水利科技檔案管理工作探討

文/郝勝男（安徽省〈水利部淮河水利委員會〉水利科學研究院）

水利科技檔案工作是集中統一管理水利科技檔案，維護水利科技檔案的完整、準確、系統、安全，實現水利科技檔案在水利科技管理工作中的有效利用。不同于一般的檔案資料，水利科技檔案對科研項目的運行有著至關重要的作用。為了更好地管理利用水利科技檔案，本文根據實際調查，分析水利科技檔案管理工作中存在的主要問題，在此基礎上提出加強水利科技檔案管理工作的對策。

一、 水利科技檔案管理工作存在的主要問題

由于水利科技檔案數量大、種類多、技術性較強，對檔案管理人員專業知識水平要求較高。就目前水利科技檔案管理來看，檔案管理人員專業技術能力難以達到要求，通常需要科技項目人員負責檔案原始資料的收集、整理工作。而科技項目人員雖然具有很強的專業技能，但是卻缺乏相應的檔案管理工作經驗，所以水利科技檔案管理工作中經常存在因歸檔資料不齊全、檔案資料遺失導致的歸檔率低等問題。對安徽省水利部淮委水利科學研究院科技檔案存檔現狀的調查發現，近十年來科技檔案歸檔率平均為78%，但不同項目歸檔率差異較大，有的業務部門歸檔率能達到100%，有的業務部門歸檔率甚至不足50%。歸檔率低主要是因為水利科技檔案管理工作還存在以下問題。

1.檔案管理工作操作不規范

部分科技人員在歸檔過程中，由于缺乏檔案管理意識，經常出現不按科技檔案管理流程進行操作的現象，這是導致科技報告前期管理與后期存檔銜接不良的主要原因。比如科技報告未領取編號就進行打印，而科技報告與合同也未建立對應關系，致使存檔時對科技項目核對產生困難。調研中發現，近十年內有近四分之一的報告編號是后期補齊的，這對科技檔案管理工作產生了負面影響。

2.檔案資料收集不完整

科技檔案資料是伴隨著項目整個生命周期的。然而在項目開展階段，很多科技人員沒有按照科技檔案歸檔規章制度收集、整理資料，往往是到科研項目即將驗收或者結束需要進行存檔時，才從已有的科研資料中查找、整理所需要的歸檔資料，這時就會發現材料缺失，如合同、評審材料不齊等，無法在規定時間補齊檔案資料，最終導致存檔困難。

3.科技人員檔案意識薄弱

科技人員在水利科技檔案管理工作中占有重要位置，但部分科技人員沒有意識到科技項目存檔對項目實施的重要性，只是單純地認為存檔就是資料文件的存放，尤其是在工作繁忙時，更是忽略存檔。科技人員這種薄弱的存檔意識也是造成科技檔案存檔率低的原因之一。

4.檔案管理人員參與科技檔案過程管理較少

由于檔案管理人員大部分時間忙于檔案的整編和檔案借閱，工作時間精力有限，且科技檔案專業性較強，檔案管理人員科研知識有限，未能充分發揮專業特長，給予科技人員科技檔案整理方面的專業指導。

二、 加強水利科技檔案管理工作的對策

1.完善檔案管理機制

一是建立健全檔案管理規章制度，實現檔案管理制度化。制定《科研項目檔案管理規定》《科技檔案存檔流程》等規章制度，規范檔案管理業務流程。水利科研項目周期長、資料多、涉及面廣，結合這一實際，可建立基于項目不同階段的歸檔制度，讓歸檔工作細化到項目周期的每一個過程。從項目申報、立項開始，根據項目實施的不同階段分步驟進行。在項目的每一個周期開始前，檔案管理人員規劃這一階段需要的檔案資料，并注明檔案資料所需格式以及獲取來源；每一周期結束，科技人員提交當期所需檔案，檔案管理人員及時審核資料的完整性。

二是建立部門檔案管理考核制度，實現檔案管理責任化。強化科技人員的檔案意識，建立科技人員檔案管理責任制，讓每一份檔案資料都能找到相關負責人員；并且在此基礎上可設定考核標準，科技人員要達到一定的存檔率才算完成檔案管理工作；同時，還應該建立部門檔案工作激勵機制，適當獎勵存檔工作優秀的科技人員，提高其檔案管理熱情。

三是建立檔案管理與項目管理有機結合制度，實現管理規范化。科技檔案管理工作是伴隨著項目工程的整個生命周期的。因此要從制度上保證檔案資料的收集整理工作圍繞科研項目的每一個階段，將項目管理與檔案管理有機結合在一起，做到同時規劃、同時實施、同時檢查。

2.提高相關人員專業素養

一是加強對科技檔案管理工作的宣傳。一方面，從檔案價值角度大力宣傳科技檔案管理工作的重要性，讓科技人員能夠充分認識到自己的責任及其在檔案工作中的價值，更好地發揮科技人員在檔案管理工作中的能動性；另一方面，積極宣傳《檔案法》等檔案管理規章制度，讓科技人員充分了解檔案工作中的制度與流程，更好地推進科技檔案歸納、整理工作，確保檔案內容的完整、準確，提高科技檔案的價值，為后續的科學研究與科技服務工作提供更多信息。

二是系統培訓科技人員檔案管理專業素養。檔案管理人員要盡可能了解、掌握科技項目相關情況和專業知識，科技人員在檔案管理工作中，也需要提高相應的檔案管理意識，不斷增加檔案管理工作實踐經驗。可定期系統地針對科技人員進行檔案管理知識培訓，減輕其檔案管理工作困難，以便更好地推進科技檔案管理工作。

三是檔案管理人員參與科技檔案過程管理。檔案管理人員根據檔案管理的流程與檔案資料收集工作中的要點，編寫檔案收集目錄，在科技項目各周期開始前發送給科技人員，在周期結束前及時提醒科技人員歸檔，并及時對收集的資料進行審核、整理。

四是建立幫扶團隊。針對歸檔率過低的部門建立專門的幫扶團隊。抽調檔案管理人員成立專門的幫扶團隊，跟蹤科技項目的整個周期，協同科技人員共同建立科技檔案；同時找到歸檔過程中科技人員的具體困難，提供解決方案，以便科技項目檔案歸檔進展順暢。

3.提升檔案管理技術水平

一是檔案數字化。借助信息化、電子化設備對新檔案進行收錄、整理、存儲，同時對舊檔案也應進行數字化處理，建立健全數字水利科技檔案庫，為檔案的檢索、利用提供便捷條件。

二是操作便捷化。利用網絡平臺提供便捷的歸檔服務。一方面，簡化存檔方式。當今時代眾多資料都以數字化形式存在，相較于申請獲得檔案編號再將文件進行打印，在移動數字化存檔進程中，科技人員可以直接將資料提交到相應類目下的檔案中獲得檔案編號，同時進行存檔工作，簡化存檔步驟。另一方面，簡化歸檔方式。從傳統的手寫移交目錄，找相關項目負責人簽字，逐步轉變為網上申請目錄移交工作，相關負責人網絡審核確認，檔案歸檔入電子庫，同時保留紙質資料入檔案室。以便捷的線上操作代替傳統線下確認，省時省力，方便管理。

三是提示智能化。在科技人員項目實施過程中，結合小程序等應用，在特定需存檔周期設定提醒，避免科技人員在存檔時漏存資料，為后續的檔案管理工作提供便利。

四是宣傳移動化。除了借助傳統的宣傳欄、宣傳冊以及電子顯示屏等形式，還要發揮新媒體優勢，利用微信公眾號、小程序等構建宣傳平臺，讓宣傳不再是“一次性”活動，使科技人員可以在相應的移動平臺快捷地了解科技檔案制度，實現宣傳工作無處不在。

4.充分開發檔案價值

優化檔案資源，將傳統認知中僅用于保存的檔案，通過分類、組織等知識化工作，轉化為服務于水利科學研究的科技檔案知識庫，提高檔案資源的價值，把存檔工作變成服務于科研工作的一部分，提高科技人員的建檔熱情。

三、 結語

本文針對實際調查時發現的水利科技檔案歸檔率低的情況，對水利科技檔案管理工作中存在的檔案管理工作操作不規范、檔案資料收集不完整、科技人員檔案意識薄弱、檔案人員參與科技檔案過程管理較少等問題進行逐一分析，并結合信息時代特點，分別從規章制度、相關人員、技術方法、檔案價值的角度提出了相應的對策，對提高水利科技檔案歸檔率與利用價值具有一定的促進作用。