生產(chǎn)制造企業(yè)采購信息化系統(tǒng)存在的問題與建議

張鄭華 四川中煙工業(yè)有限責(zé)任公司綿陽卷煙廠

伴隨著各種智能化技術(shù)與應(yīng)用的成熟，各種智能化技術(shù)快速融入到制造業(yè)。智能制造的應(yīng)用可以使企業(yè)更快、更好地適應(yīng)市場需求變化、增強企業(yè)市場競爭實力，不斷提高企業(yè)的整體效益。中國是制造業(yè)大國，但還不是強國。因此，國家確定了通過信息化帶動工業(yè)化的國策，推動制造企業(yè)實施制造業(yè)信息化。

在這樣的背景下，生產(chǎn)制造企業(yè)對信息化系統(tǒng)的需求日益增加，軟件開發(fā)項目在企業(yè)采購中的比重逐年上升，采購成本是體現(xiàn)企業(yè)采購管控水平的重要指標(biāo)，強化并不斷優(yōu)化信息化系統(tǒng)的采購內(nèi)控流程，對防止采購舞弊，降本增效具有重要的意義。

一、生產(chǎn)制造企業(yè)采購的信息化系統(tǒng)分類及特點

信息化系統(tǒng)作為一種特殊的商品形式，具有高度不可測量性和高度柔性，具體表現(xiàn)在：信息化系統(tǒng)功能的實現(xiàn)不具有唯一性，不同的開發(fā)團隊有不同的實現(xiàn)方法；不同功能、不同供應(yīng)商開發(fā)的信息化系統(tǒng)價格差距較大；信息化系統(tǒng)以程序和文檔的形式存在，通過在計算機上運行體現(xiàn)其作用，對信息化系統(tǒng)質(zhì)量的考評缺乏量化指標(biāo)。由于不確定因素較多，信息化系統(tǒng)的采購難以精確控制進度、質(zhì)量、資源和成本。

從研發(fā)屬性上，生產(chǎn)制造企業(yè)采購的信息化系統(tǒng)可以分為兩大類：在市場上流通的標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)軟件、定制的信息化系統(tǒng)。

第一類，市場上流通的商品化系統(tǒng)軟件，可直接從版權(quán)企業(yè)或分銷商處采購。例如Oracle 公司的Oracle 數(shù)據(jù)庫、AB 公司的PLC 編程軟件Rslogix 5000 等。生產(chǎn)制造企業(yè)根據(jù)實際需求購買此類產(chǎn)品，相對于定制化軟件系統(tǒng)，此類采購過程清晰、內(nèi)容規(guī)范、價格相對透明和低廉，風(fēng)險可控。

第二類，在現(xiàn)有技術(shù)的基礎(chǔ)上，定制研發(fā)滿足企業(yè)個性化需求的信息化系統(tǒng)。此類系統(tǒng)傾向于采購服務(wù)，開發(fā)成本較高，周期較長，風(fēng)險較大。本文所研究的信息化系統(tǒng)采購指此類。

二、生產(chǎn)制造企業(yè)采購信息化系統(tǒng)的流程及存在的問題

（一）采購流程

采購活動涉及事前、事中、事后各個環(huán)節(jié)，關(guān)系到采購、使用、財務(wù)、審計各個部門，應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)格的流程規(guī)范保障采購活動的順利實施。根據(jù)企業(yè)智能化發(fā)展戰(zhàn)略，生產(chǎn)車間等使用部門對信息化系統(tǒng)提出需求；工程信息科等采購部門進行需求分析和框架設(shè)計，并根據(jù)需求計算開發(fā)系統(tǒng)的工作量和項目預(yù)算；審計等價格評審部門對預(yù)計采購價格進行評審；采購部門根據(jù)需求、預(yù)算、時間等要素編制采購文件，通過核定的采購方式（通常是招投標(biāo)）選擇合適的實施單位進行商務(wù)談判、簽訂合同；開發(fā)實施；采購部門跟蹤合同執(zhí)行情況，組織項目的交驗測試、付款、安裝培訓(xùn)和維護升級。

（二）存在問題

1.立項缺乏科學(xué)評估論證

立項工作主要由各使用部門和采購部門主導(dǎo)，專業(yè)知識、市場調(diào)研不足，使用部門的需求文件細化往往來自潛在供應(yīng)商；潛在供應(yīng)商又不太可能提前詳細解讀需求；沒有細化需求就沒有量化工作量，也就難以準(zhǔn)確的定量定價。同時，采購部門也不一定理解使用部門的需求，難以核定需求文件準(zhǔn)確性；價格評審部門不一定看得懂采購部門提供的信息化采購文件的內(nèi)容和指標(biāo)，就無法衡量預(yù)算的合理性。

立項缺乏論證，預(yù)算申報價格不合理，直接影響后期采購價格。對于參與需求調(diào)研的潛在供應(yīng)商，參與投標(biāo)有明顯優(yōu)勢，市場競爭不平等，采購價格虛高。

2.供應(yīng)商管理缺乏評價考核

恰當(dāng)?shù)墓?yīng)商是采購資源中能夠帶來最大增值的一部分。信息系統(tǒng)的采購金額動輒千萬，需全面綜合考慮各方因素，對供應(yīng)商提出更高的要求。供應(yīng)商資質(zhì)、業(yè)績、質(zhì)量管控、成本管控、技術(shù)能力等不盡相同，未能建立和使用供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。對已供和在供供應(yīng)商沒有建立供應(yīng)商績效管理，供應(yīng)商是否始終處于受控制狀態(tài)并不斷進行改善活動是缺乏約束監(jiān)督的。

3.驗收形式化

信息化系統(tǒng)的質(zhì)量包括性能質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。性能質(zhì)量指系統(tǒng)固有的技術(shù)特征，包括功能、可靠性、可維護性、使用壽命等；而服務(wù)質(zhì)量則是產(chǎn)品為滿足使用需要而附加的各項指標(biāo)，包括培訓(xùn)、故障響應(yīng)等售后服務(wù)。信息化系統(tǒng)是一個較復(fù)雜的邏輯運行和應(yīng)用，只有在使用過程中才能發(fā)現(xiàn)其漏洞和不足。驗收缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，難以用量化指標(biāo)衡量，只能做簡單的到貨驗收、形式化驗收。

三、有效提高生產(chǎn)制造企業(yè)采購信息化系統(tǒng)質(zhì)量的措施

（一）采購管理

1.項目論證。采購部門組織相關(guān)部門開展信息化系統(tǒng)投資的必要性、可行性、經(jīng)濟性論證，填寫項目論證表，簽署論證結(jié)論。

2.市場詢價。采購部門結(jié)合項目的經(jīng)濟性論證結(jié)果，對市場進行充分的調(diào)研。包括但不限于類似信息化系統(tǒng)的試用、價格、結(jié)算方式、售后服務(wù)，已有用戶滿意度，同類生產(chǎn)制造企業(yè)的購買和使用情況。

3.價格評審。加強對預(yù)算價格合理性和完整性的評審。依據(jù)信息化系統(tǒng)的費用組成，財務(wù)、審計、采管等部門對采購實施部門的預(yù)計采購價格、組成情況的合理性、市場調(diào)研的充分性進行復(fù)核，并給出明確的價格建議。

4.采購文件。規(guī)范準(zhǔn)入門檻，設(shè)立合理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臏?zhǔn)入門檻。科學(xué)設(shè)置采購文件的評分分值，改變低價優(yōu)先的采購標(biāo)準(zhǔn)。信息化系統(tǒng)的研發(fā)屬于高技術(shù)融合的項目，價格分設(shè)置的比重應(yīng)相對小些，技術(shù)標(biāo)的比例應(yīng)相對高些，重點關(guān)注系統(tǒng)的需求理解、技術(shù)方案的可行性、開發(fā)團隊的實力、售后服務(wù)等。

（二）供應(yīng)商管理

1.建立供應(yīng)商甄選和評價體系

管理供應(yīng)商的準(zhǔn)入制度。綜合考慮供應(yīng)商的業(yè)績、質(zhì)量控制、成本控制、技術(shù)開發(fā)、用戶滿意度、交貨協(xié)議等要素，采購部門甄選并建立合格供應(yīng)商檔案庫。通過供應(yīng)商基礎(chǔ)設(shè)施能力、實際業(yè)績表現(xiàn)這兩個階段的評估，采購部門對檔案庫進行動態(tài)管理，對不適應(yīng)技術(shù)發(fā)展需要、出現(xiàn)不良行為的供應(yīng)商清退，同時尋找新的合格供應(yīng)商入庫。

2.建立供應(yīng)商績效考核機制

控制和評估供應(yīng)商日常行為和業(yè)績改善。從產(chǎn)品質(zhì)量、進度控制、故障響應(yīng)等維度對在供供應(yīng)商進行綜合打分，建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)，利用指標(biāo)衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作，增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時間等。

（三）驗收管理

軟件開發(fā)階段，采購部門定期評估系統(tǒng)的開發(fā)進度、質(zhì)量和成本。階段性地組織使用部門對購置的軟件、硬件、人力資源進行驗證。

交驗測試階段，采購部門按照測試計劃和驗收方案進行驗收測試，因信息化系統(tǒng)的特殊性可在合同約定中把驗收時間延長，待系統(tǒng)試運行一段時間后，嚴(yán)格按照投標(biāo)文件中的需求規(guī)格說明書逐一測評后，出具測評報告，支付進度款，并適當(dāng)扣留項目1-3年免費維護期間的質(zhì)量保證金。

事后評價，采購部門將此信息化項目的所有文檔歸類封存，以備項目后續(xù)維護的參考查詢。對供應(yīng)商的技術(shù)開發(fā)成熟能力、資源、信譽、組織配置、管理能力提交評價報告。對項目的進度、質(zhì)量、成本、流程、風(fēng)險控制進行總結(jié)。