如何推進事業單位檔案管理工作規范化與標準化

楊婧 中共通化縣紀律檢查委員會廉政教育中心

基于社會經濟的發展趨勢，新時期事業單位內部要不斷健全完善管理模式。檔案管理問題已經成為事業單位急需解決的問題，當前檔案管理中存在制度欠缺、技術落后、隊伍素質低的問題，影響檔案管理質量的提升，筆者認為應該采取科學合理的手段，完善檔案管理，提升檔案管理水平，促進檔案管理的規范化與標準化。

一、事業單位檔案管理工作存在的問題

1.對檔案管理工作的重視程度不足。當前越來越多的事業單位認識到檔案管理工作的重要性，逐漸完善檔案管理工作的內容，但是很多事業單位自身發展存在很多局限性，對檔案管理工作認識不足，處理檔案管理工作不夠科學，檔案管理工作存在雜亂、零散、資料混亂的現象。

2.管理制度不夠完善。很多事業單位認識到健全檔案管理制度的關鍵作用，但是實際工作中沒有落到實處，檔案管理工作制度流于形式，相關工作紙上談兵，對檔案管理的整理不夠規范，檔案存放是比較混亂的，很多時候造成檔案資料的丟失與毀壞，在接手電子會計檔案的時候，沒有執行審核程序，電子會計資料沒有被有效的讀取，電子檔案容易被篡改。

3.檔案管理人員專業技術存在問題。事業單位檔案管理人員在技術水平、專業技能、管理能力上與檔案管理的標準化與規范化還差很多，檔案管理人員的素質跟不上事業單位的發展腳步，檔案管理相關工作會失去標準性、平衡性與科學性。部分事業單位檔案管理部門的人事調動非常頻繁，剛剛上任的檔案管理人員還沒有熟悉檔案管理工作就被調走了。還存在對文字檔案的管理的比較規范，但是不重視視頻、照片、資料、影像資料的現象，檔案管理的質量與效率都比較低。從目前情況來看，檔案管理人員的專業技術水平跟不上事業單位的發展步伐。

4.檔案管理的設施比較落后。很多事業單位的檔案管理手段與管理設置都比較落后，難以做到檔案資源的共享，不能用電腦快速地搜索，用手工查找資料的時間比較長，沒有用專門的檔案柜對檔案資料進行分類，檔案都雜亂無章地堆放在一起，檔案室內部的防護措施也有待改建，紙質檔案經常受到火、潮濕、蟲蛀的影響，電子檔案也缺少防塵、防磁措施，對檔案信息的加密保護措施也不夠完善。

二、事業單位檔案管理規范化和標準化的策略

1.加大信息技術人才的投入力度。在當前的就業市場中，信息技術人才一直比較緊缺，傳統的檔案管理模式已經被擯棄，現在需要信息技術型人才，事業單位必須加大信息技術人才的投入力度。首先對當前的事業單位管理人員進行專門的教育與培訓，培訓內容要以信息技術為主，逐漸提升檔案管理人員的專業水平，促進檔案管理人員業務能力與服務能力的提升，為標準化與規范化的檔案管理工作提供創新性人才。其次，采取臨時招聘的方式，將信息技術型人才引進到事業單位中，轉變事業單位管理模式，創新管理方法，促進檔案管理向著更好的方向轉變。

2.加強對檔案管理標準化與規范化的認識。在深化檔案管理改革的過程中，需要專業的管理制度，高度重視檔案管理的規范化與標準化，要從根本上提升檔案管理人員的專業水平，深化對檔案管理工作規范化與標準化的認識，在人事調動、工作優化中可以提供標準化、規范化的檔案資料，讓單位內部從上到下意識到檔案標準化與規范化的價值，讓他們主動投入到檔案的建設中，檔案管理人員必須要了解檔案標準化與規范化的深刻內涵，開發出豐富的檔案信息資源，構建促進檔案標準化與規范化的管理模式。

3.構建促進事業單位檔案管理標準化與規范化的機制。事業單位要在創新管理體制的基礎上完善檔案管理的相關制度，構建檔案管理的責任機制，這是促進檔案管理標準化與規范化的主要途徑，在檔案管理中實現科學分工與系統優化，逐漸提升檔案管理的專業化水平，建立檔案管理的全新模式，將信息化技術融入到檔案管理中，加強檔案管理的方便性與快捷性，讓檔案管理工作變得更加簡單、高效。要注重提升檔案管理工作的積極性，讓他們投入更多的熱情到檔案管理工作中，為事業單位建立檔案管理制度奠定良好的基礎。

4.加強檔案管理的精細化。事業單位的檔案中，總會存在一些保存期限太長、沒有使用價值的檔案，占據著較大的存儲空間，在新形勢下加強檔案管理工作，繼續保存有價值的檔案資料，清理出過期的檔案，將保存期限的檔案數字化，形成電子文檔，方便以后查找利用，然后將這些檔案按照程序銷毀，讓檔案管理更加精細化。

5.構建檔案管理隊伍。很多從事檔案管理的人員都是由其他崗位上轉過來的，缺少檔案管理的專業知識與技能，也沒有接受過檔案技能的培訓，這會影響檔案管理工作的質量，因此，在人才隊伍的構建中，要求檔案管理的在崗人員掌握專業知識與技能，具有服務精神與檔案管理的能力，要敢于迎接新的機遇與挑戰，摒棄傳統的管理思想，能夠解決問題，要做到與時俱進開拓創新，完善檔案管理的問題，讓檔案管理獲得實質性的突破。

總而言之，檔案管理工作室事業單位的核心，檔案管理工作的質量影響事業單位內部的管理效果，加強檔案管理的規范化與標準化是事業單位發展的必然要求，事業單位要意識到檔案管理存在的問題，創新檔案管理的制度、形式，加強檔案管理的隊伍建設，逐漸提升檔案管理的水平，促進檔案管理的簡約化與高效化。