淺析新時期行政事業(yè)單位會計檔案管理

文/鄧紅春

行政事業(yè)單位會計檔案作為記錄行政事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務的重要財務核算依據(jù)，在加強財政業(yè)務管理、開展資金績效評估、實施責任審計、提供宏觀決策等方面具有不可替代的作用。當前，《中華人民共和國會計法》《會計基礎工作規(guī)范》，以及財政部、國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)都對會計檔案管理作了明確具體的規(guī)定。但由于客觀條件的變化和主觀因素的影響，各行政事業(yè)單位會計檔案管理還存在諸多問題，一定程度上成為了財務管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了單位及一個地區(qū)財務管理的質量和水平。需要進一步加強和規(guī)范行政事業(yè)單位會計檔案管理，提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案的重要作用。

行政事業(yè)單位會計檔案管理內容

行政事業(yè)單位會計檔案是指行政事業(yè)單位在進行財務會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。主要包括以下四類：一是會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；二是會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；三是財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；四是其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

對會計檔案管理的重要性認識不夠。單位主要負責人及財務負責人重視資金管理和會計核算，對會計檔案的管理（如會計檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱、銷毀和移交等工作）重視不夠，導致存在每年度的會計檔案仍由財務人員自己保管或是保管存在雜亂無章的現(xiàn)象。

會計檔案管理投入不足。一方面，硬件基礎設施投入不足。表現(xiàn)在檔案存放場所過于簡陋，防盜、防潮、防火、防蟲、防光、防溫、防塵等設施不齊全；檔案陳列架、盒等存放設施不符合要求，很多單位缺乏電子檔案和圖片檔案的管理設施。另一方面，軟件方面投入不足。沒有配備專門的會計檔案管理軟件，也沒有制定和嚴格執(zhí)行相應的制度措施。此外，大部分單位沒有配備專職會計檔案保管人員，基本上都由財務部門人員兼任。

會計檔案管理信息化程度低。目前，大部分單位對會計檔案管理信息化應用一直處于初級階段，存在經(jīng)辦業(yè)務用電子化辦公，但檔案的收存沒有同步，還處于檔案管理的初級階段，沒有發(fā)揮出信息技術應有的信息處理作用，致使檔案管理工作效率提升緩慢。

會計檔案長期完好保存存在一定困難。行政事業(yè)單位會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的活動的重要載體，行政事業(yè)單位會計檔案中的記賬憑證、會計賬簿及財務分析報告作為重要檔案需要長期保存。目前，傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位會計檔案記錄方式以紙質方式為主，而這些會計檔案數(shù)據(jù)隨著保存時限的延長，以及單位工作人員調閱、單位和個人查詢很容易造成紙質會計檔案破損等情況的發(fā)生，給需要查詢的人員造成了很大的困擾。同時，也給行政事業(yè)單位的財務管理帶來了很大的風險。

會計檔案應對調閱查詢存在不便。行政事業(yè)單位財務部門既要做好財務核算工作，又要按照歸檔范圍和歸檔要求負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。歷年形成的會計檔案在會計年度終了后，一般單位領導班子都委托財務部門長期保管。如果按照傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位會計檔案管理模式，僅是調閱行政事業(yè)單位會計檔案就會讓單位財務部門管理人員花費大量時間和精力。而且隨著單位各項經(jīng)費的壓縮，大量的紙張消耗也使單位壓力倍增。因此，創(chuàng)新行政事業(yè)單位會計檔案管理是會計檔案管理工作的必然趨勢。

主要原因分析

缺乏會計檔案人員培訓的長效機制。會計檔案的整理歸檔一般都由會計人員完成，會計檔案案卷質量的高低則取決于會計人員對會計檔案規(guī)范化整理和會計檔案管理政策法規(guī)的熟練程度。但是，不少單位基本沒有組織相關人員進行會計檔案管理專業(yè)知識培訓，財政部門和檔案管理機構也很少進行相關業(yè)務指導，絕大多數(shù)的會計檔案歸檔和技術處理主要靠單位老會計人員的言傳身教。由此造成相關會計檔案管理人員和責任對象沒有系統(tǒng)的檔案規(guī)范規(guī)劃化、標準化意識，沒有規(guī)范的檔案管理技術可供借鑒和參考，容易和檔案事業(yè)發(fā)展技術脫節(jié)。目前，會計檔案管理工作開始從傳統(tǒng)的紙質管理模式發(fā)展為電子信息化管理模式。不僅要重視紙質會計檔案的保存，還要學會應用現(xiàn)代化的管理技術對電子檔案進行科學合理分類與整理，選擇適宜的載體，既要做到明確分類、科學保管，又要本著勤儉節(jié)約的觀念，減少管理成本，充分利用現(xiàn)有資源。

單位經(jīng)費預算中會計檔案管理經(jīng)費不足。一方面，會計檔案管理作為單位內部管理的一部分，檔案管理行業(yè)主管部門和財政部門都沒有經(jīng)費投入的明確規(guī)定，其管理人員、管理場所、設施設備等經(jīng)費投入，一般是由單位負責人臨時安排，沒有例行的經(jīng)費預算提供保障。另一方面，很多單位負責人和財會人員對會計檔案管理的重要性、專業(yè)性認識不足，會計檔案管理在時間、空間、設施、環(huán)境等方面沒有得到足夠重視，認為會計檔案只要不丟失就可以了，不愿意持續(xù)投入改造提升。

會計檔案管理監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項會計業(yè)務檢查和審計工作中，基本沒有將會計檔案規(guī)范化管理作為檢查的必備事項。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理融入到財政財務管理工作的全過程，并作為單位財政財務管理的固有環(huán)節(jié)來對待，這就導致存在會計檔案管理可有可無的現(xiàn)象。

提高行政事業(yè)單位會計檔案管理質量的對策

切實加強會計檔案知識培訓，提高會計檔案人員能力水平。對于行政事業(yè)單位負責人而言，尤其要強化會計檔案管理意識，將其列入到重要學習內容中。要形成主要領導親自抓、分管領導具體抓，讓會計檔案工作走上法制化、規(guī)范化、標準化發(fā)展軌道。同時，加強檔案工作人員的培訓與教育，提高他們的操作技能和管理水平，加強后續(xù)教育，提高他們的執(zhí)行力與責任心。此外，應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》相關規(guī)定，結合實際情況，建立健全會計檔案管理制度，明確檔案的保管期限、歸檔范圍、整理方法、歸檔程序、歸檔要求；制定具體的安全保密與保管制度，明確工作人員職責，避免檔案出現(xiàn)丟失、泄密與損壞。落實工作責任制度，讓檔案的收集、保管工作都可以落到實處。

加快推進電子會計檔案管理質量。加大對檔案信息化建設投入，推進會計檔案管理工作的信息化建設進程。行政事業(yè)單位需要根據(jù)具體要求構建符合自身發(fā)展的電子會計檔案備份制度，重點做好電子會計檔案的備份與管理，輸出符合標準的會計憑證、會計報表、會計賬簿，設置完善的經(jīng)辦、審核、審批制度，配備好必備的硬件設施。建立與電子會計檔案相關的檢索系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的完全防護質量，定期開展維護工作，實施內控制度，推廣電子簽名，未經(jīng)授權禁止訪問，制定完善的應急方案。嚴格執(zhí)行會計檔案查閱審批制度，未經(jīng)有權限人員批準，任何人不得查閱會計檔案。同時，嚴格執(zhí)行借閱登記手續(xù)，做到借出、送還、移交各個環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責任明確、內容完整、時間清楚。制定完善的評價系統(tǒng)，針對檔案人員的專業(yè)知識、專業(yè)技能進行考核與評分，對檔案信息化建設的運行質量以及不良建設、資產(chǎn)結構狀況等方面進行考核，有效提升行政事業(yè)單位會計檔案的管理。

加大會計檔案管理的監(jiān)管力度。財政、審計、稅務、檔案等部門在進行各項業(yè)務檢查時，應將會計檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內容，促使單位規(guī)范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發(fā)揮會計檔案的重要作用。單位內部應將會計檔案監(jiān)管作為內部控制的重要內容，融入單位財政財務管理的相關制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。