淺談企業退休核準業務及其檔案審核工作

王宇 廊坊市開發區人力資源和社會保障局

一、引言

企業員工的退休時間與其參加工作時間之間具有較大的時間跨度，在這一過程中會出現較多的檔案缺失問題，這是企業退休核準工作需要面臨的主要問題。如何解決檔案缺失問題成為企業人事檔案管理部門關注的重點。因此，本文的研究內容對豐富企業人事檔案管理工作模式的革新具有一定理論意義，對推進企業退休核準業務及其檔案審核工作水平的提升具有一定的現實指導意義。

二、退休核準中的常見問題及其對策分析

（一）出生年月的確認

企業員工退休核準的主要依據之一就是企業員工的年齡，其年齡必須符合國家法定的退休年齡標準，根據我國相關法律規定，男性須年滿60周歲，而女性則根據工作類型的不同存在不同的退休年齡，女工人需年滿50周歲，女干部年需滿55周歲，靈活就業女性年則需滿55周歲才可以辦理退休手續，因此，退休核準必須明確企業員工的出生年月，以精準計算其實際年齡，并以此為依據進行退休核準工作。這要求企業人事部門加大對員工的檔案管理力度，要做好員工的出生年月檔案記錄工作，以保證檔案數據的準確性，從而公平公正的開展退休核準工作，保證企業員工享受到應有的退休福利，為員工的退休生活提供全面保障[1]。針對企業員工出生年月的檔案核準工作需要注意以下四個要點：第一，在進行檔案錄入時，企業人事部門要加大對員工提供信息的審核力度，嚴格審查員工提供的戶籍資料，以保證檔案數據與戶籍資料保持一致，從而確保檔案記錄信息的準確性。第二，在后續的工作調動過程中，企業人事部門也應反復核對工作人員的檔案信息，一旦出現檔案記載數據與戶籍數據存在差異時，要以企業檔案和戶籍資料中最先記載的出生日期為準，以避免工作人員在工作調動過程中更改自身檔案數據，或由人事部門失誤所造成的數據失實。第三，當出現兩個出生年月記載日期相近時，企業人事部門應選擇更具權威性的材料為依據，如工作人員早期的入團志愿書、畢業登記表等，該類材料一般是工作人員在職業生涯早期形成的，權威性相對較高，可以為企業人事部門提供一定的參考價值，以保證工作人員相關數據的真實性。第四，在實際的工作過程中，人事部門工作人員應持有嚴謹的工作態度，不斷尋找時期更早、權威性更強的檔案材料，以盡可能地保證工作人員出生日期的精確性，從而保證退休核準工作的有效展開。

而在具體的工作過程中，企業人事部門會受到多種客觀因素的影響，工作難度相對較大，因此企業應形成一套系統的檔案管理制度，明確檔案管理過程中可能存在的諸多問題，并制定相應的應對措施，以為人事管理部門提供科學合理的工作依據，保證退休核準工作的有效展開。具體的檔案管理方案應該具備以下兩個要點：第一，當檔案記載的出生日期出現兩個或兩個以上時，應由人事檔案管理部門進行細致審查，進而提出認定意見，并交由該部門領導簽字認證，缺乏簽字認證的認定意見不具備相關效力，通過雙重審查以保證審查結果的精確性。第二，當工作人員個人對檔案記載的出生日期存在異議時，企業也有為其開放申訴渠道，并由人事檔案管理部門到工作人員戶籍所在地的派出所、學校等相關機構進行核準，并要取得具備法律效力的原始材料作為憑證，在確保檔案記載存在問題的情況下，由工作人員到人事檔案管理部門進行日期更改，以保證退休核準工作的嚴謹性。

（二）參加工作時間和工作年限的確認

參加工作過時間和工作年限的確認是企業進行退休核準工作的另一個重要環節，企業要根據工作人員的工作時間與工作年限確定其退休待遇標準，而由于不同工作人員參加工作前的身份有所不同，企業又需針對工作人員的實際情況進行針對性的檔案管理，以保證退休核準工作的公正性與實效性[2]。目前企業退休核準工作會遇到的參加工作時間的類型主要包括以下五種：

第一，大中專畢業生分配，大中專畢業生直接分配到企業進行工作過的，其參與工作時間要從到達工作單位正式開始工作時算起，而在進行退休核準工作時，管理人員要以轉正定級表為主要依據，該材料會詳細記載大中專畢業生參加工作的實際時間。當出現工作人員檔案缺少轉正定級表等情況時，工作人員可以采取兩種解決方案，一是尋找備份，轉正定級表作為記錄大中專畢業生工作時間的重要材料，其轉正單位普遍會留有備份，企業人事檔案管理人員可以前往工作人員的轉正單位尋求備份，以備份材料為依據核準工作人員的實際工作時間，進而確定其退休后的福利待遇，為工作人員提供公平的退休保障服務。二是尋找替代材料，當工作人員的轉正單位沒有為其保留備份材料時，企業人事檔案管理人員可以尋求其他權威材料作為替代，如大中專學生畢業時收到的單位通知單、錄用人員登記表等材料，都可以在一定程度上佐證工作人員的工作時間，進而保證退休核準工作的有效展開。

第二，參軍入伍人員，參軍入伍后復員轉業軍人的工作時間應從其批準入伍的當日算起，其參軍時間應被計算在工作時間內，在進行檔案管理工作時，管理人員應以參軍入伍人員的入伍登記表和轉業登記表為主要依據，以正確核算其參軍時間和實際工作時間，并將二者合并為參軍入伍人員的工作年限。而在具體的退休核準工作過程中，當出現入伍登記表缺失的情況時，企業人事檔案管理人員應去工作人員當時應征入伍的基層工作單位求證，查找工作人員的參軍記錄，并要求當地基層部門開具具備法律效力的證明文件，作為工作人員參軍入伍時間的證明材料，以保證工作人員參加工作時間的準確性。而當出現轉業登記表缺失的情況時，企業人事檔案管理部門則應到工作人員專業時的部隊進行核實，并開具相關證明材料，作為專業時間的依據，以幫助企業核準工作人員的實際工作時間，進而幫助工作人員辦理退休手續。

第三，知青，知青的實際工作時間應從其批準下鄉的時間算起，其在鄉村勞動的時間也應被計入到實際工作時間中，并以招生登記表、畢業生登記表以及相關下鄉材料為主要依據開展檔案管理與退休核準工作[3]。知青的工作情況比較復雜，受到歷史原因的影響，大量知青的工作材料遺失，這極大地加大了退休核準工作的難度，為保證知青退休核準工作的順利展開，本文提出兩點具體的建議：一是要審查個人工作履歷是否一致，在關鍵材料總是否記載了知青經歷，并深入調查其實際的知青下鄉時間，以保證工作人員工作年限核準結果的精確性，避免部分人員鉆檔案丟失的空子，延長自身工作時間以獲取更高規格的退休保障。二是看早期的企業檔案是否對工作人員的知青經歷進行過記載與認證，企業的早期材料具有較高的權威性，在知青返城工作期間，企業一定會對其入職前的知青經歷進行詳細記載，管理人員可以以早期檔案材料為佐證，開展退休核準工作。需要注意的是，人事檔案管理人員需仔細核對兩部分材料，要保證工作人員的個人履歷與企業的早期檔案材料記載相一致，才能認定其具備相關經歷，如果兩部分材料存在差異，則不能予以認定。

第四，鄉村醫生，鄉村醫生在被企業招聘之前，需要先進入各級學校進行學習，其工作時間要從其最后一次參加鄉村醫生工作的時間算起，其在學校學習的時間也要被算為整體工作時間，人事檔案管理人員應以各級學校的招生登記表與畢業登記表為主要依據核算工作人員的實際工作年限，當出現材料丟失等情況時，人事檔案管理人員應到工作人員學習的學校進行核實，并獲取證明材料，才可以進行后續的退休核準工作。

第五，臨時工，在企業當過臨時工，后被企業錄用的工作人員，其工作時間應從其最后一次參加臨時工工作的時間算起，將最后一次工作時間算進工作人員的整體工作年限中，并以此為依據進行退休核準工作。在實際工作中，人事檔案管理人員應以臨時工登記表、招工登記表以及聘用登記表為主要的依據材料，而臨時工登記表是最容易確實的重要材料，管理人員必須注重對臨時工登記表的審核力度，管理人員要注意工作人員的招工登記表上是否記載有臨時工作記錄，以及臨時工作記錄所記載的工作單位是否與招工單位一致，如果一致，則應將該次臨時工作時間算入實際工作年限中。而如果記錄單位與招工企業不一致，則不需要被算作工齡，因此，檔案管理人員必須仔細核對工作人員的入職檔案，以避免工作人員用臨時工時間來冒充工齡，同時也要避免工作人員忽略臨時工齡，導致其無法領取應得的退休保障金。

以上五種情況是企業在進行退休核準工作時會遇到的主要情況，企業要根據工作人員的實際情況制定合理的退休核準工作方案，并針對工作中遇到的多種檔案缺失問題加以總結，進而設置相應的處理措施，以保證退休核準工作的順利展開，精準把握工作人員的實際工作年限和參加工作時間，進而為工作人員提供相應的退休福利待遇，為退休人員的日常生活提供全面保障。

三、結論

根據本文的調查與分析發現，企業在進行退休核準工作時，往往會遇到多種材料丟失問題，而為保證退休核準工作中存在的諸多問題，保證退休核準結果的精確性，企業必須建立健全檔案管理制度，保留工作人入職前到退休前的全部檔案，以為退休核準工作提供全面的數據保障。而工作人員一方面要嚴格遵守相關工作規范，保持嚴謹的工作態度，另一方面還要堅持以人為本的工作原則，幫助工作人員解決材料缺失問題，以保證退休核準工作的有效展開，為工作人員提供全面的退休保障。