極。對所從事的工作價值缺乏正確的認識，自我價值評價降低，自卑感增強；二是態度消極。沒有職業追求，沒有進取之心，平時不愿主動與部門之間就歸檔材料的收集進行溝通與指導；三是做事消極。認為做與不做一個樣、做多做少無人知，工作中存在“不求有功但求無過”的現象。

二 以新修訂的《檔案法》為契機，立足實際，探索和完善檔案管理發展機制

（一）樹立正確的檔案價值觀，依法給予檔案工作保障

一是在校級層面，主管檔案工作的校級領導應對檔案工作給予高度重視,要讓檔案工作在學校整體發展規劃中有一席之地，切實制定措施解決學校檔案工作中存在的問題，在人力、財力、物力等方面給予支持。尤其要根據2021年1月1日起施行的《中華人民共和國檔案法》（新修訂版）增設的“第五章 檔案信息化建設”中各條的具體要求，為檔案信息化實踐提供引領和保障，有效促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；二是在二級部門層面，各部門領導要強化檔案意識，指定專人負責，保證隊伍相對穩定，把兼職檔案人員的工作量計入年度工作總量，關心和解決工作中存在的問題；三是在專職檔案管理人員層面，要改變墨守陳規、“弱勢群體”的觀念，堅持開放導向，主動以服務學校、服務教師、服務社會人員為落腳點，展現出更加專業、更加包容的檔案工作形象，努力建設開放型、服務型、現代化的檔案館（室），爭取獲得社會準確的認知和公正的評價。

（二）建立和完善組織體系

高校檔案工作要與學校其他工作同頻共振、協同發展，必須建立和完善學校、檔案室、立卷部門各司其職、各負其責的三級檔案管理體系。第一，成立學校檔案工作領導小組，定期召開會議，共同討論檔案工作面臨的問題，研究制定檔案工作計劃和解決辦法；第二，學校檔案室要多渠道、多手段進行宣傳，進一步強化全員檔案意識，積極組織學校兼職檔案員學習國家和本省本地區關于檔案工作的一系列法規、文件，深入貫徹落實新修訂的《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》精神，不斷加深對檔案工作重要性的認識,增強做好檔案工作的歷史責任感和緊迫感；第三，各部門設置相對穩定的兼職檔案員，負責本部門歸檔材料的收集、整理、組卷，按學校檔案室的規范要求按時、按質、按量移交學校檔案室歸檔。

（三）加強主動服務意識

高校檔案工作者必須解放思想，創新管理服務模式，引領學校兼職檔案管理隊伍，充分挖掘檔案價值，為學校的辦學發展規劃提供借鑒。第一，主動對兼職檔案員進行業務培訓與指導。檔案室工作人員一要結合實際加強對二級部門檔案業務的指導，加快推動學校檔案規范化、標準化、常態化管理；二要通過各種途徑、各種場合、各種方式宣傳新修訂《檔案法》，對兼職檔案員進行培訓，深入各部門了解檔案工作狀況，找準各部門歸檔材料的方向和內容，因地制宜，分類指導，在工作中給予他們幫助。第二，主動為學校的建設和規劃提出建議并提供服務。檔案室工作人員要掌握學校發展動態，拓展思維，多方位思考、多角度挖掘史料價值。比如可從編撰學校年鑒、大事記，建設校史館等多方面主動提出想法和建議；可以對近年學校發展的各類數據進行比對、形成分析材料，為學校制定新的規劃提供強有力的數據支撐等等。第三，主動開展交流與服務。一是勇于摒棄以往檔案工作留給人們的神秘印象，保障查檔利用者的權利，加大檔案開放力度，推動檔案資源跨行業、跨部門共享，加強檔案文化宣傳，充分體現檔案工作開放包容、務實高效的專業精神和服務精神；二是要根據檔案利用者對檔案內容的需求情況進行預判和統計，梳理出“高頻檔案”，及時提供優質服務；三是要充分利用區位優勢，加強與鄰國有關部門、學校的檔案國際交流合作，使檔案工作彰顯出國際化特色。

（四）為檔案管理工作者提供應有的保障

在個人健康方面，要按照《高等學校檔案管理辦法》“第十三條 高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助”[2]的規定，將健康保障落實到位；在個人發展方面，一是要多為檔案工作者提供學習培訓的機會，讓他們走出去，開拓視野，提升相應的專業知識與技能；二是要給予他們適當的職稱職務晉升通道，尤其是在目前各校職稱晉升基本是以教師為中心的模式下，學校應該考慮各個系列在職稱中的占比，使其均衡發展，檔案系列不可冷落和偏廢。

三 結語

云南邊境地州高校分別位于與越南、緬甸、老撾接壤的地區，地理區位偏遠，學校自身發展相對比較滯后，學校在制定發展規劃乃至年度計劃時，基本沒有把檔案工作的改革與發展納入具體內容，檔案工作始終處在學校全盤工作的邊緣地帶，嚴重阻礙了學校檔案工作與其他工作的協同發展。作者通過對這一情況及原因進行分析，結合實際提出推動學校檔案工作發展的意見建議，旨在希望云南邊境地州高校能夠對照新修訂的《檔案法》中“監督檢查”規定的具體要求，把學校檔案工作抓牢做實，以保證檔案工作與學校其他工作得到同步發展。