提高辦公室檔案管理工作效率的思考

呂立新

摘要：針對辦公室檔案管理工作來講，必須堅持檔案管理工作的完整性和科學(xué)性原則，與辦公室檔案管理現(xiàn)實工作情況相結(jié)合，持續(xù)進(jìn)行完善并革新，為辦公室檔案管理質(zhì)量基礎(chǔ)提供有效保障，可以將檔案管理所具有的價值進(jìn)行切實體現(xiàn)。辦公室工作職能中檔案管理工作一直以非常重要的形態(tài)存在，管理基礎(chǔ)應(yīng)該制定專業(yè)檔案管理機(jī)制，與此同時還應(yīng)該不斷完善辦公室檔案管理過程中暴露出的缺點(diǎn)，為辦公室檔案管理工作的安全性提供保障，擬定出更加適合辦公室的管理體制來實施檔案管理工作。文章針對辦公室檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了分析，然后提出了具體的優(yōu)化對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題分析;優(yōu)化策略

引言

社會的發(fā)展越來越快，人民收入水平越來越高，人們越來越重視在日常工作中工作效率的提高。當(dāng)前社會生活節(jié)奏快速，人們不得不花費(fèi)大力氣才能報紙自己的步調(diào)與社會生活節(jié)奏相一致。在辦公室的日常工作中，工作十分瑣碎，內(nèi)容十分繁亂，需要花費(fèi)大量的精力來整理工作，尤其是在檔案管理工作中。然而科學(xué)技術(shù)日新月異，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛運(yùn)用在人們的日常生活和工作過程中，提高人們工作效率的同時，還能減少工作中出現(xiàn)的錯誤。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作已經(jīng)不能適用于當(dāng)前辦公需求，這就要求相關(guān)部門將心思技術(shù)用于辦公室檔案管理過程中，提高辦公室檔案管理的工作效率。

1開展辦公室檔案管理工作的意義

辦公室中的許多資料都帶有一定的機(jī)密性，如果出現(xiàn)了任何的資料泄露，都會對單位工作的順利進(jìn)行造成一定的困擾，甚至?xí)＜暗剿袉挝坏捻槙尺\(yùn)行，基于此，需要將文件的保密性工作充分重視其阿里，在實行辦公室管理工作的過程中，對機(jī)密性的文件進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，沒有權(quán)限的人無法查看機(jī)密文件。通過這種管理措施，推動檔案管理工作效率獲得充分保障，這對于保護(hù)機(jī)密檔案也十分有利。

2辦公室檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

2.1檔案管理制度不健全

由于各單位對辦公室檔案管理工作重視程度的不同，也導(dǎo)致相關(guān)制度的不健全完善。即便有較為完善的管理制度，也做不到嚴(yán)格執(zhí)行，檔案管理工作規(guī)范性和安全性都不高。其次，流程設(shè)置不合理。辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格且流程較為繁瑣，導(dǎo)致實施時將流程簡化，簡單編號后隨意放置儲存，檔案利用率低。再次，檔案資料丟失泄露時有發(fā)生，安全問題成為檔案管理的首要問題。

2.2基礎(chǔ)設(shè)施不到位

檔案管理工作是一種規(guī)模較大、系統(tǒng)性與耗時較長的工作，因此需要一定的時間進(jìn)行系統(tǒng)的整理與長期的摸索，不僅如此，還需要一定基礎(chǔ)設(shè)施的輔助。但是當(dāng)前多數(shù)辦公室檔案管理工作的條件都比較有限，部分辦公室并沒有一定的投入，缺乏設(shè)施，最終導(dǎo)致檔案管理工作十分的不到位，頻繁出現(xiàn)檔案文件缺損與丟失等狀況，對檔案管理工作的高速進(jìn)行也會產(chǎn)生嚴(yán)重的不良影響。

2.3專業(yè)素質(zhì)不高

雖然當(dāng)前很多企業(yè)越來越意識到檔案管理的重要性，但缺乏專業(yè)的檔案管理人才，或者現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，從而不能使檔案管理發(fā)揮其價值。具體表現(xiàn)為：一是認(rèn)識偏差。部分人員覺得檔案管理只是打雜的工作，沒有使命感和榮譽(yù)感，在日常的檔案管理工作中積極性不高，從而很大地影響了工作質(zhì)量和效率。二是缺乏專業(yè)知識。在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，因為能夠熟悉專業(yè)的檔案管理內(nèi)容，同時沒有合理地將檔案進(jìn)行分門別類，進(jìn)而致使保密檔案和公開檔案沒有嚴(yán)格分類。還有的檔案管理人員年齡較大，不能熟練操作電腦，從而使檔案信息不能被合理利用，發(fā)揮不了其應(yīng)有的價值。

3提高辦公室檔案管理工作效率的措施研究

3.1在制度上不斷完善

要重視制度建設(shè)，發(fā)揮用制度管人管事的公平性和長久性。一方面在制度制定和修訂過程中要堅持集思廣益，對好的措施辦法要發(fā)揚(yáng)光大，對錯誤做法要堅決糾正，對漏洞不足要及時彌補(bǔ)，提高制度建設(shè)的針對性、合理性和實效性。另一方面要積極建立檔案利用反饋機(jī)制，對單位員工在檔案利用中反映的問題，安排專人進(jìn)行及時收集、匯總、整理，并對相應(yīng)問題提出解決措施，呈報單位管理者。

3.2提高專業(yè)人員工作水平

在檔案管理工作進(jìn)行的中，不少工作人員并不具備對于本身工作的客觀認(rèn)知，缺乏相關(guān)的管理意識，因此導(dǎo)致檔案管理工作無法高效順利的進(jìn)行下去。要保證檔案管理工作的效率與水平的提升，首先需要忠實的，就是有關(guān)檔案管理人員的具體工作水平，利用組織專業(yè)培訓(xùn)的方式，提升檔案管理人員管理水平。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，管理人員不僅要積極地參與到培訓(xùn)活動中去，還要盡力的學(xué)習(xí)一些專業(yè)知識，不斷鞏固以及提升自己的專業(yè)水平與工作能力。檔案管理人員只有在認(rèn)識到檔案管理重要性的前提條件下，才能具更為專業(yè)的管理水平，繼而逐步提升辦公檔案管理的綜合工作效率。

3.3增加檔案管理資金投入

辦公室檔案管理的工作，非常有助于辦公室的穩(wěn)定與工作效率的提升。在辦公室工作中，辦公室檔案資料的指導(dǎo)作用非常顯著，有秩序的規(guī)整數(shù)量龐雜的檔案資源，可以幫助辦公室人員進(jìn)行資料文件的借閱與查看。辦公室的資料文件往往規(guī)模較大也比較雜亂，因此相關(guān)資料的管理工作量也十分龐大，如果想要提升檔案工作的管理效率，就需要投入更多的時間與人力，甚至還需要一定的資金投入。從單位角度而言，可加以將投入資金的作用充分發(fā)揮出來，促使檔案信息的管理工作變得更加完善，并且利用加大資金投入的方式完善檔案管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)建，在保證檔案信息化的基礎(chǔ)上，盡可能合理的控制檔案管理過程中需要花費(fèi)的時間與人力，以此來不斷提高辦公室檔案管理的整體工作水平與效率。

3.4積極推進(jìn)辦公室檔案管理信息化

對辦公室的檔案資料進(jìn)行收集的過程中，整個系統(tǒng)流程均應(yīng)控制到位，做到無縫銜接。網(wǎng)絡(luò)時代到來后，單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，因為立檔部門較多，業(yè)務(wù)檔案存在明顯差異。為了保證業(yè)務(wù)部門檔案資料的順利接收，必須將前端控制做到位，檔案管理應(yīng)滲透到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，使得檔案數(shù)據(jù)能夠順利流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)中，大幅提高檔案管理的規(guī)范性和效率。辦公室人員在對電子檔案進(jìn)行收集時應(yīng)能對相關(guān)業(yè)務(wù)部門電子檔案進(jìn)行控制，使得電子檔案更為安全，可讀性能夠得到保證。為了使得檔案管理的效果大幅提高，辦公室人員應(yīng)熟練應(yīng)用存儲技術(shù)，確保檔案管理信息化的實際需要。應(yīng)加強(qiáng)辦公室檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)。在辦公室電子檔案數(shù)量不斷增多的情況下，通過科學(xué)合理選擇計算機(jī)檔案管理軟件，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)開發(fā)，可以促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。同時在辦公室檔案信息化建設(shè)中，需要結(jié)合社會需求，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，為順利開展檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案使用效率的有效提高

3.5創(chuàng)新文件檔案管理理念

傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人力，由檔案人員對所有的檔案進(jìn)行整理、記錄、編號、收集、保存等，因為人的精力有限，每一個環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)錯誤，這就對單位的發(fā)展造成了很大影響。信息化技術(shù)的出現(xiàn)，讓文件檔案信息化發(fā)展成為可能，新形勢下應(yīng)該要加強(qiáng)文件檔案管理信息化發(fā)展，對檔案管理人員進(jìn)行教育，讓他們逐漸意識到信息化技術(shù)在文件檔案管理中的作用，對未來文件檔案管理的發(fā)展趨勢進(jìn)行分析，從而不斷提高檔案管理水平。另外，檔案管理人員以及其他部門的人員都要意識到檔案的價值，不是將檔案收集整理就完了，更重要的部分是對檔案進(jìn)行利用，單位的每個員工都應(yīng)該形成利用檔案的意識，在日常工作中有機(jī)會利用檔案資源的時候就要充分利用，發(fā)揮出檔案的價值。

結(jié)語

總而言之，對于提高辦公室檔案管理工作效率，需要創(chuàng)新檔案管理工作、實現(xiàn)檔案管理信息化以及提高檔案管理人員的素養(yǎng)。還需要不斷提高檔案管理工作水平，提供優(yōu)質(zhì)、快捷、準(zhǔn)確、安全且令人滿意的服務(wù)。檔案管理能夠加強(qiáng)的師資隊伍建設(shè)、促進(jìn)教學(xué)、科研等工作內(nèi)容的展開，因此，真正實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化是現(xiàn)在辦公室檔案人員的必要工作。

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