新形勢(shì)下檔案保密工作存在的問題及對(duì)策分析

杜徐超 軍事科學(xué)院系統(tǒng)工程研究院

現(xiàn)代人的理念思想更加自由，社會(huì)也更加開放，誘惑也比較大。很多人都少了些堅(jiān)定的信仰和樸實(shí)的工作態(tài)度。所以，現(xiàn)在信息泄露的事情頻有發(fā)生，小到個(gè)人信息的買賣，大到國家機(jī)密的泄露，這嚴(yán)重影響了當(dāng)代社會(huì)的積極正能量的形象，也嚴(yán)重侵害了他人利益和國家的利益。諸如此類事情的發(fā)生，我們不僅要對(duì)管理人員進(jìn)行精神文明的建設(shè)與倡導(dǎo)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理人員制度的規(guī)范與約束。

一、新形勢(shì)下檔案保密工作存在的問題

（一）檔案管理人員檔案管理意識(shí)匱乏

檔案的管理者首先是人性的操作，所以也是人性的間接管理。在高科技發(fā)達(dá)的現(xiàn)今，物理過硬的保護(hù)機(jī)制固然重要，但思想管理的培養(yǎng)與建設(shè)同樣重要，甚至是一切的根本。由于人的不可控性和不可預(yù)知性，在檔案管理的過程中，可能出現(xiàn)信息的買賣與泄露，進(jìn)而傷害個(gè)體權(quán)益，甚至是國家的利益。

在工作中，很可能因?yàn)閭€(gè)人的疏忽大意，導(dǎo)致文件被他人非法獲取。比如，在打印文件時(shí)多打印了一份被他人撿取；存儲(chǔ)設(shè)備的不當(dāng)管理，致使涉密信息被違規(guī)獲得。也有可能為了個(gè)人的利益，而損害他人利益，甚至是國家利益。

（二）檔案保存和處理不當(dāng)

現(xiàn)階段，檔案保密技術(shù)面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)，信息技術(shù)的發(fā)展以及不法分子對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，使反竊密的難度進(jìn)一步上升，呈現(xiàn)出高科技對(duì)抗的特征。尤其是通信和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在著非常多的泄密隱患。究其原因，主要是信息和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力不強(qiáng)，諸多檔案的應(yīng)用經(jīng)常在不設(shè)防的情況下進(jìn)行，導(dǎo)致檔案泄密概率大大增加；第二，領(lǐng)導(dǎo)人員不重視檔案泄密問題，尚未制定科學(xué)合理的檔案利用和處理制度。

（三）人際關(guān)系和自身信仰引發(fā)的保密問題

就事實(shí)而言，人際關(guān)系和自身信仰是導(dǎo)致檔案泄密問題的重要原因，主要表現(xiàn)在以下方面：第一，部分檔案管理人員人際關(guān)系復(fù)雜，與他人的聯(lián)系較為密切，可能會(huì)在無意間泄露檔案信息，導(dǎo)致泄密問題的發(fā)生；第二，檔案人員的信仰不堅(jiān)定，沒有抵御住糖衣炮彈的誘惑，因?yàn)槔娑孤稒n案信息。

二、新形勢(shì)下檔案保密工作開展對(duì)策

（一）檔案管理人員應(yīng)樹立責(zé)任意識(shí)

檔案管理是很重要的機(jī)關(guān)管理工作，檔案管理人員要認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的保密規(guī)定，遵守保密守則，維護(hù)檔案的完整性與安全性。檔案管理人員對(duì)檔案的文件材料具有絕對(duì)的保密性和責(zé)任性。在未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的情況下，嚴(yán)禁私自抄錄和復(fù)制檔案信息，更不能將檔案私自攜帶出單位轉(zhuǎn)讓他人拆看，違者必須嚴(yán)格追責(zé)問責(zé)。

（二）采取恰當(dāng)?shù)臋n案管理措施

檔案的保存是分保密級(jí)別而進(jìn)行保管的，列入密級(jí)檔案的應(yīng)當(dāng)加注特殊標(biāo)識(shí)，并設(shè)置專門設(shè)備進(jìn)行存放，調(diào)用密級(jí)檔案必須要按照查閱規(guī)定辦理手續(xù)。在工作中，收取涉及國家秘密文件時(shí)，都要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，閱看文件者要做到不積壓、不自存、不外出攜帶。需要清退的資料和文件都要按照規(guī)定按時(shí)進(jìn)行處理。如無故延時(shí)清退超過一個(gè)月，則要按泄露案件處理。

計(jì)算機(jī)是必不可少的保存設(shè)備，也是最容易泄露的渠道。計(jì)算機(jī)保密系統(tǒng)不得直接或間接連接國際互聯(lián)網(wǎng)，必須實(shí)行物理隔離。不得在與外部互聯(lián)網(wǎng)有連接的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存儲(chǔ)、處理、傳遞信息，任何人不得在公眾網(wǎng)上發(fā)布、儲(chǔ)存、處理、傳遞涉密信息，轉(zhuǎn)發(fā)抄送涉密信息，要符合安全保密要求。秘密級(jí)以上的文件資料以及未定級(jí)的，應(yīng)請(qǐng)示原文件單位以及文件發(fā)至哪一級(jí)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批方可復(fù)印，復(fù)印時(shí)應(yīng)嚴(yán)格履行登記，簽收手續(xù)，嚴(yán)格控制復(fù)印的份數(shù)，不準(zhǔn)多印私留。使用傳真機(jī)傳送文件資料需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批并做好收發(fā)登記。

所用到的機(jī)械設(shè)備要進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，并且不應(yīng)該長期的只與一家合作，這樣既可以防止人情關(guān)系導(dǎo)致留下的不可預(yù)知性，也可以除去由于時(shí)間的長久性給人帶來的舒適感，從而使其警覺性有所下降帶來的危機(jī)。所有的機(jī)器都應(yīng)當(dāng)是單位統(tǒng)一配置的，而私人的有線與無線設(shè)備，都應(yīng)禁止帶入工作區(qū)域，也禁止帶出任何與保密工作相關(guān)的物件，工作區(qū)域范圍內(nèi)禁止使用通訊設(shè)備進(jìn)行通訊。當(dāng)上級(jí)部門要查閱檔案資料的，也需要嚴(yán)格的經(jīng)過所在部門的領(lǐng)導(dǎo)和總部領(lǐng)導(dǎo)的批示。單位領(lǐng)導(dǎo)也要經(jīng)常對(duì)收發(fā)設(shè)備進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。單位的文件一律使用專用計(jì)算機(jī)設(shè)備處理，禁止使用一切外來磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備。此外，還要嚴(yán)格遵守規(guī)定，檔案的管理者不得隨意將其借出抄錄，檔案管理人員應(yīng)接受精神文明思想建設(shè)及專業(yè)的培訓(xùn)。單位的領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員也要定期與大家進(jìn)行談心交流和工作總結(jié)，在工作匯報(bào)與總結(jié)中出現(xiàn)的問題，要及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，并給出解決的方案與措施。一個(gè)月內(nèi)都要進(jìn)行工作總結(jié)及工作匯總匯報(bào)，管理員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行輪流管理，對(duì)檔案管理進(jìn)行輪換制，堅(jiān)持每月輪流制度。人員的工作登記，打卡出行都應(yīng)當(dāng)實(shí)行嚴(yán)格的管理和責(zé)任分配。

對(duì)于需要輸入密碼的檔案，存取時(shí)要防止無關(guān)人員窺視，密碼要定期進(jìn)行更換，最長不得超一個(gè)月。秘密級(jí)文件的保存及調(diào)取也可使用多人密碼機(jī)制，使用不同部門的指定人員進(jìn)行密碼設(shè)置。通過跨部門多人進(jìn)行密碼設(shè)置，以最大限度提高檔案安全性。

（三）處理好人際關(guān)系和堅(jiān)定個(gè)人信仰

人際關(guān)系的不確定性和自身的不夠堅(jiān)定，也是有很大隱患的。檔案信息保管人員的生活社交圈也應(yīng)當(dāng)是簡單的，最好不得涉及利益相關(guān)組織。雖然條件苛刻，但可以把泄密的幾率降到最低，特殊化的行業(yè)應(yīng)該配備特殊化的考量與管理。

歸根結(jié)底，一切外在的措施都不敵內(nèi)心的堅(jiān)定來的更為重要，所以思想建設(shè)是最為重要的。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行團(tuán)建，接受個(gè)人信仰的培訓(xùn)，愛國主義的熏陶，強(qiáng)化堅(jiān)守個(gè)人的職業(yè)道德。只有內(nèi)心堅(jiān)定的人才能做好這項(xiàng)工作，才會(huì)不受金錢的誘惑和外界的干擾。

另外，定期更換人員，讓一個(gè)人無法在一個(gè)壓力很大的環(huán)境下長期工作，這也是一個(gè)可以減緩壓力疲憊的一種方式。

總結(jié)：個(gè)人信息泄露和國家機(jī)密泄露的事件頻繁的發(fā)生，最主要的原因還是人性的不可控性，組織機(jī)構(gòu)的不夠嚴(yán)謹(jǐn)，保密措施做的不夠完善。那么要怎么做，才能盡量的杜絕這一現(xiàn)象呢？保密工作是一項(xiàng)需要極其自律，極其有責(zé)任感的人才可以勝任的工作。做這種管理類的機(jī)要工作，必需要擁有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)、思想要純、三觀要正，不能輕易的被誘惑。

當(dāng)代社會(huì)的年輕人自由性更多一些，不受約束性更多一些，這是一種現(xiàn)代社會(huì)的特點(diǎn)。要根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)的特點(diǎn)去對(duì)現(xiàn)代的人進(jìn)行規(guī)劃與培訓(xùn)。福利待遇的提高，更能穩(wěn)定工作人員的穩(wěn)定性與忠誠度。再多的外在不穩(wěn)定因素，都不如內(nèi)在的堅(jiān)守更踏實(shí)。人的思想建設(shè)永遠(yuǎn)是第一位的，其他科學(xué)性的配置與管理都只是不確定因素的防范與約束。