淺談PDCA循環在工程檔案過程管理中的應用

文/中國電力工程顧問集團西北電力設計院有限公司 劉開蒙

一、工程檔案管理研究現狀

工程檔案管理研究在檔案學學科研究領域內較側重于理論與實踐相結合方面，以實踐操作推動管理模式、理論的創新是工程檔案管理研究向前推進的主要特點。如廖玉玲提出了在云計算環境下對于建設工程檔案全過程監管模式的創新研究；渭璟提出了用文檔一體化與檔案前端控制的理念看待工程項目文檔的控制管理工作；宋守軍提出了在工程檔案信息化管理中引入了物聯網的概念，基于此構建工程檔案信息化管理系統的基本框架，以提高管理水平；刁學玲結合青藏鐵路建設工程介紹了該工程強化制度約束、加大規范管理、主動超前介入、共同參與建檔的工程項目檔案管理模式。黃志文以載人航天工程檔案資料數據庫建設為例引入了專題數據庫建設在工程檔案管理中的作用，提供了一種管理創新的新思路。

筆者認為將工程檔案管理視作一個獨立的項目管理過程、運用項目管理學科領域內成熟的模式與方法研究工程檔案是一種新的實踐與研究角度。

二、PDCA循環及其應用范疇

PDCA循環又稱“戴明環”，屬管理學范疇。其包含四個部分及八個具體操作步驟，四個部分即：計劃(Plan)、執行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）。這四個部分在操作層面上是周而往復的，子部分內部又可利用PDCA循環把控，以此整個循環是一個有機邏輯組合體，如圖1。

作為一種起初應用于質量管理領域的管理模式，“戴明環”逐漸被實踐證明是一種可以促進管理活動有效進行的合乎邏輯的工作程序，成為管理學中通用的模型，是全面質量管理所遵循的科學程序。目前，PDCA循環應用到了包括企業各項質量管理、工程項目全過程管理、企業人力資源管理、行政管理等涉及質量與過程管理的領域，應用范圍較廣。

圖1 PDCA循環的基本過程及其邏輯組合模式

三、工程檔案過程管理現狀及問題

工程檔案范疇包含自工程提出開始，立項、審批、工程勘設、生產前期籌備、施工、監理、工程竣工驗收直至后期維護管理等過程中產生的生產活動信息記錄。筆者通過項目實踐調研、參閱文獻等方式總結出目前工程檔案過程管理存在如下問題：

1.對于工程檔案管理缺乏前期規劃及提前布局，導致文件收集階段、檔案整理階段被動。2.“亡羊補牢”問題突出，缺失文件后補導致無法真實還原原始信息。3.缺乏科學性分類及管理思路。4.重實體建設，輕文件管控。5.工程現場對于過程文件的質量把控不足。6.缺乏監督制約機制，工程現場人員歸檔熱情不高。7.缺乏具有檔案專業背景又懂工程管理的復合型人才。8.檔案庫房設施達不到基本要求。

四、PDCA循環在工程檔案管理中的應用模式及現實意義

（一）PDCA循環在工程檔案管理中的應用模式。作為一種質量管理領域的實用性方法，圖2描述了PDCA循環在工程檔案過程管理中的應用模式及關鍵節點。

（二）P(plan)計劃環節：項目檔案管理的頂層設計環節。此環節關鍵在于搭建制度框架，在遵循檔案的“自然形成規律”與“內在有機聯系”的前提下，詳盡制定分類方案。明確應遵循的檔案法規、規章、制度與規范；提前掌握工程子單位、分部分項工程的劃分；參與項目開工技術交底，對工程資料收集的時間、質量、收集范圍與整理要求進行明確規定；提前規劃聲像檔案歸檔工作；配置專職檔案管理人員，明確職責權限；預判項目檔案規模，配備相應檔案庫房與用具等。

圖2 PDCA循環在工程檔案過程管理中的應用模式及關鍵節點

（三）D（do）執行環節：工程檔案管理的核心環節。該階段需厘清項目相關方文件的邏輯關系；文件做到精準、閉環管理，確保文件的真實性、有效性；秉承文件生命周期的“全程管理、前端控制”思想；定期歸檔、開展檔案業務培訓；保證文件的收集、整理與工程建設同步進行；貫徹“雙套制”同步歸檔；搭建滿足需求的檔案管理信息系統，與文件流轉系統搭建統一接口，做到文件實時歸檔。

（四）C（check）檢查環節：工程檔案高質量管理的重要保證。就文件本身來講，保證文件簽章手續的完備、簽字真實有效、文件頁無殘缺、附件齊全完整、編號書寫規范、保證原件留存等；就文件流轉來講，保證文件流程準確、合規，簽批人為文件真實負責人等；從整個檔案管理環節上看，核查全宗組卷邏輯順序是否合理，檔案管理方法是否符合相應法規、規章制度；保證檔案保管環境如溫濕度、現場環境等符合規定；對工程檢驗批、分部分項工程、單位工程檔案進行驗收把關；工程竣工驗收前對項目竣工檔案進行預驗收等。

（五）A（action）行動提升環節：整個循環管理的階段性收口節點。該環節對于前期三個環節所積累下來的成功經驗或者問題缺陷進行總結與整改提升。對于工程竣工檔案預驗收環節所提出問題進行逐項整改，小范圍內運用PDCA循環模式進行改進提升，循序漸進地推動工程檔案過程管理達到更高的水平。

五、PDCA循環在工程檔案管理中運用的意義

（一）為工程檔案管理提供了一個全新的研究視角。PDCA循環從項目管理的角度出發，將工程檔案視作一個獨立的項目運作管理，能夠更加嚴謹地從細節入手去分析這一復雜的管理過程。

（二）在操作層面為工程檔案管理提供了具體的方法。PDCA循環共4個階段，8個步驟，每個步驟都能夠為工程檔案管理提供綱領性的指導方法，能在操作層面保障工程檔案質量。如圖3，PDCA循環是個不斷循環往復的過程，上一級的PDCA循環是下一級循環的根據，下一級的PDCA循環是上一級循環的貫徹落實和具體化，各個循環之間相互協調、相互促進。

圖3 PDCA循環螺旋上升模式

將工程檔案管理置于質量管理這一大視角下，跳出單純的檔案層面，以項目質量管理的重要組成視角去看待工程檔案管理工作，能使各方增強對工程檔案的重視程度。對于我們檔案從業者來講，能夠以新視角研究解決現實問題，可謂是一種方法論的創新。

六、結語

工程檔案管理具有周期長、環節多、任務重的特點。跳出固化思維、契合時代要求、更好地服務生產、做好企業背后的信息智囊是我們一直追求的目標。PDCA循環理念為工程檔案管理提供一種視野層面的拓展和實踐層面的創新。