淺談制造型企業的檔案數字化建設

郭東娥

摘要：檔案是制造型企業信息管理知識管理的重要內容，檔案數字化是順應時代信息化發展的產物，數字化檔案建設不但可以滿足職工快速高效查借閱檔案，對提高企業檔案管理水平，提升檔案開發效率，提升科研生產效率都可以起到重要作用。

關鍵詞：檔案;數字化;信息技術

引言

隨著互聯網、物聯網、大數據等信息技術的迅猛發展和企業再創業的蓬勃發展，檔案信息化、數字化檔案也將成為一道亮點，時不我待，企業檔案數字化建設成為企業發展的重中之重，本文對企業數字化建設的需求、數字化檔案介紹、數字化檔案的主要特點、數字化檔案的優劣勢和數字檔案存在的問題及措施五方面進行探討。

一、數字檔案建設的需求

1.1數字化檔案發展的形勢需求

大數據時代在不斷改造傳統產業的同時，也對傳統檔案管理模式提出了挑戰，在數字信息技術環境下，電子載體和數字傳播方式義軍突起，檔案工作的數字化建設也是順應潮流，適應時代發展的新舉措、新要求，數字檔案化也將是衡量一個企業檔案管理現代化水平的重要指標。

1.2數字化檔案的工作需求

檔案數字化是數字化檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式。通過網絡迅速流動，沖破網絡時間空間的局限，促使檔案管理、信息采集、信息服務職能轉變。只有實現數字化檔案，才能使從封閉走向開放，實現檔案信息資源的有效高效利用和現代化管理的需求。實現無紙化、辦公自動化、網絡化，充分實現信息共享，檔案資源有效利用。改變檔案館信息“孤島”的形象，改善檔案讀物的落后面貌。數字檔案館的最大特點就是做大限度地實現資源共享，突破用戶對檔案信息利用的時間和空間的局限。

檔案是企業開展業務工作的重要存儲工具和憑證性信息記錄手段，是企業的核心信息資源與重要資產。每個企業都具有機構龐大、下屬部門多且分散的特點，建立數字化檔案將最大限度的為全體職工服務。

二、數字檔案的介紹

檔案數字化是對著計算技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、存儲技術的發展而產生的一中新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供信息，實現資源共享。

數字檔案的工作形式是將檔案、文書等資料通過數字化加工服務（掃描、圖像處理）轉化為電子文件，并建立目錄和索引，制作成電子文書進行歸檔，形成一套新型的現代化數字化檔案管理模式，便于高速檢索，便于遠程查閱。

三、數字檔案的主要特點

數字化檔案管理是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、傳遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過系統專網實現檔案的網上閱覽和檔案的查借閱功能，數字化檔案可以大大提高工作效率、提升工作服務的水平和質量，實現檔案由管理向信息研究與利用的值得轉變。

檔案數字化、信息化、工作流程化。首先對歸檔資料進行數據采集，憑借高科技的信息資源（掃描儀、影像儀等），再次審核電子材料，核對紙質材料，確認無誤后，完成檔案裝訂，電子文檔歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息，整個過程中，各環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的采集、審閱工作。同時實現數字化查閱，以組織系統專網的形式實現了遠程查閱檔案的功能，采用加密信息通道等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

四、數字檔案的優劣勢

隨著電子檔案和電子文書的不斷增多，檔案數字化是發展的必然趨勢，數字化檔案的建立可以節約大量的存儲空間和人力，同時數字檔案可以憑借網絡優勢，在極廣闊的范圍內發布數字檔案信息，不受時間地域的限制，提供快捷方便的服務，實現檔案信息共享。但傳統的檔案管理仍具有自身的優勢，傳統檔案主要存儲原始檔案的實體，在歷史真跡、憑證價值方面具有法律效力的優勢。其次傳統檔案的檔案原件以紙質為主，其保存壽命遠遠超過數字化信息，且不容易被篡改。

傳統的資料歸檔以紙張為載體的保存方式，占據了大量空間，需要特殊的環境，而且不方便查詢，隨著時間的推移，還面臨著腐蝕、老化等問題。而將紙介質文件信息進行電子化處理，保存到光盤上，具有存儲、管理、共享等功能，還可以減少文件庫房占地，節省保管設備和人員，又方便統計和進行遠程查詢。

五、數字檔案存在的問題及措施

近年來，數字檔案已成為檔案界關注的熱點，正逐步代替傳統的紙質檔案，數字檔案方便存儲，利于資源共享成為數字檔案的絕對優勢，在極速發展中，數字檔案的弊端也逐漸展露出來，制約了數字檔案的進一步發展。

5.1完善數字檔案的管理

數字檔案館是隨著時代快速發展新興的產物，發展時間短，國家《檔案法》和企業檔案相關管理規定還不成熟，檔案管理員和其他部門兼職檔案員工作職責還不明確，只有建立健全檔案相關管理制度，使其具有相關法律效力，使其更利于公司的檔案發展，各檔案管理員職責明確，相互協作，高效工作。

5.2數字檔案的文件的失真

數字檔案是一種高科技技術、電子設備和計算機網絡技術的產物，離不開高新技術的支撐，檔案數字化工作的生命線在于保持檔案的原貌，數字化的主要方式是掃描加工，在掃描過程中，如：分辨率、明暗度、對比度等技術參數選擇不當回直接影像掃描的質量，易造成文件模糊、信息丟失等不良現象。其次對數字檔案掃描后的圖像進行歸檔或查借閱時，因格式選擇不當易導致數據流失。這就要求購買高品質的設備，經專業人員培訓合格后上崗。

5.3數字檔案的真實性和完整性

數字化檔案在儲存過程中，易受周圍環境和人為因素的影響，人員可對檔案文件進行改動，造成文件的真實存儲困難。檔案歸檔如果不及時、整理不規范，易造成檔案保存不完整。只有通過嚴格的管理制度，通過人員的積極主動工作，運用不可逆存儲介質來最大程度的防范數據文件被修改，確保數據的完整有效。

5.4數字檔案存儲的永久性

數字檔案存儲于介質中，介質易于氧化和受到磁場的影響，極易破壞數字文件的保存內容，且數字化信息的保存壽命只有幾十年，只有不斷復制來保存信息，但復制過程中就會造成盤中數據的丟失，所以對保存的介質和技術要求就更高，加強硬件設施的建設，采用高質量大容量的存儲介質存儲數字檔案。

5.5數字檔案的安全性

在數字時代里，由于計算機病毒、網絡黑客和系統不穩定等因素存在，數字檔案管理受到嚴重的威脅，有可能被黑客截取、竊聽、盜用，文件丟失等現象，我們要對數字檔案系統進行進行定期維護，加固安全保護措施，及時更新。

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