企業(yè)數(shù)字化檔案管理技術(shù)的有效運(yùn)用探索

郝敏

摘要：檔案作為政府、企業(yè)等單位的重要的信息資源，如果因?yàn)槲磳?duì)其進(jìn)行有序、有效的管理而發(fā)生了丟失或破壞的現(xiàn)象，那么無(wú)論是對(duì)個(gè)人還是部門(mén)來(lái)說(shuō)都是很大的損失。數(shù)字化技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的一種，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化有助于提高其時(shí)效性，有助于將有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理，有助于實(shí)現(xiàn)信息資源的互聯(lián)、共享。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;應(yīng)用探索

在現(xiàn)階段的檔案管理過(guò)程中，主要是通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的實(shí)體文件進(jìn)行分類、整理并且根據(jù)相應(yīng)的要求而提供一些服務(wù)。而且，檔案管理工作本身的工作性質(zhì)主要還是以服務(wù)為主體，所以在整個(gè)檔案管理的過(guò)程中也需要相應(yīng)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行檔案管理工作。但是隨著各種類型檔案的需求的不斷增長(zhǎng)，對(duì)專業(yè)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展的時(shí)代背景下，也需要通過(guò)數(shù)字化手段來(lái)減少專業(yè)管理人員的工作量，進(jìn)而提升整個(gè)檔案管理的效率。

一、檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一） 沒(méi)有意識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性

部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到檔案管理對(duì)于發(fā)展的重要性，缺乏建立數(shù)字化、信息化的檔案管理意識(shí)，檔案管理過(guò)程中還是采取傳統(tǒng)的手工記錄、編碼、整理的方式，更不用說(shuō)先進(jìn)的電子設(shè)備了[3]。由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案檔案管理的忽略，導(dǎo)致一些基層單位的檔案資料并不完整甚至沒(méi)有獨(dú)立的檔案室，一些工作人員身兼多職負(fù)責(zé)檔案管理的工作，從而增加了管理人員的工作難度。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

數(shù)字化檔案管理的建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)人員的參與，由于數(shù)字化檔案管理并不是一個(gè)熱門(mén)專業(yè)，因此很多的企業(yè)和部門(mén)都面臨的一個(gè)共同問(wèn)題就是專業(yè)的檔案管理人才的缺乏，一些單位的管理人員一般是即將退休的工作人員或者是其他部門(mén)的工作人員兼職，其技術(shù)水平有限，并未接受過(guò)專業(yè)機(jī)構(gòu)的訓(xùn)練。部分單位的檔案管理人員即使經(jīng)歷過(guò)簡(jiǎn)單的技術(shù)培訓(xùn)，但也較為淺顯并未涉及到數(shù)字化方面的技術(shù)手段，無(wú)法保證其設(shè)備操作的規(guī)范性，從而制約了數(shù)字化檔案管理的開(kāi)展。

（三）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

現(xiàn)階段，部分企業(yè)的檔案管理部門(mén)中的基礎(chǔ)設(shè)備并不完善，不能滿足實(shí)際的工作需要，還需要借助傳統(tǒng)的方式進(jìn)行工作，導(dǎo)致檔案管理的效率不高。再加上企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的忽視，有些檔案資料隨著時(shí)間的流逝在不斷的搬遷過(guò)程丟失或損壞，特別是年代較為久遠(yuǎn)的文字資料等，由于管理不當(dāng)而出現(xiàn)了字跡模糊的現(xiàn)象，很難作為參考資料使用。

（四）企業(yè)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的投入有待提高

目前，很多的企業(yè)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度不夠高，因此，對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的資金、人員投入較少，相關(guān)設(shè)備的也較為落后，檔案室的建設(shè)有待完善。這些對(duì)于建設(shè)數(shù)字化檔案管理還有一定的差距，主要原因還是基層單位的建設(shè)投入過(guò)少，沒(méi)有真正重視起來(lái)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，導(dǎo)致人力、物力、技術(shù)等方面的投入力度不能滿足實(shí)際需要。

二、檔案管理數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用探索

（一）樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念

企業(yè)中檔案管理的工作人員一定要建立檔案管理數(shù)字化的理念，提高對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重視程度。管理工作人員的高度重視確保了檔案管理的有序開(kāi)展，同時(shí)確保了數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和效率。因此，檔案管理的工作人員必須要建立科學(xué)、合理的管理體系。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增加對(duì)于檔案管理各個(gè)方面的投入，一般情況下檔案管理的年限都較長(zhǎng)，在長(zhǎng)時(shí)間的存放過(guò)程中，檔案的存放環(huán)境很容易發(fā)生變化。比如：一些墻體受潮、蛀蟲(chóng)等現(xiàn)象的發(fā)生都會(huì)影響檔案的存放和保存。只有盡可能地做到分工明確、責(zé)任到位、流程規(guī)范，培養(yǎng)管理人員先進(jìn)的管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理部門(mén)的資金投入，才能確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行[5]。

（二）完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是在完善的基礎(chǔ)設(shè)施上進(jìn)行的，也就是說(shuō)基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理數(shù)字化的前提條件。其中，基礎(chǔ)設(shè)施主要涉及以下幾個(gè)方面：第一，如掃描儀，電腦等硬件設(shè)施，硬件設(shè)施的情況對(duì)數(shù)字化建設(shè)具有直接影響;第二，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，該技術(shù)是一項(xiàng)可以將資料進(jìn)行分類、錄入的系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以有效提升管理工作的質(zhì)量和效率，還能促進(jìn)各個(gè)部門(mén)之間的溝通與交流;第三，良好的檔案管理體系能夠避免信息的泄露，并能夠及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行備份，防止出現(xiàn)檔案丟失或破壞而影響工作進(jìn)展。

（三）健全檔案信息管理體系，提高數(shù)字化的整體水平

檔案管理看起來(lái)是一項(xiàng)比較簡(jiǎn)單的工作，但是在實(shí)際的工作中對(duì)于一些涉密檔案的管理尤為重要。要解決當(dāng)前管理方式效率低下問(wèn)題，可以在當(dāng)前基礎(chǔ)上對(duì)檔案的管理體系進(jìn)行升級(jí)，將一些比較繁瑣不必要步驟去除，除此之外制定新型的管理、分類框架。通過(guò)對(duì)檔案存放的重新布局，來(lái)提升整體檔案管理的運(yùn)行效率。為了進(jìn)一步提升檔案管理工作的數(shù)字化程度，需要制定完善的檔案管理制度。科學(xué)、合理的檔案管理?xiàng)l例能夠幫助管理人員在整理和查閱檔案資料時(shí)更加的便利、高效，同時(shí)，還要嚴(yán)令禁止違反規(guī)定的行為發(fā)生，避免檔案資料的外泄[6]。此外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員，為建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作提供技術(shù)支持，從而建立更加完善、規(guī)范的檔案管理體系，還能節(jié)省檔案儲(chǔ)存的占用空間與經(jīng)濟(jì)成本。

（四）全面提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

數(shù)字化檔案管理對(duì)于專業(yè)知識(shí)和技術(shù)能力的要求較高，該工作的順利開(kāi)展與進(jìn)行離不開(kāi)管理人員豐富的管理知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)的計(jì)算機(jī)能力，知道怎樣將管理知識(shí)與計(jì)算機(jī)技術(shù)充分結(jié)合來(lái)促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)。因此，為了更好的開(kāi)展基層檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)需要重視人才的素質(zhì)培養(yǎng)[7]。第一，基層單位在聘請(qǐng)檔案管理人員時(shí)，需要以工作經(jīng)歷、計(jì)算機(jī)技術(shù)等作為重要的參考依據(jù)，以確保檔案管理隊(duì)伍的數(shù)字化水平。第二，基層單位還要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)和考核，必要時(shí)還可以實(shí)行獎(jiǎng)罰制度。

三、結(jié)束語(yǔ)

科技的不斷進(jìn)步加快了數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是勢(shì)不可擋的。我們應(yīng)該保持一種積極樂(lè)觀的態(tài)度去看待數(shù)字化應(yīng)用給我們的生活和工作帶來(lái)的便利，企業(yè)需要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升檔案管理數(shù)字化意識(shí)，制定規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理制度，不斷完善數(shù)字化檔案管理建設(shè)，確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序開(kāi)展

參考文獻(xiàn)

[1]袁亞妮.積極實(shí)施檔案數(shù)字化促企業(yè)管理升級(jí)[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2020，（23）：41.

[2]李曉莉.探究信息數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].財(cái)訊，2020，（1）：115.

[3]梁英波.數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用[J].百科論壇電子雜志，2020，（7）：469.

[4]陳惠芬.數(shù)字化下的企業(yè)檔案管理策略探究[J].大科技，2020，（8）：5-6.

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