基于信息化條件下基層審計檔案管理與利用

張金玉 河南省鹿邑縣審計局

審計檔案管理是審計機關的基礎工作內容，也是管理工作開展的核心內容。審計檔案管理是以對資料進行收集、整理、歸檔、保存等工作為基礎，通過對審計檔案的有效利用，更好推進審計工作質量提升。因此，本文就信息化條件下基層審計檔案管理與利用的開展辦法與管理優化方案進行探討，以期進一步指導基層審計檔案管理工作落實提升。

一、基層審計檔案管理存在的問題

審計檔案是指審計機關在項目審計調查過程中產生的直接性數據資料，以紙質、光盤、磁質等不同介質形式儲存，是對審計工作開展情況最真實的記錄與反應，也是對審計工作開展質量的有效衡量標準，是對審計工作進行評估的依據。但是，由于基層審計部門對于檔案管理意識淡薄，未能重視信息化建設的重要性，導致基層檔案管理工作信息化建設進程較為緩慢，管理工作效率低，檔案信息的利用率較低[1]?，F就基層審計檔案管理工作中存在的主要問題進行分析，大致總結為以下三點：

（一）缺乏先進的檔案管理制度

基層審計檔案管理工作仍沿用傳統管理模式，無法適應新時代發展需求，檔案管理效率低，在一定程度上影響事業單位檔案管理質量?；鶎訉徲嫻芾聿块T未能建立符合信息化檔案管理的相應的管理模式，工作過程中缺乏統一、規范化的管理標準。制度執行力度較低，管理松散，執行多停留在表面，使得管理工作缺乏可靠性。

（二）檔案利用率較低

基層審計檔案管理工作多是停留在檔案歸檔保存階段，查閱與使用等檔案利用率較低，導致基層審計檔案資源所具備的指導作用無法發揮。基層審計管理中仍需要多個審批借閱程序，才可對審計檔案進行查閱，程序煩瑣，效率低下，且對于借閱者的要求較低，保密性不強，極易因為人為因素出現損毀、更改，導致檔案的利用效率大幅降低[2]。部分基層審計檔案雖然均有很好保存，但是大量信息資料淹沒于眾多檔案之中，管理者與審計人員并未對珍貴的檔案信息進行開發利用，導致審計檔案無法為審計工作發揮指導，也未能在經濟社會發展建設中貢獻出相應力量。

目前，多數基礎審計檔案管理已經開始應用計算機進行檔案存儲、閱覽查詢等處理，雖然減少了人工管理效率低下的問題，但是未能建立有效的計算機網絡評估管理制度，缺乏相關的計算機管理人員，使得檔案的安全指數較低。

二、事業單位檔案優化管理方案

（一）強化領導組織，明確職責

建立領導小組，明確職責分工，強化跟蹤問效。對檔案管理情況進行定期追蹤，對于管理工作開展的不足之處進行分析，對比表現不佳者提出批評，管理優異者給予表揚。加強考核力度，將管理工作納入到年底綜合目標考核之中，將檔案信息化建設管理的分值比重增大，使管理人員對信息化建設的重視度大幅提升。將基層審計的檔案管理作為評先評優的重要指標，從而提升管理的積極性與主動性。

（二）強化規章制度，規范管理

根據《審計法》《檔案法》等相關法律法規，結合基層審計工作實際情況，對現有的檔案制度內容進行排查，對其中不足的規章制度重新制定，修補完善，保證檔案管理內容更具規范性、科學性，對基礎審計檔案管理工作進行有效細化，明確管理工作流程與進度，更有利于推進檔案信息化建設。所制定的檔案管理制度要積極落實，保證檔案管理工作的有序推進[3]。

（三）加大資金投入，加快信息化建設

在年初部門預算時就需要對檔案管理所需的計算機硬件及軟件的投入金額，硬件設備包括電腦、打印機、復印機、攝像機等；軟件則包括金瑞、智邦等檔案管理軟件以及相關安全管理軟件。加強檔案庫房建設，通過檔案室改建與擴建，擴大檔案管理辦公空間的同時，合理分區，將檔案庫房、辦公室以及閱覽室等功能分開，使檔案管理、閱覽利用等工作可有序開展。

（四）加強人員配置，建立優秀管理隊伍

審計機關作為行政執法機關，所有審計內容均需建立單獨且完善的審計檔案，這需要審計人員不僅能完成審計工作職責，也需成為專業的檔案管理人員，檔案管理過程中管理隊伍的建設工作極為重要。加強對現有審計檔案管理人員的在崗培訓，通過定期分層次、有步驟的進行檔案管理知識、法律法規學習，使檔案管理人員的專業能力與綜合素質水平有效提升[4]。邀請上級檔案局專家到基層單位對檔案管理工作進行檢查指導，指出管理工作中的不足之處，并進行現場講解與指導，對檔案管理工作進行優化。根據檔案管理人員的個人表現，表現優異者可推薦至上級審計機關進行培訓。鼓勵審計人員參加檔案專業職稱考核，使審計人員的專業知識與技能有效提升。積極引入掌握計算機知識的檔案管理人才，更好建立優秀的檔案管理隊伍，提升管理效率。

三、結束語

綜上所述，在新時期、新形勢下，事業單位檔案管理工作開展時，需要制定完善健全的管理制度并徹底落實執行，加強信息化建設，不斷更新管理觀念，加強信息化建設投入，引入新形勢與新方式，積極組建更專業的檔案管理隊伍，從而使檔案管理工作質量有效提升，使檔案的利用率提高，更好指導基層審計工作。