事業單位檔案管理工作的優化路徑

王海玲 山東省濟寧市任城區殘疾人聯合會

前言：檔案管理工作是事業單位發展過程中必不可少的工作內容，其重要性不言而喻，在科學決策、落實上級政策及選拔任用人才等工作上，發揮著重要的參考作用，也可以說是重要的參考依據。這是因為事業單位的檔案管理中的檔案，是對事業單位發展中的人物和事件的真實記錄，具有重要的保管和利用價值。進入到新時期，事業單位的檔案管理工作中存在一些突出問題，對事業單位的快速發展產生了一定的制約作用，因此，客觀的看待這些問題，并積極的探索和尋找優化和調整的途徑，具有重要的現實意義。

一、簡述事業單位對檔案管理工作進行優化的重要價值

（一）可以使檔案資源得到科學性、合理性的配置。事業單位在實際發展過程中，可以利用網絡技術和信息技術，加快檔案資源的數字化和網絡化建設，合理配置和科學管理信息資源，使信息資源得到充分的利用。在信息化社會中，電子信息檔案的構建具有重要的現實意義和長遠意義，不僅可以更加便捷的存儲和查詢需要的檔案信息，而且可以實現遠程操作查詢和管理，對信息資源的共享具有積極的促進作用。

（二）可以進一步滿足時代的發展需要。隨著信息技術的快速發展，傳統的檔案管理模式和管理方法，凸顯出了一定的滯后性，檔案管理的效率和效果不能完全滿足時代的發展需要。因此，事業單位的檔案管理工作，一定要緊跟時代的發展變化，積極開展信息化建設，用現代先進的科學技術和檔案管理工作相融合，使得事業單位的檔案管理工作體現出時代性和便捷性。

二、當前事業單位檔案管理工作暴露出的突出問題分析

（一）管理手段缺乏創新性.在傳統的檔案管理模式中，各種檔案資料通常都是采取紙質的保管方式，由管理工作人員進行手工的保管程序和流程，這種檔案管理方式，工作效率比較低，而且出錯率較高。隨著網絡技術和信息技術的快速發展，這種傳統的管理方式的弊端愈加凸顯出來。一些事業單位缺乏發展和創新的意識，依然沿用傳統的管理模式，缺乏現代檔案管理的意識和現代化的設備支持，人工的管理手段，使得檔案管理工作的工作效率不高、錯誤率較高，另外還存在檔案遺失或者泄露的情況，一定程度上影響著事業單位的檔案管理工作的發展和進步。

（二）檔案管理中的設施設備需要進一步完善.在我國事業單位的發展過程中，檔案管理工作中存在著設施設備不足的情況，例如檔案管理中的存檔場所不足；檔案管理中的用具不足，不利于檔案資料的有效保管；檔案管理中的信息化設備陳舊或者不足，影響了檔案管理的信息化和數字化發展進程；檔案安全防護設施設備缺少或者不足，給檔案管理工作帶來一定的安全風險。

（三）檔案管理工作人員的專業能力和綜合素質有待提升.在事業單位的檔案管理工作中，檔案管理工作人員是主要的參與人，因此，他們的專業能力和綜合素質的高低，直接影響著檔案管理工作的開展質量。從實踐來看，一些事業檔案管理工作人員并不具備一定的檔案管理的專業知識和專業能力，不能積極探索和尋找檔案管理的優化路徑，很大程度上阻礙了檔案管理的快速發展。他們常常不具備發展和創新的意識，思想觀念比較滯后，在檔案管理崗位上得過且過，不思進取，很大程度上影響了事業單位檔案管理工作的更快發展。

三、事業單位檔案管理工作的優化路徑分析

（一）注重檔案管理工作的信息化和數字化建設。隨著科學技術的快速發展，很多的實用技術被應用到了現實工作當中，發揮出了巨大的優勢，推動了各項工作的快速發展。在事業單位的檔案管理工作中，管理工作的工作量和工作強度是非常大的，如果單純的依靠人工來完成各項工作，不僅工作效率低，而且工作的質量和效率難以保證。隨著信息技術和網絡技術的快速發展，加強事業單位檔案管理信息化和數字化建設勢在必行。在開展檔案管理工作的信息化和數字化建設過程中，需要一定的資金投入，在管理工作的基礎設施方面進行建設，例如辦公設備、安全防護設備、計算機設備及計算機管理系統等，對檔案管理工作的優化將發揮重要的作用。

（二）進一步做好檔案管理制度建設.任何工作的開展都需要一定的管理制度進行約束和規范。在事業單位的檔案管理工作中，不僅要遵守國家的相關法律法規，還需要嚴格遵守事業單位檔案管理工作的各項管理規章制度，規范和約束檔案管理工作，使得檔案管理中的每個環節工作都具有一定的規范性。

（三）做好檔案管理工作的團隊建設.事業單位的檔案管理工作質量優劣，和檔案管理人員的素質和專業能力有著很大的關系。因此，事業單位要重視檔案管理工作的團隊建設，幫助管理人員轉變傳統的管理理念，為他們提供多種接受培訓和再教育的機會，完善他們的專業知識儲備，增強他們的專業技能，提升檔案管理的專業能力。另外，在事業單位檔案管理人才招聘中，一定要適當的提高人才錄用的標準，不僅要注重他們的專業理論知識素養，還要注重他們的實際檔案管理能力和經驗，將一些高素質的專業人才收納到檔案管理隊伍當中，提升整個管理團隊的整體素質和能力。

結束語：進入到新時期，事業單位要順應時代發展，積極轉變發展觀念，重視本單位的檔案管理工作的發展。針對事業單位檔案管理工作中暴露出的各種問題，結合事業單位的發展實際，積極探索優化的路徑，不斷提升檔案管理工作的效率和質量，為事業單位的發展助力。