新形勢下檔案保密工作存在的問題及對策分析

杜徐超 軍事科學院系統工程研究院

現代人的理念思想更加自由，社會也更加開放，誘惑也比較大。很多人都少了些堅定的信仰和樸實的工作態度。所以，現在信息泄露的事情頻有發生，小到個人信息的買賣，大到國家機密的泄露，這嚴重影響了當代社會的積極正能量的形象，也嚴重侵害了他人利益和國家的利益。諸如此類事情的發生，我們不僅要對管理人員進行精神文明的建設與倡導，還要加強對檔案信息管理人員制度的規范與約束。

一、新形勢下檔案保密工作存在的問題

（一）檔案管理人員檔案管理意識匱乏

檔案的管理者首先是人性的操作，所以也是人性的間接管理。在高科技發達的現今，物理過硬的保護機制固然重要，但思想管理的培養與建設同樣重要，甚至是一切的根本。由于人的不可控性和不可預知性，在檔案管理的過程中，可能出現信息的買賣與泄露，進而傷害個體權益，甚至是國家的利益。

在工作中，很可能因為個人的疏忽大意，導致文件被他人非法獲取。比如，在打印文件時多打印了一份被他人撿取；存儲設備的不當管理，致使涉密信息被違規獲得。也有可能為了個人的利益，而損害他人利益，甚至是國家利益。

（二）檔案保存和處理不當

現階段，檔案保密技術面臨著嚴峻的考驗，信息技術的發展以及不法分子對先進技術的應用，使反竊密的難度進一步上升，呈現出高科技對抗的特征。尤其是通信和計算機網絡存在著非常多的泄密隱患。究其原因，主要是信息和網絡安全防護能力不強，諸多檔案的應用經常在不設防的情況下進行，導致檔案泄密概率大大增加；第二，領導人員不重視檔案泄密問題，尚未制定科學合理的檔案利用和處理制度。

（三）人際關系和自身信仰引發的保密問題

就事實而言，人際關系和自身信仰是導致檔案泄密問題的重要原因，主要表現在以下方面：第一，部分檔案管理人員人際關系復雜，與他人的聯系較為密切，可能會在無意間泄露檔案信息，導致泄密問題的發生；第二，檔案人員的信仰不堅定，沒有抵御住糖衣炮彈的誘惑，因為利益而泄露檔案信息。

二、新形勢下檔案保密工作開展對策

（一）檔案管理人員應樹立責任意識

檔案管理是很重要的機關管理工作，檔案管理人員要認真執行黨和國家的保密規定，遵守保密守則，維護檔案的完整性與安全性。檔案管理人員對檔案的文件材料具有絕對的保密性和責任性。在未經上級領導審批的情況下，嚴禁私自抄錄和復制檔案信息，更不能將檔案私自攜帶出單位轉讓他人拆看，違者必須嚴格追責問責。

（二）采取恰當的檔案管理措施

檔案的保存是分保密級別而進行保管的，列入密級檔案的應當加注特殊標識，并設置專門設備進行存放，調用密級檔案必須要按照查閱規定辦理手續。在工作中，收取涉及國家秘密文件時，都要嚴格執行保密制度，閱看文件者要做到不積壓、不自存、不外出攜帶。需要清退的資料和文件都要按照規定按時進行處理。如無故延時清退超過一個月，則要按泄露案件處理。

計算機是必不可少的保存設備，也是最容易泄露的渠道。計算機保密系統不得直接或間接連接國際互聯網，必須實行物理隔離。不得在與外部互聯網有連接的計算機系統中存儲、處理、傳遞信息，任何人不得在公眾網上發布、儲存、處理、傳遞涉密信息，轉發抄送涉密信息，要符合安全保密要求。秘密級以上的文件資料以及未定級的，應請示原文件單位以及文件發至哪一級單位主管領導審批方可復印，復印時應嚴格履行登記，簽收手續，嚴格控制復印的份數，不準多印私留。使用傳真機傳送文件資料需經領導審批并做好收發登記。

所用到的機械設備要進行嚴格的檢查，并且不應該長期的只與一家合作，這樣既可以防止人情關系導致留下的不可預知性，也可以除去由于時間的長久性給人帶來的舒適感，從而使其警覺性有所下降帶來的危機。所有的機器都應當是單位統一配置的，而私人的有線與無線設備，都應禁止帶入工作區域，也禁止帶出任何與保密工作相關的物件，工作區域范圍內禁止使用通訊設備進行通訊。當上級部門要查閱檔案資料的，也需要嚴格的經過所在部門的領導和總部領導的批示。單位領導也要經常對收發設備進行檢查，發現問題及時處理。單位的文件一律使用專用計算機設備處理，禁止使用一切外來磁盤等存儲設備。此外，還要嚴格遵守規定，檔案的管理者不得隨意將其借出抄錄，檔案管理人員應接受精神文明思想建設及專業的培訓。單位的領導及其工作人員也要定期與大家進行談心交流和工作總結，在工作匯報與總結中出現的問題，要及時與領導溝通，并給出解決的方案與措施。一個月內都要進行工作總結及工作匯總匯報，管理員應當進行輪流管理，對檔案管理進行輪換制，堅持每月輪流制度。人員的工作登記，打卡出行都應當實行嚴格的管理和責任分配。

對于需要輸入密碼的檔案，存取時要防止無關人員窺視，密碼要定期進行更換，最長不得超一個月。秘密級文件的保存及調取也可使用多人密碼機制，使用不同部門的指定人員進行密碼設置。通過跨部門多人進行密碼設置，以最大限度提高檔案安全性。

（三）處理好人際關系和堅定個人信仰

人際關系的不確定性和自身的不夠堅定，也是有很大隱患的。檔案信息保管人員的生活社交圈也應當是簡單的，最好不得涉及利益相關組織。雖然條件苛刻，但可以把泄密的幾率降到最低，特殊化的行業應該配備特殊化的考量與管理。

歸根結底，一切外在的措施都不敵內心的堅定來的更為重要，所以思想建設是最為重要的。相關單位應當定期進行團建，接受個人信仰的培訓，愛國主義的熏陶，強化堅守個人的職業道德。只有內心堅定的人才能做好這項工作，才會不受金錢的誘惑和外界的干擾。

另外，定期更換人員，讓一個人無法在一個壓力很大的環境下長期工作，這也是一個可以減緩壓力疲憊的一種方式。

總結：個人信息泄露和國家機密泄露的事件頻繁的發生，最主要的原因還是人性的不可控性，組織機構的不夠嚴謹，保密措施做的不夠完善。那么要怎么做，才能盡量的杜絕這一現象呢？保密工作是一項需要極其自律，極其有責任感的人才可以勝任的工作。做這種管理類的機要工作，必需要擁有堅定的政治立場、思想要純、三觀要正，不能輕易的被誘惑。

當代社會的年輕人自由性更多一些，不受約束性更多一些，這是一種現代社會的特點。要根據現代社會的特點去對現代的人進行規劃與培訓。福利待遇的提高，更能穩定工作人員的穩定性與忠誠度。再多的外在不穩定因素，都不如內在的堅守更踏實。人的思想建設永遠是第一位的，其他科學性的配置與管理都只是不確定因素的防范與約束。