檔案信息化建設現狀與發展策略

張黎黎 山西焦化股份有限公司檔案處

檔案管理對人才資源整合與再配置，具有十分重要指導與參考作用。無論任何形態、經營范疇的組織，都必須通過高效的檔案管理，對人才的任用、選拔、培育與管理生成具體的條件、標準、指標。而最終形成的檔案管理模式、管理流程，需符合當前的社會經濟、科技發展要求與背景。否則，脫離現實背景的檔案管理，將很難達到預期的管理效果。因此，必須加大檔案信息化建設力度，生成一套具有現代性、前瞻性的檔案管理新體系。

一、檔案信息化建設現狀

（一）人才培育缺乏現代性與系統性

人才是高效開展檔案信息化建設工作的重要保障，更是實現現代化、規范化檔案管理目標的關鍵要素。目前，檔案信息化建設因在人才培育上缺乏一定的現代性與系統性，導致檔案管理人員缺乏現代化管理意識、大數據思維，以及良好的信息素養。大部分檔案管理人員，仍延續傳統的檔案管理理念與模式，無法發揮現代信息技術的優勢與價值。不僅阻礙檔案信息化建設進程，還不利于有序、長期、連貫性的進行檔案信息化管理。

（二）信息化工作場景需進一步優化

信息化工作場景，是落實與推進信息化建設工作的載體。若不能構建適合現實背景的檔案管理新環境，將很難增強管理人員信息化意識，更不利于提高他們的現代化操作能力與管理水平。相關人員需根據檔案管理的特征、意義與價值，合理的融入計算機技術、物聯網技術等。真正構建一個現代化、信息化的工作場景，促使所有工作人員逐漸產生良好的信息素養，懂得利用信息技術優化檔案管理流程、提高管理質量。

二、檔案信息化建設創新發展的有效策略

（一）構建一體化的人才培養與管理模式

互聯網時代下，針對檔案信息化建設與發展，管理人員需加強現代化人才的培育。利用科學的管理方式與方法，最大程度發揮人才的價值與作用。檔案信息化建設最終質量與效果，受工作人員的思維定勢、業務能力、管理理念的直接影響。倘若參與建設工作的人員，不能夠科學的融入現代信息技術、管理理念與經驗，將無法構建現代化的工作場景，更不利于可持續性的進行現代化操作與管理。因此，必須加強人才培養與管理，構建集理論-實踐-學術探討為一體的人才培養與管理模式。既要通過先進理論知識的傳輸與講解，增強檔案管理人員的現代化意識，令他們樹立與時俱進的管理理念。且對信息技術、互聯網技術、大數據技術、計算機技術的應用理論、技巧、規則、方法等進行全面了解，并掌握檔案信息化建設的最新模式與流程等。同時，管理人員應能夠在實踐工作中滲透培訓內容，使檔案管理人員將理論與實踐進行科學的融合。在此基礎上，通過在工作中不斷發現問題、總結問題、分析問題，逐漸形成具有前瞻性、科學性的檔案信息化管理理念與模式。此外，針對檔案管理進行信息化建設的過程中，需對信息技術的應用、檔案管理模式的創新，生成具有可討論性的課題。從不同的學術角度進行研究與分析，最終能夠形成符合自身發展的新型檔案信息化管理模式。將檔案管理、學術探討進行科學的融合，為日后的價值創新奠定有力的基礎。

（二）基于檔案管理構建信息化、現代化操作平臺

檔案信息化建設，是生成規范化、精細化管理模式的過程與手段。管理人員應結合目前的社會經濟、科技發展水平，對檔案管理的硬件設施設備進行更新與優化，且能夠開發專門用于檔案管理的軟件與系統。在現代信息技術的大力支持下，構建信息化、現代化的檔案管理操作平臺。基于線上平臺，對檔案借閱、審核、催收等工作進行高效、高質量處理，在全面提高檔案管理效能的同時，不斷增加用戶的滿意度、認可度。信息化檔案管理平臺，應以智能審核、用戶反饋、信息更新、書籍目錄等幾個模塊為中心，具體開展信息化建設與檔案管理工作。盡量弱化人們對傳統檔案管理模式的依賴性，從線下平臺逐漸轉移到網絡空間上，對檔案進行管理。尤其，管理人員需對傳統的紙質資料、館藏文獻等進行電子化處理，將其轉化為數字格式，便于在網絡平臺上實現信息傳播與共享。將電子版本的書籍借閱給用戶，不僅可解決傳統書籍破損、丟失等問題，還可大大提高館藏資源的利用率。同時，管理人員在具體開展檔案信息化建設活動過程中，必須根據用戶需求、閱讀習慣、資源配置等情況，靈活增設新的管理模塊。不拘泥在圖書、文本、文獻管理本身，應利用大數據技術、互聯網技術，極大拓展服務范疇。即利用電子文檔、網頁鏈接、音頻視頻、紙質書籍等，滿足不同人群的個性化借閱需求。且根據軟件自動集成的大數據，有針對性的對管理內容、管理模式進行擴充與完善，并為管理層制定決策提供有價值的意見與參考信息。通過高效率的檔案信息化建設，全面提高服務質量、服務效率。

三、結語

總之，針對檔案信息化建設工作中在人才管理、工作環境等方面產生的問題與不足，相關人員能夠結合現實背景，對檔案管理模式進行創新，創建現代化的工作場景。且能夠注重培養檔案管理人員的信息素養，令他們學會從大數據思維出發思考檔案管理問題。并能夠利用現代信息技術，解決復雜信息集成與處理的問題，從而全面提高檔案管理質量。