提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究

王飛 東阿縣公共就業和人才服務中心

一、事業單位檔案管理信息化建設的作用價值

（一）提升檔案管理工作效率

事業單位在開展檔案管理過程中，通過加強信息化建設，將傳統紙質檔案資料轉化為數字化資料，統一錄入到計算機相關軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統，針對一些存檔資料比較多的事業單位，通過推動信息化建設，能夠有效節約閱覽人員檔案查詢時間，同時也有利于管理人員對檔案進行規范化管理，提高檔案管理工作效率。

（二）促使檔案管理更加規范

事業單位的一些檔案材料很多都是由相關人員本人進行填寫，受個體差異性影響，不同人員在填寫時字體、內容乃至格式均不相同，這對檔案管理也帶來了一定影響。通過加強檔案管理信息化建設，能夠有效賦予相應檔案統一的數字化格式規范，從而更加便于進行檔案資源的統一整理、共享，促使檔案管理更加的科學規范。

（三）更有利于檔案安全存儲

傳統檔案管理模式下，都是以紙質檔案形式存在，隨著時間的推移，這些紙質檔案經過很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會出現破損問題，并在紙質檔案受材質所限，長時間的存儲會導致紙張本身也會變得薄而脆，經受不住磨損，嚴重時還會導致一些寶貴的信息丟失。而通過加強檔案管理信息化建設，使得檔案得以采用數字化形式保存，一般只要做好數字化檔案信息加密備份工作，能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數字化形式呈現的檔案無須占用較大空間，在節約檔案管理成本方面也有著顯著的優勢。

二、提升事業單位檔案管理信息化建設水平的相關措施

（一）健全事業單位檔案建設的管理制度

有一套完整的管理標準和規章制度，才能對從業人員的行為進行規范和統一，保障事業單位內檔案管理工作有序進行。對于事業單位而言，檔案管理的完善性標準化程度，直接關系著每個部門每個環節的工作效率，同樣也是需要各部門共同協調配合來完成的。事業單位應該重視檔案管理的信息化建設工作，將檔案管理制度納入單位內的必行規章制度中去，首先需要對各模塊工作進行分析，明確在檔案管理過程中的責任和義務，例如人事科需要提供比較精準的實時更新的人事變動情況，對人員入職、離職和調動手續做好統計、整理和匯入檔案管理系統，能夠為檔案建設工作做好人事材料準備。事業單位注重規范各崗位在檔案管理進程中的操作規范和標準，要求全員按照標準操作，對于信息篩查、統計等采取統一的標準和格式，便于后期的信息整合分析。

（二）完善檔案管理信息化建設的規劃

為了使信息化檔案管理在實施過程中有明確的方向和依據，就要在事業單位檔案管理過程中明確檔案信息化建設的規劃。這樣檔案管理才能取得更好的效果，同時也能促進事業單位的長期發展。首先要對事業單位發展的特點和實際情況進行仔細的研究和分析，然后規劃信息化發展的基本需求，之后再對檔案管理的工作進行完善。同時，檔案管理部門之間也要進行及時溝通以及相互配合，使檔案管理的工作更加靈活，并擴大檔案管理工作的范圍，進一步推動檔案管理的信息化建設。所以，為了提高事業單位管理工作的效率和質量，就要在開展工作之前做好相關的規劃工作，使得檔案管理工作能夠有條不紊地進行。

（三）加強人才培養，提高檔案管理人員的綜合素養

要實現高水平的檔案管理就需要聘請專業素養高的檔案管理人員進行工作，同時也要定期對檔案管理人員進行培訓，提高其專業素養以及相關技能。此外，還要注意人文關懷，在日常的工作與學習中，要注意對檔案管理人員進行鼓勵，提高其學習的積極性，進一步提升專業素養。為了引進更多的專業人才，事業單位也要拓寬人才引進的渠道，為事業單位注入更多的新鮮活力。

（四）制定檔案信息化監督機制，做好涉密管理工作

為了持續推進事業單位檔案管理的信息化建設，還要建立健全完善的管理機制，監督檔案管理人員的工作，保證信息的安全性和準確性。在建立健全監督機制的過程中，不僅要建立內部監督，還要建立外部監督，這樣一來才能更好地發揮出監督效果。檔案室也要定期開展檔案信息化設備和信息網站的檢查與維護工作，防止病毒攻擊網站，對檔案管理工作產生不利的影響。此外，為了進一步保證信息的安全性，要加大保密力度，防止檔案信息外露的現象出現。

（五）樹立積極向前的思想工作觀念

在新形勢下，事業單位的檔案管理工作除了要做好技術方面的創新外，還要對工作人員的意識進行培養。增強相關領導和工作人員的檔案管理意識，不僅能有效推動事業單位的發展與進步，還能切實保障檔案管理信息化建設工作的效率，推動信息檔案電子化的發展進程。通過這種方式促進傳統的檔案管理模式和管理手段發生巨大的改變，提升管理工作效果，在信息檢索和檔案資料的查詢中也提供了一定的便捷性。針對人員思想工作觀念的培養而言，事業單位的各級領導要注重自身言行，結合檔案管理相關的制度和標準，不得隨意翻看檔案資料，也不能任意調用各類檔案信息，有效保障信息安全。

三、結束語

在信息化背景下，許多事業單位已經開始引入信息化系統，這改善了檔案管理的工作模式，也提高了檔案管理的工作效率。為了促進事業單位的發展，使得信息化系統更合理地用于檔案管理工作中，同時，針對目前存在的一些問題要積極進行探索，對問題出現的原因進行分析，及時找到解決問題的方法，盡量避免影響后續的工作。