基于知識管理的企業檔案管理發展策略

韓繼平

摘要：企業檔案作為企業生產、經營、技術變革和科研活動的真實記錄與反映，在企業管理各方面發揮著不可替代作用。將知識管理引入檔案管理信息化建設中，能充分發揮檔案信息存儲作用，挖掘檔案信息中的知識，為企業發展提供充足的知識儲備。

關鍵詞：知識管理;檔案管理;發展策略

檔案記錄了企業在生產經營中所取得的發展成果與積累的寶貴經驗，檔案管理作為支持企業可持續發展的重要信息源及知識源，越來越受到人們的重視。隨著企業信息化的深入，檔案管理的復雜性將大幅增加，這給信息知識的發掘、檢索、共享利用帶來了巨大挑戰。因此，研究基于知識管理的企業檔案管理發展具有重要意義。

一、知識管理含義

知識管理是指在組織中構建一個人文與技術兼備的知識系統，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，達到知識不斷創新，并進而回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與組織的知識，并最終形成企業管理的知識資本，有助于企業做出正確決策，以適應市場變化。

二、基于知識管理的企業檔案管理問題

1、管理觀念落后。企業檔案管理不僅是對與企業生產建設實際相關信息資源的管理，也是對企業生產建設成果的一種觀念。從目前信息技術的發展水平來看，企業檔案管理觀念與信息技術水平并未保持一致。企業管理者對檔案管理的認識還保留在原始階段，缺乏對信息資源管理重要性的重視，甚至少數企業仍采用傳統的紙質檔案管理模式。雖然一些企業已開始意識到信息資源管理在發展中的重要性，著手深化檔案管理改革，進一步實現檔案管理數字化、網絡化發展。但在改革進程中，一些企業存在一些盲目性，缺乏專業的檔案管理理念為支撐，致使企業過于重視檔案管理體系的建設，而忽視了信息資源的循環開發利用，最終使檔案管理改革未達到預期目標。

2、企業檔案管理人員知識水平低。企業檔案管理要充分實現檔案價值，檔案管理者的知識水平是一個必不可少的重要因素。目前，企業檔案部門的準入門檻低，專業性弱，甚至不是專業的檔案管理人員，導致檔案管理效率低下，而且制約了檔案知識管理的發展。大多數檔案管理人員與企業的業務活動嚴重脫節，若不充分了解企業檔案信息需求，就無法有效、深入地開發企業檔案中的知識信息。知識是經加工后信息，檔案是記錄信息的載體。因此，檔案管理人員只有具備較高的專業素養，在日常工作中對檔案信息及企業需求進行挖掘分析，將企業檔案中有價值的信息加工整理成知識，才能根據企業需求提供信息服務。

3、檔案管理技術落后。隨著社會科技的發展，企業也進入了自動化、智能化時代。雖然企業在生產、銷售、辦公服務等方面發生了變革，但企業檔案部門仍采用傳統的檔案管理技術。傳統檔案管理方式已不能適應時代變化及企業發展，然而，目前我國大多數企業的檔案工作仍采用傳統檔案管理模式。傳統檔案管理主要針對紙質檔案手工管理，缺乏對檔案內容特別是檔案中信息資源的深入挖掘，難以滿足知識管理要求。現在企業已實現計算機辦公，一些企業已走在人工智能的前沿。然而，在企業檔案管理部門，信息化的步伐仍停滯不前，檔案信息資源開發不僅效率低下，而且難以實現知識共享。因此，創新檔案管理技術是企業檔案管理發展的一大挑戰。

4、企業檔案知識開發缺乏深度挖掘。企業檔案部門不僅保存了企業成立以來豐富的館藏資源，而且在企業業務活動中也包含了各種文檔資料。館藏資源數字化雖已實現，但檔案的“保存”、“安全”和“借閱難”問題也得到了有效解決。當前，需考慮原檔案、現檔案電子化、數字化存儲和查閱，但始終缺乏對企業檔案的深入挖掘;此外，知識管理包括顯性、隱性知識管理，其中，顯性知識是指能在文本中看到并用語言表達的信息。隱性知識是指需通過經驗及智慧獲得的信息，而不是通過語言傳遞的信息。然而，檔案管理者只注重檔案內容，不注重檔案知識管理，未深入挖掘利用檔案顯性、隱性知識。

三、基于知識管理的企業檔案管理發展策略

1、轉變管理理念。要使知識管理與企業檔案管理充分結合，必須更新傳統觀念。一方面，要樹立“大檔案”觀念。一般來說，人們將檔案視為歷史記錄，以此限制檔案范圍，而忽視了檔案產生背景、操作步驟、設計理念、流通過程等。事實上，檔案生成過程可能比檔案本身更有意義，所以在企業檔案管理中，應關注檔案信息生成過程，從各環節提取知識信息，更全面地掌握檔案資料。另一方面，應注重檔案共享和創新。知識管理的核心在于知識共享和創新，從側面看，檔案是企業知識的重要載體。企業檔案管理不是單方面收藏和保存，而是開發信息內容，提取具有內涵和價值的知識信息，并再加工，實現信息共享，為企業管理、業務活動等提供支持。此外，企業的各種工作細則、業務流程和規范等還能從檔案歷史記錄中提取有用信息，加以改進，進一步挖掘檔案資料價值。

2、提高檔案管理人員專業素質。基于知識管理的企業檔案管理不僅需專業檔案管理人員，而且需較高的知識管理能力。企業檔案知識管理包括檔案知識收集、整理、加工、利用和共享等。這一系列復雜過程，檔案工作者要求具備信息技術技能、與檔案知識管理相關的專業技能及職業道德素質。因此，檔案管理者應不斷學習知識管理理論知識，提高自身職業素質，使自己能勝任檔案知識管理工作。企業應提高檔案管理人員準入門檻，招聘專業檔案知識管理人員，邀請知識管理專家入職培訓等。每個業務部門有不同業務工作，工作中形成與需要的知識也不同。檔案管理人員除具備專業知識管理技能外，還需了解企業生產經營中業務工作及知識管理理論，只有這樣才能為企業提供高質量知識服務。

3、創新檔案管理技術，建立檔案管理知識庫。①信息技術在企業管理中發揮了巨大作用，檔案知識管理需信息技術支持。傳統企業檔案管理技術落后，不能滿足檔案知識管理實際需要。企業要加大對檔案部門的資金投入，進行檔案管理技術創新;②積極運用信息技術創新建設檔案管理知識庫，通過檔案管理知識庫的建設，收集保存企業生產經營活動中的文件資料及知識，更好地共享檔案知識。一般來說，企業知識庫需企業業務流程活動中形成的文件資料，包括產品、經營、財務、客戶等信息。所構建的知識庫通過信息技術將企業活動中知識綜合整理并存儲在知識庫中。企業各部門和員工能及時有效獲取知識，企業各部門有價值的信息能存儲在知識庫中，促進企業知識共享和創新。企業人員流動不可避免，通過記錄每個員工創造的知識成果和業務經驗，知識庫避免了才隨人走，從而削弱了企業知識儲量。

4、注重檔案知識深入開發利用。在知識經濟時代，企業為自身發展必須進行知識管理，企業檔案管理部門應自覺承擔起企業知識管理的重任。企業檔案管理部門應改變過去傳統檔案管理模式，注重檔案知識深入開發利用，成為檔案知識管理開發者、管理者、服務者，拓寬檔案管理職能。知識管理比傳統檔案管理更為復雜，隱性知識的開發利用比顯性知識更復雜困難。①企業需制定知識共享規則，確保在不侵犯個人利益情況下實現知識共享，只有這樣才能得到企業員工的大力支持及積極共享;②信息技術在企業工作中起著重要作用，檔案管理部門需引進先進信息技術，有效挖掘檔案知識;③隱性知識具有特殊性及不可替代性，是企業中包含的知識資產。檔案管理部門應選擇有經驗、有智慧的知識管理人員進行隱性知識開發。

參考文獻

[1]錢小英.知識管理背景下的企業檔案管理[J].企業改革與管理，2015（07）.

[2]黃晶云.基于知識管理的企業檔案管理發展策略[J].辦公自動化雜志，2020（09）.