檔案信息化建設在醫院檔案管理中的運用價值分析

吳曉春 黎華彪 張小艷

欽州市第一人民醫院

將信息化技術引入檔案管理中，可以提高檔案管理的效率，其中檔案管理的信息化主要是指在國家相關部門的規范下，將信息技術有效的引進檔案管理活動中，對檔案管理的數據信息利用信息技術進行處理和管理，為醫院的發展提供有力的幫助。借助信息化技術可以對檔案管理工作進行全面的改善，借助計算機技術、信息技術對檔案資料進行有效的處理，可以提高檔案管理的效率。將紙質文件等傳統文件進行有效的保存，全部歸納到電子檔案中進行保存和管理，建立有效的檔案信息庫，避免出現信息丟失的情況，為社會的發展做出有力的貢獻。

我國正處于爆炸式發展的信息時代，隨著信息技術的不斷發展，醫院檔案管理關系無法跟進社會發展的速度，需要對其進行全面的改善和更進，有效的利用網絡化、電子化、動態化的信息管理模式進行管理。相對于效率低下的傳統檔案管理模式，信息化檔案管理方式更符合社會經濟發展的要求。

一、醫院檔案管理信息化建設的價值

（一）有利于提升醫院檔案管理的效率

信息化的檔案管理具有資源存儲查取自動化、資源共享、智能化、標準化、傳輸快、持久穩定、社會服務化等特點，可以系統地對檔案進行管理。相對于傳統的檔案管理模式，存在效率低下、費時費力等方面的缺點，在查詢資料的過程中通過人工的方式進行，無法對檔案資料進行有效的保管，容易出現資料丟失和損壞的情況，不能對檔案資料進行全面的管理。而且，由于人工操作無法快速地傳輸檔案文件，不能共享資源，出現資金與資源地浪費的情況，檔案管理的效率低下。但是，通過信息化的管理方式就能較好地規避這些問題，還能有效地提高文件材料的傳輸速度、管理效率和開發利用效率。

（二）可以提高醫院服務的質量和水平

隨著居民生活質量水平的提高，人們對醫院的服務質量要求也逐漸提高。在醫患矛盾日益凸顯的今天，醫療投訴常常需要用到病歷檔案等相關檔案信息材料的復印件，這就要求醫院要隨時保存好、保護好這些具有重要意義的“證明材料”，為醫院、為患者提供更好的服務。由于檔案信息量急劇增加，而且種類繁多，紙質資料經過查閱容易破損，如果完全依靠紙質檔案，那么就會需要大量的材料來裝載信息，既浪費資源又不環保，因此，需要不斷加強醫院檔案管理的信息化，對醫院的發展具有很大的作用。將信息化技術有效地運用到醫院檔案管理工作中，可以提高檔案管理的質量和水平，能為醫院和患者維權提供重要、真實的的佐證材料。

（三）有利于醫院各部門提供決策依據

醫院檔案資料對醫院的發展具有很大的作用，記載了醫院發展的歷史等相關的資料，包括日常的患者病歷、新技術新項目研發信息、財務水平、醫療水平、人力資源、市場發展的情況等重要信息，這些數據信息是醫院發展的重要見證，為醫院的管理提供了有效的信息，在醫院人事升遷、醫院研究工作方面具有很大的作用，能為醫院的發展提供有效的歷史性資料和信息，為醫院的運營決策提供重要的歷史性參考和真實依據，可以促進醫院的可持續發展。當今世界正處于大數據時代，數據云、數據挖掘技術等先進技術的開發和利用為醫院的生存和發展帶來了重要的發展機遇。如果將檔案信息化與數據挖掘技術相結合，必將能為醫院各部門的領導決策提供重要有力的依據。

二、檔案管理信息化建設的策略

（一）創建多樣化的載體

信息管理手段的引進，可以提高醫院檔案管理的水平，對其發展有很大的作用。在信息化技術引進的過程中，需要對工作人員進行專業的培訓和教育，不斷更新他們的方案管理知識，避免出現工作人員將檔案資料看做簡單的電子信息。相對于傳統的檔案管理工作，信息化的檔案管理工作提高了管理的水平，促進了醫院的發展水平，但是，醫院檔案管理不能將傳統的檔案管理理念和管理模式全部摒棄掉，要“去偽存真”，要“取其精華，去其糟粕”，實現信息化檔案管理和傳統的檔案管理的優勢互補，促進醫院檔案管理工作逐漸向多元化、多樣性的方向發展，提高醫院檔案管理工作的水平。

（二）提高檔案管理的標準化水平

一份檔案，從資料的形成到案卷的歸檔，必須要能夠確保檔案信息的完整性和有效性。所以，在電子文件的形成、流轉、處置、歸檔等各個環節中，都要有一套標準化的管理制度或管理機制。此外，還要嚴格控制電子檔案管理的各個程序，包括其生成、加工等，確保檔案管理的流程依據相關的規范和標準進行，保障檔案管理的安全性。

結語：總而言之，信息化管理是大勢所趨，是時代之需，需要醫院提高對信息化的重視度，跟進時代發展的步伐。要全面提升醫院檔案管理工作的效率和醫院的運行效率，需要將信息化技術引進檔案管理工作中，順應時代潮流，利用網絡信息技術對傳統的紙質信息進行整合歸納，將檔案管理工作的作用有效的發揮出來，促進醫院的可持續發展。