強化加油卡和電子卷合規管理實踐研究

朱敬波 尉英 高丹 中國石油云南銷售公司

一、前言

加油卡是用來為汽車加油服務的一種支付工具，有極高的便利性，并且針對不同品牌的加油卡有不同的優惠促銷措施。電子卷是指一定面值的金額以數字代碼的形式呈現，并可憑此代碼在商家那里用以抵消一定或全部消費金額的一種支付憑證，電子券按使用方式可以分為：現金券、折扣券、提貨券等；按發放方式可以分為：內部電子券和外部電子券。從使用規則方面來說可以分為：油品券、汽油券、柴油券、非油券。加油站卡卷合規管理是要求加油站全員在經營管理過程中對卡券業務按流程、規范操作，強化風險防控，不斷增強成品油銷售企業的市場競爭能力、客戶服務能力，規避經營風險，提升加油站管理水平。

二、加油卡和電子券管理的主要風險點

（一）加油卡業務風險點

（1）利用加油卡刷卡套現、套利、套取發票。一是員工收取加油現金后，通過刷自己的折扣卡替客戶支付油款，套取差價及積分。二是員工收取加油現金后，通過刷自己的銀行卡支付客戶的油款，套取現金。三是員工利用銀行信用卡給予的優惠和還款周期，使用銀行卡對加油卡充值，收取加油現金后，通過刷自己的加油卡支付顧客的油款，套取現金。四是員工將未開發票的現金交易補打小票，匯總后開具發票。

（2）利用充值贈送優惠套現套利。

（3）套取加油卡積分。

（4）違規掛靠司機卡或違規升降主卡。

（5）虛假售卡、充值。

（6）利用虛假補卡、換卡、銷卡、密碼重置違規操作套利套現。

（7）虛開充值、消費發票，或協助車隊卡客戶虛增消費記錄套取增值稅發票。

（8）虛擬客戶，套取加油卡折扣優惠或返利優惠。

（9）利用崗位之便，套取第三方聯合促銷活動優惠。

（10）泄露客戶信息，給客戶帶來不必要的麻煩或經濟損失。

（二）電子券業務風險點

1.員工通過參與公司活動獲取電子券，利用現金客戶消費時，擇機使用自己的電子券核銷，套取現金獲利。

2.員工將已經結算掉的現金交易進行撤銷，然后用電子券核銷，套取現金獲利。

3.員工將客戶消費支付的現金充值到自己辦理的加油卡后，獲取電子券，再利用現金客戶消費時擇機使用電子券核銷，套取現金獲利。

4.對于充值成功但未參與電子券活動的客戶，員工擅自在卡系統中更改客戶電話號碼，獲取電子券，再利用現金客戶消費時擇機使用電子券核銷，套取現金獲利。

5.員工伙同外部人員，幫助外部人員套取電子券優惠，從中獲利。

6.員工盜取客戶的賬號和密碼，核銷客戶的電子券，套取現金獲利。

7.員工不按核銷標準，超標準核銷客戶電子券。

8.客戶充值后加油站員工提前將客戶所得電子券金額兌換等額便利店商品或直接返現給客戶，客戶將自己電子券轉贈或將APP賬號及密碼告知員工，員工通過其他現金客戶消費時擇機使用電子券套取現金獲利，處理兌換給客戶的便利店商品和返給客戶的現金。

三、全方位強化加油站卡卷管理的必要性

（一）規范系統權限管理

一是運用先進的技術手段設置階段刷卡次數、單卡單日刷卡金額、單日刷卡次數、刷卡時間段、現金 或銀行卡充值、一卡多油品消費等異常情況的判斷條件，篩選出加油卡異常交易。二是嚴格按照程序要求完成系統權限清理、調整、更新工作，必須保證系統信息均為實名制真實信息。三是發卡充值電腦不允許私自搬出加油站，必須保證電腦置放于加油站收銀臺或辦公區域，加油站每日巡檢增加發卡充值電腦巡檢；四是發卡充值網點電腦出現故障時，由內部運維人員負責到站進行維修處理，加油站經理本人必須在現場配合進行電腦維修；五是發卡充值網點嚴格按照規定每日進行資金足額繳存并完成日結操作。管理部門定期檢查加油站日結數據上傳、黑灰名單是否更新、資金繳存等情況。六是客戶辦卡時，所有限制信息更改必須勾選到開卡網點方可進行；禁止員工協助司機私自更改加油卡限制信息，客戶確有需求更改限制信息，必須提供書面證明（加蓋公章）后方可進行，必要時加油站管理人員需與負責人進行聯系確認。七是加油站經理作為UK保管負責人，UK實物由加油站經理進行保管，UK密碼由加油站經理、值班經理進行管理使用，加油站其余員工不得使用UK登錄系統進行任何操作。

（二）規范加油卡業務管理

一是梳理和規范加油卡業務操作標準流程和要求，嚴格執行操作，嚴格權限管理。二是加油站現場的監控設備要確保加油站的開卡、充值和消費活動都在視頻監控的范圍內。三是嚴格管理加油站撤銷交易、掛起交易、延時結算交易、加油卡促銷活動、三方促銷活動。對撤銷的交易在日志中做好記錄以備查，對促銷活動贈品的 發放等要做好贈品領用臺賬，原則上應與系統關聯實現贈品線上管理。四是加強發票的管理。利用加油卡系統的開票統計功能，加強對零售環節增值稅發票的管理。在開具發票時，發票的抬頭要與加油卡客戶名稱一致，原則上，都應實行系統聯機開票。五是公司管理人員嚴格按照規定查看前一日發卡充值網點日結數據上傳、黑灰名單是否更新，建立業務、財務日結和資金繳存監控檢查機制。六是要加強單位客戶管理，對新增子卡、新增折扣子卡、子卡升級主卡、資金圈提等業務，嚴格執行報批制度，嚴禁加油站出現未經請示擅自為客戶進行上述操作的情況，分公司要通過加油卡系統檢查加油站單位卡發卡量大的站，與客戶聯系確認辦卡真實性。七是加強發卡充值網點電腦的管理，出現故障時應電話上報進行維修處理，加油站經理本人必須在現場配合進行電腦維修。

（三）規范電子券業務管理

一是嚴格執行電券核銷標準，堅決杜絕超標準核銷，要求加油站將電子券核銷規則分類型、分核銷標準張貼在收銀臺，便于收銀員隨時查閱，規范核銷；二是嚴禁員工登錄客戶賬號，替客戶核銷電子券；三是嚴禁通過掛起現金客戶交易或撤銷現金交易為沒有發生實際交易的客戶核銷電子券，無論套取的優惠是給客戶還是給員工自己，一律按照電子券套現處理；四是員工核銷電子券必須在監控下，嚴禁遮擋、躲避攝像頭。五是從技術層面嚴格控制，限制活動參與次數和嚴格控制獲券渠道。針對個人卡客戶，限制每個賬戶參與活動的次數，從源頭對獲券的渠道進行控制；針對參加活動的單位卡客戶必須提供單位出具的經辦人證明，一單一審批，一單一派發。六是嚴格充值信息報送，所有線下充值線上派券的信息均必須在8小時內完成上報，上報之前一定確保加油卡號、充值金額、充值時間、電話號碼正確，嚴禁不同人或者在不同群重復上報同一筆充值信息的套券行為；嚴禁加油站員工將客戶消費支付的現金充值到自己辦理的加油卡上獲取電子券；嚴禁加油站員工擅自在卡系統中更改客戶電話號碼上報充值信息獲取電子券；單位卡客戶充值一定要有單位開具的經辦人證明，內容包括經辦人姓名、手機號信息。七是嚴格執行核銷要求，嚴格執行電子券核銷標準，堅決杜絕超標準核銷，要求加油站將電子券核銷規則分類型、分核銷標準張貼在收銀臺，便于收銀員隨時查閱，規范核銷；嚴禁收銀員登錄客戶賬號，替客戶核銷電子券；嚴禁通過掛起現金客戶交易或撤銷現金交易為沒有發生實際交易的客戶核銷電子券，無論套取的優惠是給客戶還是給員工自己，一律按照電子劵套現處理；員工核銷電子券必須在監控下，嚴禁遮擋、躲避攝像頭。

（四）強化卡卷監管獎懲力度

一是對違反公司相關管理規定，利用加油卡及電子券套現套利套積分、違規操作、虛假業務等，一經查實后追回違規套取加油卡電子券優惠金額后與員工解除勞動活動，永不錄用，情節嚴重的，移送司法機關進行處理；并追究相關人員連帶責任，對加油站經理進行降職降級處理，并進行內部通報批評；二是對超標準核銷電子券的，一經查實后由當事人賠償超標準核銷部分金額，并給予當事人警告處理，情節嚴重的，給予解除勞動合同處理。三是鼓勵員工對違規、違紀行為進行舉報，對舉報人給予保護，舉報屬實的，給予相應獎勵。四是建立公司加油卡、電子券監督管理長效機制，將合規檢查納入加油站日常稽查重點，定期、不定期對加油站進行檢查，針對日常監控發現問題做到有責必問、有錯必糾，從根本上杜絕“屢查屢犯”現象，切實消除隱患，確保合規經營。

（五）全員宣貫卡券合規管理

一是加強全員職業道德教育、法律意識教育，提高風險識別能力，要充分認識違規行為可能給自己和公司帶來的嚴重危害，明確責任人，強化制度執行，堅決杜絕“走捷徑、碰運氣”的僥幸心理，認識到套現套利等行為不僅違反公司規定，情節嚴重的還會觸犯法律。二是強化加油站管理人員在防范套利套現措施和方法等方面的培訓，提高工作技能，將違規行為消滅在萌芽狀態，確保加油站合規經營，促進員工和企業可持續發展。