不動產(chǎn)登記檔案信息安全風險研究及管理的探討

肖欽欽 衡陽市不動產(chǎn)登記中心

前言：不動產(chǎn)進行統(tǒng)一登記這是房地產(chǎn)市場重大改革，加強不動產(chǎn)登記的檔案管理工作能夠?qū)τ谖餀?quán)及產(chǎn)權(quán)進行明確，有助于房地產(chǎn)管理規(guī)范化。不動產(chǎn)登記檔案作為檔案登記工作中的一部分，不動產(chǎn)登記檔案管理制度也隨著不動產(chǎn)登記制度的變化而變化。但是現(xiàn)階段，我國不動產(chǎn)檔案登記管理還處于初步發(fā)展階段，面臨著諸多的挑戰(zhàn)的同時，還面對著諸多發(fā)展的機遇及困難。檔案登記工作在進行與發(fā)展的過程中存在著諸多問題，直接影響到不動產(chǎn)登記檔案管理合理化以及規(guī)范化，所以需要對于不動產(chǎn)登記的檔案管理引起高度重視，改進工作看法，提升業(yè)務能力水平，全面提升工作質(zhì)量，采取有效應對措施對于不動產(chǎn)登記檔案管理存在的問題進行有效的解決。

一、不動產(chǎn)登記檔案管理的重要性

我國相關法律條例中已明確表明，對于不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的確定主要根據(jù)不動產(chǎn)登記的檔案信息。根據(jù)登記檔案內(nèi)部的記錄，劃分不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)問題。由此可見，不動產(chǎn)檔案信息登記工作的重要性。不動產(chǎn)登記需要有專業(yè)的部門以及專業(yè)的人員從事對不動產(chǎn)登記進行專業(yè)的流水化跟蹤管理，而不動產(chǎn)的登記檔案信息需要由專業(yè)的部門進行永久性保存管理。但若在管理過程中出現(xiàn)意外因素造成不動產(chǎn)登記檔案信息遺失的情況，則需要相關部門進行檔案重建。如果檔案登記信息中存在不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的糾紛問題，對于其中涉及到利害關系的部分則需要通過專業(yè)登記管理部門及檔案管理部門，針對利害關系沖突，提出相關內(nèi)容的核實以及比對。可見不動產(chǎn)登記檔案能夠有效提供我國不動產(chǎn)相關法案的法律依據(jù)。其次，我國的物權(quán)確定、法院訴訟、地籍調(diào)查、國家稅收、住房保障、個人信用管理、房屋轉(zhuǎn)讓拆遷、土地分割等都不能離開不動產(chǎn)的登記檔案。不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息檔案涵蓋內(nèi)容之廣泛，內(nèi)容邏輯之嚴謹，其內(nèi)容包括對不動產(chǎn)權(quán)的登記與申請、管理與查詢，甚至包括對不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的原始信息以及登記產(chǎn)權(quán)時所提供的材料合集，可見不動產(chǎn)登記檔案的重要性以及嚴密性。如若缺失不動產(chǎn)登記檔案，將會導致國家對于物權(quán)管理方面缺少諸多管理要素，以及管理依據(jù)，管理工作難以進行，工作構(gòu)造混亂，而產(chǎn)權(quán)所有者的產(chǎn)權(quán)也將受到侵害，容易產(chǎn)生糾紛，不利于社會和諧。因此，不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記部門應當充分重視起檔案的保管與存放。最后，我國的政治服務，最終都是為人民生活提供便利，是真正的便民服務。國家對于不動產(chǎn)登記檔案的管理，是相關政府工作部門的職責。它有利于服務于人民群眾，調(diào)節(jié)由于不動產(chǎn)物權(quán)關系所導致的人民之間的矛盾與沖突，避免發(fā)生糾紛與矛盾。同時對不動產(chǎn)及不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)所有人進行行之有效的法律保護[1]，維護社會和諧。

二、不動產(chǎn)登記檔案管理工作存在的問題

現(xiàn)階段不動產(chǎn)權(quán)登記檔案的管理工作面臨著較多的阻礙與問題，需要相關的管理部門正視在工作過程中遇到的問題，進行逐一的突破，減少工作中所產(chǎn)生的意外。（1）檔案交接難度大。這是由于在傳統(tǒng)的不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記檔案管理的模式中，不同類型的檔案分派給不同的檔案管理部門，這導致對于檔案的管理分權(quán)較為嚴重，管理較為分散。國土、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等等不同類型的產(chǎn)權(quán)分派給不同的產(chǎn)權(quán)管理部門。如果想要實現(xiàn)不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記檔案的統(tǒng)一管理，就需要將檔案進行集中。但在檔案交接的過程中，由于長時間的存放以及管理，可能將會出現(xiàn)檔案缺失、損壞等意外情況，難以保證檔案資料的完整性，檔案交接難度較大。（2）檔案整合難度較大。不動產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一管理，必不可少需要走的一步路就是將分派給各部門管理的檔案進行整合管理。但由于不同管理部門在管理過程中所采取的不同的管理方法以及管理機制等等，對于檔案的分類以及劃分存在著較大的差異，不具備統(tǒng)一的標準，再次集中可能會出現(xiàn)歸檔混亂的想象。因此由于受地區(qū)檔案管理水平的限制，工作質(zhì)量以及工作標準參差不齊，科技發(fā)達的地區(qū)已更換紙質(zhì)檔案，普遍使用電子檔案，而科學技術水平較為落后的地區(qū)，還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。這將會嚴重導致不動產(chǎn)登記檔案整合集中工作難以進行，整合難度較大。

三、不動產(chǎn)登記檔案管理對策

（一）建立健全管理制度

各行各業(yè)若想要實現(xiàn)高速穩(wěn)定的發(fā)展，需要制定統(tǒng)一的標準的管理制度，對于促進行業(yè)內(nèi)的高效發(fā)展具有極大的作用[2]。因此，不動產(chǎn)登記檔案管理工作，進一步實現(xiàn)高效運作，首先就需要建立健全的檔案管理制度。針對不同類別、不同形式的登記檔案制定合理的劃分標準，制定統(tǒng)一的管理模式。與此同時細致劃分出管理細則，確保工作過程中的每一部分的開展都有章可依，確保工作的質(zhì)量以及效率。這對各部門檔案管理工作的開展具有重要的參考作用，同時也能夠保證檔案材料的安全性與完整性，實現(xiàn)嚴格的管理，提升檔案管理效率與質(zhì)量。

（二）理順明確體系分工

不動產(chǎn)登記檔案管理工作需要滿足用戶的需求，能夠快速的查詢信息，及時進行反饋。這需要檔案管理工作分工明確，內(nèi)部職能分工合理高效，能夠時刻應對各類型的需求。通過不同類型的服務與需求，需要明確在不同方面進行解答的能力。對于不動產(chǎn)登記檔案管理工作通過實行集約化管理，進行統(tǒng)一的操作規(guī)范與管理工作標準培訓，能夠盡可能的發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的作用。同時也能夠提升工作服務效率與質(zhì)量。有利于各個窗口服務的有序進行。

（三）完善檔案信息系統(tǒng)

現(xiàn)階段不動產(chǎn)登記檔案的保存與流動都通過信息系統(tǒng)進行操作。因此，完善檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)部優(yōu)化，確保系統(tǒng)內(nèi)的安全性與穩(wěn)定性。保存好系統(tǒng)內(nèi)的電子檔案數(shù)據(jù)，防止檔案數(shù)據(jù)丟失及損壞，降低數(shù)據(jù)網(wǎng)絡風險，切實保障檔案數(shù)據(jù)安全性及可靠性，就需要相關部門加強對數(shù)字檔案安全的保護手段。這既需要相關技術人員能夠有效應對信息技術手段本身存在的缺陷及漏洞，也需要應對在信息系統(tǒng)管理內(nèi)部還在不斷完善的管理制度與系統(tǒng)設計。因此相關部門需要加強對計算機硬件以及設備的管理與支持，以及對應用軟件以及協(xié)議軟件等軟件的支持與管理。

（四）全面提升人才培養(yǎng)

在不動產(chǎn)登記檔案管理的工作過程中，檔案管理人員在其中發(fā)揮著極為重要的作用。從檔案的登記到系統(tǒng)的維護，都缺少不了檔案管理人員的支持。因此，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及道德素質(zhì)，時刻影響著檔案管理工作的質(zhì)量。因此，檔案管理部門應當充分重視起對檔案管理從業(yè)者的管理與培訓。定期對從業(yè)者進行綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，確保從業(yè)者專業(yè)能力隨社會信息技術發(fā)展水平的進步。此外，還可以通過提高在面對社會的檔案管理從業(yè)者的人才招聘的標準，對從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)與能力提出明確的標準，保證從業(yè)人員在從業(yè)過程中能夠高效工作，確保不動產(chǎn)登記檔案信息工作的進行[3]。

（五）確保支持資金安全

不動產(chǎn)登記檔案管理工作的進行，不能缺少資金的支持。資金時電子檔案庫能夠安全運行與使用的基本保證。在面臨不動產(chǎn)登記檔案信息管理風險的過程中，資金作為不可缺少的必要條件，影響著不動產(chǎn)登記管理部門的運轉(zhuǎn)，從組織管理到相關管理制度的建立建設，再到為確保工作服務質(zhì)量需要進行的人員激勵，都離不開資金的支持與保證。資金的參與能夠確保登記檔案管理工作的有效進行。

（六）充分建立防范機制

風險預防的防范機制，作為面對不動產(chǎn)登記檔案管理工作中的一種主動應對策略，能夠針對檔案管理工作中可能將會出現(xiàn)的安全事件，進行提前的預防與規(guī)避。對于降低安全風險可能將會帶來的難題提供有效的應對策略。對于不確定的風險因素能夠進行及時的消除，和對風險因素進行有效的管理，避免安全事件的發(fā)生所帶來的負面影響。

總結(jié)：不動產(chǎn)登記檔案信息安全的保證，需要多方共同的努力與重視。需要從業(yè)人員的技術支持，需要管理部門的嚴格監(jiān)管，同樣也需要客戶配合與協(xié)作。不動產(chǎn)登記檔案管理工作的順利進行，同樣需要多方共同的協(xié)同、政策制度的支持、從業(yè)人員的意識、管理部門的監(jiān)管、技術人員的技術創(chuàng)新與應用的服務等等，共同促進不動產(chǎn)檔案管理工作的有序高效進行，維護信息安全，維護社會和諧，提升不動產(chǎn)登記檔案的經(jīng)濟效益及社會效益。