行政檔案管理創新對策研究

雙灤區委政法委 河北 承德 067101

社會的持續發展使企業的工作量逐漸加劇,而行政檔案管理是對企業中日常行政工作中所形成的科學理念的記錄,可以在一定程度上反映管理的過程,引導人們未來的發展,對于企業的運營和發展具有重要意義。因此,要妥善處理好行政檔案中的問題,避免檔案出現缺失,及時將行政管理工作進行更新,以促進企業管理效率提升。

一、行政檔案管理現狀

(一)工作開展過于功利,對行政檔案管理工作的創新造成限制

經濟的發展使得社會主義市場競爭逐漸激烈,工作開展中的功利主義色彩逐漸嚴重,然而由于在行政檔案管理過程中,需要投入大量的成本進行創新,并且需要承擔較大的創新風險。因此,企事業單位常常為了謀求經濟效益的最大化,而無法全力開展創新工作,導致創新效率被降低。如果行政部門在進行行政檔案的管理工作的創新時,需要針對檔案管理制度進行修改重制,則代表行政部的工作人員要及時將工作進行調整,以免在新的檔案管理制度推行時出現士氣問題,導致員工在工作中自由散漫。借助現代信息技術對檔案進行管理,必須提高投入力度,加大設備購買量,然而這樣會使企事業單位中的運營壓力加劇,尤其針對國有事業單位和公共行政機構中的資源,必須在投入中進行審批,并隨時做好接受群眾檢驗的準備。由于受限于復雜的審批手續,使得創新工作無法順利開展。此外,企事業單位的領導層在功利主義原則的支配下,過分追求政績,導致在推行管理制度創新時過于盲目,限制了行政檔案管理工作的發展。例如,由于缺少專業科室和專業的監督人員,使得人員在進行檔案管理時經常出現檔案損壞或丟失的狀況,并且即使經過處理,也無法保障紙質檔案的有序擺放,為后續的查閱工作造成了困難。

(二)檔案資料較多,管理任務艱巨

行政檔案管理是一種通過檔案記錄企業或事業單位行政工作中流程和文件的工作,通常種類復雜且時間跨度較大,因此在進行創新管理時,必須首先進行核查。例如,傳統的行政檔案通常通過紙質化的文本進行保存,但是在步入信息化時代以后,就可以直接通過電腦將檔案進行收錄,由于高科技技術為檔案管理帶來了廣闊的存儲空間,在簡化管理程序的基礎上,有效降低了場地和文件維修的費用。然而,由于針對時間跨度較大的行政檔案進行信息化處理時需要耗費較長的時間,導致耗費了大量的人力成本。因此,企事業單位及行政部門經常在面對艱巨繁瑣的工作量時感到無從下手。開展創新管理工作,需要操作員積極探索,避免在面對復雜的工作任務時,因檔案混亂或檔案錄取出錯而限制行政檔案管理工作的有效開展[1]。

二、行政檔案管理的創新思路

(一)完善管理制度,推動創新工作的開展

為保障企事業單位中檔案管理工作的順利開展,必須讓領導干部關注檔案管理工作,進行傳統工作的創新,以完善檔案管理制度,保障后續工作的順利開展,讓檔案管理工作可以發揮應有的作用。可以通過創新進行流程的轉變,讓員工負責新檔案的管理工作,有效避免員工因缺乏足夠的適應能力或者工作任務量較為艱巨而出現嚴重失誤,促進創新管理方法的轉變。在推行新制度時,可以將時間作為工作過渡的節點,讓員工可以在實踐中適應檔案管理,以熟悉新工作,并且避免出現過大的創新管理工作推行風險。然后,在節點的基礎上逐漸推演,以落實傳統檔案。此外,還應積極發揮制度的約束作用,讓員工可以按照制度的要求開展工作,使制度內容落到實處。例如,可以針對員工的檔案錄入及查閱行為進行規范,借助完善的獎懲制度,激發員工工作的積極性,同時,針對員工違背制度的行為實施懲罰,使檔案管理工作發揮實效[2]。

(二)通過培訓活動,提升工作人員素質

為促進工作的良好開展,必須積極提升檔案管理工作的宣傳力度,通過組織員工培訓活動,幫助員工對于前沿的理論知識和工作技能有所體會,可以在現代化技術的支撐下更好開展檔案管理工作。此外,企事業單位必須關注隊伍建設,及時檢查檔案管理工作的開展情況,與實際情況相結合進行管理方式的完善,同時針對檔案管理工作進行嚴格考核,讓檔案管理工作呈規范化和標準化開展。行政檔案的管理與企事業單位的發展息息相關,為此,必須將檔案管理人員的工作態度進行轉變,關注檔案維護及監督工作的開展,勇于指出工作開展中存在的問題,以提升企業的經濟效益。最后,企業要提供給檔案管理人員一定的權利,以免部分領導借助職務之便出現越權管理的現象。

(三)將管理設備進行更新,以支持檔案管理工作

由于檔案比較脆弱,易發生損壞,為此,企事業單位要積極提供物質保障。例如,可以安裝殺毒軟件,建立企業內網,以免行政檔案的信息被泄露。針對需要通過文本的方式進行留底的檔案,必須進行防潮防蟲處理,通過專門的檔案管理室,提升安防管理設備的投入。將硬件設備進行創新是現代檔案管理工作創新的前提,例如,可以通過在電腦上增加儲存空間、提升電腦配置等方式促進檔案錄入及查閱效率的提升,推動檔案管理工作的有序開展[3]。

結束語

行政檔案在事業單位的發展中具有意義,為此,必須提高對于行政檔案管理工作的關注,將行政管理模式進行優化,加強對檔案管理人員專業素質的培養。通過完善的檔案管理機制,促進檔案管理工作作用的發揮,在保證行政管理工作有序進行的同時,促進企業的可持續發展。